Informatiile prezentate in acest articol se bazeaza pe clarificarile oferite in cadrul intalnirii din 26.05.2025, sustinute de echipa Reges Online impreuna cu reprezentanti ai Inspectiei Muncii. In cadrul acestei prezentari, au fost abordate aspecte esentiale privind inregistrarea concediilor medicale in noul sistem Reges-Online, raspunzandu-se astfel la numeroase nelamuriri semnalate de specialistii HR si angajatori in contextul schimbarilor legislative si de sistem.
Concediile medicale se inregistreaza in noul sistem Reges Online sub forma de suspendari ale contractului individual de munca. Pentru inregistrarea suspendarii aferente concediilor medicale, se utilizeaza temeiul de suspendare: “Legea 53/2003, art. 50 lit. b) - Concediu pentru incapacitate temporara de munca” iar transmiterea in Registru se face in termen de 3 zile lucratoare de la data inregistrarii la angajator a certificatului de concediu medical.
Hotararea de Guvern nr. 295/2025
Articolul 4
(2) Angajatorii prevăzuți la art. 1 completează și transmit în Registru următoarele date, fără a avea caracter limitativ:
p) perioada, cauzele de suspendare și data încetării suspendării contractului individual de muncă;
Articolul 5
(1) Transmiterea în Registru a datelor prevăzute la art. 4 alin. (2) se face după cum urmează:
e) datele prevăzute la art. 4 alin. (2) lit. p) se transmit cel târziu în ziua anterioară datei suspendării/datei încetării suspendării, cu excepția cazurilor de suspendare în baza certificatelor medicale, când transmiterea în Registru se face în termen de 3 zile lucrătoare de la data înregistrării la angajator a certificatului de concediu medical, a absențelor nemotivate, precum și a situațiilor de suspendare în caz de forță majoră, când transmiterea în Registru se face în termen de 3 zile lucrătoare de la data suspendării;
De la ce data este obligatoriu sa inregistram concediile medicale in Reges Online?
Raspunsul oferit in cadrul prezentarii sustinute de echipa Reges Online impreuna cu reprezentanti ai Inspectiei Muncii, ne indica faptul ca obligatia de a inregistra concediile medicale incepe de la data la care angajatorul face trecerea de la vechiul sistem Revisal la noul sistem Reges Online.
Incepand cu data de 30.09.2025 apare obligativitatea angajatorilor de a trece si utiliza exclusiv Reges-Online. Pana la aceasta data, angajatorii ce detin user si parola de la ITM, pot continua sa utilizeze vechiul sistem Revisal.
S-a precizat clar faptul ca nu se aplica retroactiv introducerea concediilor medicale care s-au incheiat inainte de momentul trecerii la noul sistem.
Cu toate acestea, exista o precizare importanta pentru situatiile in care un concediu medical este activ in momentul in care angajatorul face trecerea intre Revisal si Reges Online. In astfel de cazuri, ar trebui introdusa si data initiala a acelui concediu medical, chiar daca aceasta este anterioara datei trecerii la noul sistem, pentru a asigura continuitatea in declararea acestuia. Aceasta introducere a datei initiale se face pentru a asigura o cursivitate a datelor, mai ales in cazul concediilor care se prelungesc.
Din punct de vedere tehnic, introducerea unor informatii cu data anterioara, cum ar fi o suspendare pentru concediu medical care a inceput in urma cu mai multe luni, de exemplu, daca un salariat este, in concediu medical de 6 luni, se poate inregistra aceasta suspendare cu data exacta din certificat.
In astfel de cazuri, REGES Online va afisa atentionari – marcate vizibil, de obicei in portocaliu – pentru a semnala ca raportarea nu respecta termenele legale de transmitere. Totusi, sistemul nu blocheaza inregistrarea; modificarile sunt permise, dar sunt jurnalizate si pot fi verificate ulterior de inspectorii ITM.
Motivul pentru care concediile medicale trebuie raportate este că aceste perioade se scad din vechimea în specialitate, iar extrasele din Reges Online (care atestă vechimea în muncă și specialitate) trebuie să reflecte datele reale.
Cum se stabileste data la care concediul medical este considerat inregistrat de catre angajator?
Data la care concediul medical este considerat inregistrat de angajator, din perspectiva declansarii termenului legal de transmitere in Reges Online, poate fi, intr-o anumita masura, reglementata prin proceduri interne ale angajatorului, inclusiv prin Regulament Intern sau Contract Colectiv de Munca aplicabil.
Data inregistrarii la angajator ca punct de plecare pentru termen
Legea stabileste foarte clar ca termenul de trei zile pentru transmiterea in Reges Online curge de la data inregistrarii acelui concediu medical la angajator.
Reglementarea interna a procesului de inregistrare a concediilor medicale
Exista o practica in care angajatii trimit initial scanari sau poze ale certificatelor medicale (de exemplu, pe email sau WhatsApp), iar originalele sunt aduse ulterior. Aceasta situatie ridica o “problema de organizare interna a angajatorilor”.
Modul in care angajatorul gestioneaza primirea si inregistrarea acestor documente (de exemplu, considera data primirii scanarii sau data primirii originalului ca fiind data “inregistrarii la angajator”) poate fi stabilit prin proceduri proprii, elemente legate de Regulamentul Intern, Contractul Colectiv de Munca aplicabil sau alte proceduri interne. Aceste reglementari interne stabilesc, practic, momentul in care, la nivelul acelei firme, un concediu medical este considerat oficial “inregistrat”.
Limite ale reglementarii interne
- Este important de retinut ca reglementarea interna poate stabili cum se face inregistrarea la nivelul firmei, dar nu poate modifica termenul legal de 3 zile lucratoare care curge dupa ce acea inregistrare interna a avut loc conform procedurilor stabilite.
- De exemplu, daca prin Regulamentul Intern se stabileste ca un concediu medical este considerat inregistrat la data primirii scanarii pe email, termenul de 3 zile lucratoare pentru transmiterea in Reges Online incepe sa curga de la acea data.
Inceputul obligatiei de raportare a concediilor medicale in Reges Online
-
Independent de termenul de 3 zile, obligatia de a inregistra concediile medicale in noul sistem Reges Online incepe de la data la care angajatorul face trecerea de la Revisal la Reges Online.
-
Concediile medicale incheiate inainte de data trecerii nu necesita inregistrare retroactiva, cu exceptia celor active la momentul trecerii, pentru care se introduce si data initiala, chiar daca este anterioara datei trecerii, pentru continuitate.
Prin urmare, desi termenul de 3 zile este strict legal si curge de la data inregistrarii la angajator, Regulamentul Intern sau CCM pot specifica care este momentul considerat “data inregistrarii la angajator” (ex: data primirii fizice a documentului, data primirii concediului medical scanat, data inregistrarii in registrul de corespondenta intern etc.), gestionand astfel aspectul practic al primirii documentelor medicale.
Este necesara emiterea unei decizii de suspendare in cazul suspendarii contractului pentru incapacitate temporara de munca?
Concediile medicale sunt considerate, din punct de vedere procedural, suspendari ale contractului individual de munca si trebuie inregistrate corespunzator in REGES-ONLINE. Sistemul prevede un temei specific pentru astfel de situatii – „incapacitate temporara de munca” – echivalentul legal al concediului medical.
In ceea ce priveste necesitatea emiterii unei decizii de suspendare, informatiile transmise in cadrul prezentarii, indica faptul ca nu este obligatorie o decizie separata a angajatorului. Certificatul medical emis de medic este documentul justificativ principal, in baza caruia se opereaza suspendarea in sistem. Practic, acest certificat are acelasi regim ca orice alt document care contine data inceperii si a incetarii suspendarii.
Astfel, la introducerea in REGES-ONLINE a unei suspendari pentru concediu medical, trebuie completate campuri obligatorii precum:
-
temeiul legal al suspendarii ( “Legea 53/2003, art. 50 lit. b) - Concediu pentru incapacitate temporara de munca”),
-
data de inceput si de sfarsit,
-
numarul certificatului medical si data emiterii acestuia (Alte detalii)
Cum se procedeaza in cazul concediilor medicale care se prelungesc?
Pentru concediile medicale prelungite sau care continua cu un alt certificat, sistemul permite doua variante de raportare:
1. Prelungirea suspendarii existente, daca noul certificat este considerat ”în continuare”;
2. Inchidere si redeschidere, adica revenirea din suspendarea initiala, urmata imediat de inregistrarea unei noi suspendari, pe baza noului certificat (”initial”).
Important: suspendarile nu pot fi suprapuse. Daca exista doua certificate medicale consecutive, angajatorul trebuie sa se asigure ca datele de inceput si sfarsit nu se suprapun in sistem. In caz contrar, sistemul nu va permite validarea inregistrarii.