Articolul de fata aduce in atentie o serie de clarificari si recomandari rezultate in urma prezentarii sustinute de echipa REGES-ONLINE, in colaborare cu reprezentanti ai Inspectiei Muncii. Discutiile au vizat aspecte esentiale pentru angajatori si prestatori de servicii HR, legate de modul de acces in platforma, declararea corecta a informatiilor in registru si noile situatii aparute in practica.
Prestatorul poate cere acces la registrul firmei client daca este imputernicit
Atunci cand cineva isi creeaza un cont individual si acceseaza zona Angajator, are posibilitatea de a face o “cerere de acces” la registrul unei societati, declarand calitatea de “reprezentant legal” sau “imputernicit”.
Daca nu este reprezentant legal verificabil automat la ONRC, trebuie atasate documente care atesta calitatea de reprezentant legal sau de imputernicit.
Daca un prestator are contract de prestari servicii, el poate cere acces la registru declarand ca este imputernicit si atasand documentele justificative.
- Pentru a dovedi calitatea de imputernicit in cazul prestatorilor, documentele atasate trebuie sa ateste clar acest drept. De regula, este necesar un act aditional la contractul de prestari servicii sau o imputernicire notariala care sa precizeze explicit autorizarea pentru accesul si operarea in Reges online, iar aceste documente trebuie semnate electronic pentru conformitate.
Asadar, prestatorii pot solicita acces la registrul clientului declarand calitatea de imputernicit si atasand documente justificative (contract de prestari servicii, act aditional/imputernicire semnata electronic) pentru verificare de catre ITM. Acest proces este diferit de delegarea directa facuta de angajator catre prestator, care vizeaza reprezentantul legal al prestatorului.
Inregistrarea concediilor medicale in Reges Online
Am detaliat pe larg toate aceste aspecte intr-un articol publicat pe blog, pe care va invitam sa il parcurgeti pentru informatii complete si exemple utile. 
Articol integral: Inregistrarea concediilor medicale in REGES Online
Pentru inregistrarea concediilor medicale in REGES Online, principalele informatii de care trebuie sa tineti cont sunt urmatoarele:
-
Aceste concedii se declara ca suspendari ale contractului de munca, folosind temeiul “Legea 53/2003, art. 50 lit. b) – Concediu pentru incapacitate temporara de munca” si trebuie transmise in sistem in termen de 3 zile lucratoare de la data inregistrarii la angajator a certificatului medical.
-
Obligatia de raportare intra in vigoare de la momentul trecerii efective la REGES Online, iar concediile medicale incheiate anterior nu se inregistreaza retroactiv, cu exceptia celor aflate in derulare la data trecerii, caz in care se introduce si data initiala.
-
Nu este necesara o decizie de suspendare separata – certificatul medical reprezinta documentul justificativ. In cazul concediilor prelungite, acestea pot fi raportate ca prelungire sau ca o noua suspendare, cu conditia ca perioadele sa nu se suprapuna.
-
Data de la care incepe termenul de 3 zile de la inregistrarea la angajator, poate fi reglementata intern, prin Regulamentul Intern sau CCM, in functie de momentul considerat oficial ca fiind cel al inregistrarii concediului medical la angajator.
Studiile care se declara si trebuie inregistrate in Reges Online
In urma prezentarii sustinute de echipa REGES Online, unde initial s-a mentionat ca in registru trebuie declarat nivelul de studii necesar ocuparii postului, echipa de suport a venit ulterior cu o clarificare importanta: nivelul de studii care se completeaza in REGES-ONLINE este cel detinut efectiv de angajat, conform documentelor justificative (diploma, certificat etc.), nu nivelul de studii cerut de ocupatia din COR.
Cu alte cuvinte, ceea ce trebuie inregistrat este nivelul real de studii al persoanei angajate, indiferent daca acesta este sau nu in concordanta cu nivelul de pregatire specificat pentru ocupatia respectiva.
Cum procedam cu salariatii care nu au trecuta adresa in cartea de identitate
Noile carti electronice de identitate emise in Romania au introdus modificari semnificative in modul de prezentare a informatiilor. Una dintre cele mai discutate schimbari este lipsa adresei de domiciliu de pe fata documentului. Aceasta schimbare ridica semne de intrebare pentru angajatori, care au obligatia de a detine si actualiza corect datele de identificare ale salariatilor, inclusiv domiciliul acestora.
Adresa de domiciliu este esentiala pentru angajatori din cel putin doua perspective:
1.Securitate si sanatate in munca (SSM):
Cunoasterea traseului parcurs de salariat de la domiciliu la locul de munca este relevanta pentru gestionarea riscurilor legate de deplasare, in special in contextul accidentelor de munca.
2.Comunicarea documentelor oficiale:
In situatiile in care salariatul nu doreste sa primeasca documente la sediul angajatorului, acesta poate fi notificat la domiciliu. Exemple relevante includ convocarile la cercetare disciplinara sau deciziile de suspendare/incetare a contractului individual de munca.
Solutia practicata din prezent: declaratia pe proprie raspundere
In lipsa adresei vizibile pe noul act de identitate, angajatorii pot solicita salariatului o declaratie pe proprie raspundere care sa cuprinda adresa de domiciliu actuala. Aceasta metoda este confirmata ca fiind acceptata si utila pentru completarea corecta a registrului general de evidenta a salariatilor (REGES).
Angajatorii trebuie sa adapteze procedurile interne pentru a putea colecta si evidentia in continuare adresele de domiciliu ale salariatilor care detin carti electronice de identitate. Declaratia pe proprie raspundere reprezinta, in prezent, solutia recomandata si eficienta pentru respectarea obligatiilor legale legate de evidenta personalului.
Delegarea accesului in REGES-ONLINE: Cum pot prestatorii sa distribuie accesul catre propriii angajati?
Un aspect important in organizarea activitatii prestatorilor de servicii HR este posibilitatea de a distribui sarcinile legate de operarea in REGES-ONLINE catre propriii angajati. Sistemul permite acest lucru printr-un mecanism clar de delegare in doua trepte, care asigura atat controlul, cat si trasabilitatea actiunilor efectuate.
1. Delegarea initiala de la client catre prestator:
Procesul incepe prin atribuirea accesului catre firma prestatoare de catre angajatorul client, prin completarea CUI/CIF-ului acesteia in platforma REGES-ONLINE. Dreptul de acces ajunge astfel la reprezentantul legal al prestatorului, care trebuie sa se autentifice cu identitate sa digitala (ROeID) sau semnatura electronica.
2.Delegarea interna, de la prestator catre angajatii proprii:
Ulterior, prestatorul poate redistribui accesul catre anumiti angajati proprii, folosind CNP-ul fiecarui salariat. Este important ca aceste persoane sa aiba contract de munca activ la data inceperii delegarii precum si un cont in Reges Online creat cu ROeID sau semnatura digitala. Reprezentantul legal al prestatorului sau o alta persoana cu drept de delegare gestioneaza distribuirea accesului.
Distribuirea accesului pe clienti diferiti:
Sistemul ofera flexibilitate in alocarea personalului prestatorului catre diferiti clienti. De exemplu, salariatul 1 al prestatorului poate primi acces doar la registrul firmei A, in timp ce salariatul 2 poate primi acces atat la firma B, cat si la firma A, daca acest lucru este necesar.
Fiecare acces se stabileste nominal, pentru fiecare firma in parte, in functie de nevoile de lucru si de structura interna a prestatorului.
Totusi, este important de mentionat ca platforma REGES-ONLINE nu permite, in acest moment, acordarea unui acces diferentiat in interiorul registrului unei firme. Cu alte cuvinte, angajatul delegat al prestatorului care primeste acces la registrul unei firme va avea vizibilitate asupra tuturor salariatilor din acel registru – nu exista posibilitatea de a limita accesul doar la un anumit departament, sediu sau categorie de angajati din cadrul clientului.
Identificare si responsabilitate
Fiecare acces in platforma este nominal si securizat, iar toate actiunile realizate de un angajat delegat sunt inregistrate in istoricul clientului beneficiar. Sistemul afiseaza exact utilizatorul (CNP-ul) care a efectuat modificarile.
Incetarea automata a accesului la finalul CIM-ului
In momentul in care un angajat delegat nu mai are contract de munca activ cu firma prestatoare, accesul sau la toate registrele clientilor este revocat automat.
Accesul in REGES-ONLINE pentru angajatorii cu reprezentanti legali straini
Una dintre situatiile speciale aparute in practica recenta vizeaza angajatorii al caror reprezentant legal este o persoana straina, care nu detine CNP romanesc si nici semnatura digitala calificata emisa in Romania. Intrucat accesul in sistemul REGES-ONLINE este individual si se bazeaza pe identificarea prin CNP, aceasta categorie de angajatori nu poate utiliza metodele uzuale de autentificare.
Solutie: imputernicirea unei alte persoane cu drept de acces
Conform informatiilor oficiale, solutia recunoscuta pentru aceste situatii este desemnarea unui imputernicit – o persoana care detine CNP romanesc si are posibilitatea de a se autentifica in sistem, fie prin ROeID, fie prin semnatura digitala calificata. Aceasta persoana poate fi fie un angajat al firmei, fie un prestator de servicii specializat.
Etapele procesului de acces prin imputernicire:
1. Acordarea imputernicirii: Reprezentantul legal strain acorda o imputernicire scrisa (notariala) unei persoane care are capacitatea tehnica de a accesa platforma – adica detine CNP si mijloace de autentificare digitala.
2. Crearea contului de utilizator: Imputernicitul isi creeaza un cont propriu in REGES-ONLINE si se autentifica individual.
3. Solicitarea accesului la registrul firmei: In contul propriu, imputernicitul initiaza o cerere de acces la registrul angajatorului, selectand optiunea ca actioneaza in calitate de „imputernicit”.
4. Incarcarea documentelor justificative: Cererea trebuie insotita de documente care dovedesc calitatea de imputernicit (imputernicire notariala, act aditional la un contract de prestari servicii etc.). Aceste documente trebuie sa fie semnate electronic, nu doar scanate.
5. Aprobarea manuala de catre ITM: Cererea este analizata de un functionar al ITM-ului judetean corespunzator sediului angajatorului. Aprobarea se face manual, in baza verificarii documentelor transmise, conform cerintelor din Ordinul nr. 1107/2025.
Clarificarile prezentate in acest articol reflecta raspunsurile si recomandarile oficiale oferite in cadrul sesiunii organizate de echipa REGES-ONLINE si Inspectia Muncii, fiind menite sa sprijine angajatorii si prestatorii in aplicarea corecta a noilor proceduri.
Reamintim ca termenul limita pana la care toti angajatorii din Romania trebuie sa finalizeze trecerea la sistemul REGES-ONLINE este 30 septembrie 2025, conform Hotararii Guvernului nr. 295/2025 si Ordinului nr. 1107/2025 privind procedura de acces. Pana la aceasta data, este esential ca fiecare angajator si prestator sa-si organizeze activitatea in conformitate cu cerintele noului sistem digital, pentru a evita blocajele administrative sau imposibilitatea de a respecta obligatiile de raportare legala.