Prin Ordinul nr. 1107/2025 al Ministerului Muncii, publicat in Monitorul Oficial in data de 09.05.2025, se aproba oficial Procedura de acces la noul sistem național online de evidenta a salariatilor.
Aceasta procedura vine sa reglementeze modalitatea de completare, transmitere si interogare a datelor din registrul digital, marcand tranzitia de la fisierele Revisal la un sistem online, centralizat.
Cand intra in vigoare ordinul si ce se intampla cu vechiul Revisal
Ordinul intra in vigoare la data publicarii in Monitorul Oficial (9 mai 2025), potrivit alin. (1) al articolului 3.
La aceeasi data, conform alin. (2), se abroga Ordinul nr. 1918/2011, care reglementa anterior procedura de transmitere a registrului Revisal. Totusi, nu intregul ordin 1918/2011 este anulat imediat.
Exceptie importanta: punctele 4–20 din anexa la Ordinul 1918/2011 se abroga la 6 luni de la data intrarii in vigoare a Hotararii Guvernului nr. 295/2025 privind Registrul general de evidenta a salariatilor — REGES-ONLINE., pentru a permite o tranzitie graduala catre REGES-ONLINE.
Aceasta perioada de 6 luni este esentiala pentru:
-
angajatorii care inca folosesc fisiere RVS prin Revisal,
-
adaptarea sistemelor informatice existente la noile cerinte,
-
instruirea persoanelor desemnate pentru completarea si transmiterea datelor.
Hotararea de Guvern privind REGES-ONLINE a fost adoptata si publicata in Monitorul Oficial nr. 295 din 31 martie 2025 .
Citeste articolul actualizat cu toate prevederile din forma finala a hotararii:
Hotararea privind REGES-ONLINE a fost adoptata - Ce prevede HG 295/31.03.2025. Procedura tehnica de acces in REGES-ONLINE va fi stabilita prin ordin al Ministerului Muncii
Obligatia de intocmire a Registrului si conditiile pentru unitatile fara personalitate juridica
Obligatia de a intocmi Registrul general de evidenta a salariatilor in platforma REGES-ONLINE revine tuturor angajatorilor, indiferent de forma de organizare – persoane fizice sau juridice de drept privat, institutii publice, dar si entitati speciale precum ambasade, consulate, organizatii internationale sau institute culturale. Conform pct. 1 lit. a–c din anexa la Ordinul nr. 1107/2025, aceasta obligatie se aplica in toate cazurile in care exista raporturi de munca derulate in baza unui contract individual de munca.
De asemenea, unitatile fara personalitate juridica, precum sucursale, agentii sau puncte de lucru, pot infiinta propriul registru REGES-ONLINE doar daca indeplinesc cumulativ doua conditii esentiale, conform pct. 2 din aceeasi anexa:
(1) au primit delegare de competenta din partea sediului principal pentru a incheia, modifica, suspenda sau inceta contracte individuale de munca,
si
(2) au primit delegare de competenta sa completeze si sa transmita datele in Registru.
In lipsa acestor doua conditii, gestiunea contractelor de munca ramane exclusiv in sarcina structurii centrale a angajatorului.
Completarea registrului: cine are acest drept si in ce conditii este permisa externalizarea serviciului
Conform Ordinului nr. 1107/2025, completarea si transmiterea datelor in REGES-ONLINE se face in conditii stricte, doar de catre persoane desemnate in mod oficial de catre angajator. Exista si posibilitatea externalizarii acestui serviciu, insa doar pentru anumite categorii de angajatori.
Cine poate completa datele in Registru:
-
Doar salariatii desemnati prin decizie scrisa de angajator (pct. 5);
-
Acestia trebuie sa respecte Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), fiind responsabili de prelucrarea datelor cu caracter personal;
-
Nu se permite completarea datelor de catre persoane neautorizate sau fara desemnare oficiala.
Cand este permisa externalizarea:
-
Este permisa doar pentru:
-
angajatorii din sectorul privat (punctul 1, lit. a),
-
misiuni diplomatice, ambasade, organizatii internationale ( punctul 1, lit. c);
-
-
NU este permisa pentru:
- institutiile publice (punctul 1 lit. b) – acestea sunt obligate sa gestioneze registrul intern, prin propriii salariati (pct. 6).
Cine poate completa si transmite date in Reges Online in cazul externalizarii:
-
Prestatorii contractati, definiti la art. 2 lit. b) din HG nr. 295/2025;
-
Salariatii proprii ai prestatorului, desemnati prin decizie scrisa (pct. 7 din Ordinul 1107/2025).
Formularea de la punctul 7 din Ordinul 1107/2025 vine cu o precizare esentiala: completarea si transmiterea datelor in Registru poate fi realizata fie direct de catre prestatorul contractat (inclusiv PFA sau firma fara angajati), fie – daca exista salariati – de catre acestia, cu conditia desemnarii prin decizie scrisa. Aceasta formulare permite accesul legal in REGES-ONLINE pentru numerosi specialisti HR independenti, care activeaza legal, dar nu detin personal angajat.
Ordinul 1107/2025
6. Angajatorii prevăzuți la pct. 1 lit. a) și c) pot contracta serviciul de completare și transmitere a datelor în Registru, prin încheierea de contracte de prestări servicii cu prestatori, astfel cum sunt definiți la art. 2 lit. b) din Hotărârea Guvernului nr. 295/2025, cu respectarea obligațiilor legale privind protecția datelor cu caracter personal.7. În situația reglementată la pct. 6, completarea și transmiterea datelor în Registru se realizează de prestatorii contractați sau de către salariații proprii ai acestora, desemnați prin decizie scrisă.
Ce informatii trebuie completate in REGES-ONLINE despre prestator:
Conform pct. 8, angajatorul trebuie sa completeze in platforma, in sectiunea „Delegare”, urmatoarele date:
-
CUI/CIF si denumirea prestatorului;
-
Data incheierii contractului;
-
Data de inceput a serviciilor;
-
Durata contractului;
-
Data incetarii contractului.
Termen limita pentru transmiterea acestor informatii:
Datele de mai sus trebuie completate in registru in maximum 3 zile lucratoare de la semnarea sau incetarea contractului (pct. 9).
Modalitatile de acces in REGES-ONLINE pentru salariati si angajatori
Accesul in platforma REGES-ONLINE este reglementat distinct pentru salariati (sau fostii salariati) si pentru angajatori, fiind necesara o autentificare individuala si securizata.
Accesul salariatilor in Reges Online
Potrivit pct. 14 din anexa la Ordinul nr. 1107/2025, salariatii si fostii salariati isi pot accesa datele din registru prin una dintre urmatoarele trei metode:
a) utilizarea identitatii digitale emise de Autoritatea pentru Digitalizarea Romaniei, prin aplicatia RoeID;
b) utilizarea unui certificat digital calificat, conform Legii nr. 214/2024 privind semnatura electronica si serviciile de incredere asociate;
c) obtinerea unei aprobari de activare a contului de la inspectoratul teritorial de munca, prin prezentare la ghiseu si identificare vizuala pe baza cartii de identitate.
Salariatii care nu sunt familiarizati cu autentificarea digitala pot merge la ITM pentru a-si activa contul, urmand sa isi poata accesa extrasele oricand, ulterior.
Accesul angajatorilor in Reges Online
Pentru angajatori, accesul in REGES-ONLINE se face tot individual, potrivit pct. 15, si poate fi obtinut prin urmatoarele metode:
a) prin identitatea digitala RoeID emisa de Autoritatea pentru Digitalizarea Romaniei;
b) prin certificat digital calificat, conform aceluiasi cadru legal – Legea nr. 214/2024;
c) prin aprobare temporara din partea ITM, valabila maximum 30 de zile, pana la obtinerea uneia dintre metodele de acces de la lit. a) sau b). Aceasta aprobare se acorda doar pe baza identificarii vizuale si verificarii cartii de identitate la ghiseul ITM.
Aceasta a treia optiune, prevazuta la lit. c), reprezinta o noutate importanta, menita sa vina in sprijinul angajatorilor care trebuie sa isi infiinteze registrul REGES-ONLINE, dar care se confrunta cu dificultati in obtinerea identitatii digitale sau cu probleme tehnice in utilizarea certificatului digital calificat pentru logarea in platforma.
Spre exemplu, un antreprenor care si-a infiintat firma recent si nu detine inca semnatura digitala poate obtine rapid acces temporar in REGES-ONLINE, doar cu buletinul, direct de la ghiseul ITM.
Cum se face autorizarea accesului in REGES-ONLINE si ce documente sunt necesare in functie de statutul angajatorului
Pentru ca un angajator sa poata accesa si utiliza aplicatia REGES-ONLINE, este necesara parcurgerea procesului de autorizare a accesului, care se realizeaza diferit in functie de forma juridica si calitatea persoanei care solicita accesul. Aceste proceduri sunt reglementate in detaliu la pct. 16 din anexa la Ordinul nr. 1107/2025 si presupun fie o autorizare automata, fie incarcarea unor documente semnate digital in platforma online.
Autorizarea depinde de statutul juridic al angajatorului si de persoana care solicita accesul. Exista cinci scenarii principale:
a) Autorizare automata pentru reprezentantii legali ai angajatorilor inregistrati la ONRC
Pentru aceasta categorie, sistemul REGES-ONLINE efectueaza automat verificarea calitatii de reprezentant legal prin interogarea bazei de date RECOM (Registrul Comertului). Nu este nevoie de incarcarea niciunui document – autorizarea este acordata imediat daca solicitantul este validat ca reprezentant legal.
b) Autorizare pe baza de documente pentru angajatori neinregistrati la ONRC
Aceasta situatie vizeaza entitatile juridice care nu apar in registrul comertului (de exemplu, fundatii, asociatii, unitati de cult). In acest caz, reprezentantii legali trebuie sa incarce urmatoarele documente, fiecare semnat digital pentru certificarea conformitatii cu originalul:
-
hotararea judecatoreasca de infiintare sau alt act constitutiv,
-
certificatul de inregistrare fiscala,
-
actul care atesta calitatea de reprezentant legal al solicitantului.
c) Autorizarea imputernicitilor desemnati de angajatori cu capital privat
Pentru cazurile in care accesul este solicitat de o persoana imputernicita de reprezentantul legal (ex: consultanti sau prestatori externi), sunt necesare urmatoarele documente, toate semnate digital de imputerniciti pentru certificarea conformitatii cu originalul:
-
certificatul de inregistrare la ONRC sau certificatul de inregistrare fiscala,
-
actul constitutiv sau hotararea judecatoreasca de infiintare,
-
imputernicire notariala pentru solicitant sau, dupa caz, contractul de prestari servicii sau actul aditional din care rezulta obligatia prestatorului (prin reprezentantul sau legal) de a crea contul de acces pentru angajator in platforma.
Prevederea de la pct. 16 lit. c) din anexa la Ordinul nr. 1107/2025 inseamna ca reprezentantul legal al firmei client poate imputernici firma prestatoare de servicii HR sa solicite acces in REGES-ONLINE in numele angajatorului.
d) Autorizarea accesului pentru imputernicitii angajatorilor cu capital de stat
Toate documentele mentionate mai jos trebuie incarcate in platforma REGES-ONLINE si semnate digital de catre solicitant, pentru a certifica conformitatea cu originalul:
-
Actul constitutiv al entitatii publice sau institutiei;
-
Actul care atesta calitatea de reprezentant legal al angajatorului;
-
Certificatul de inregistrare fiscala;
-
Imputernicire, care poate fi:
-
semnata digital de reprezentantul legal, sau
-
imputernicire notariala pentru solicitant
-
e) Autorizarea accesului pentru reprezentanții legali și împuterniciții angajatorilor prevăzuți de Legea-cadru nr. 153/2017 privind salarizarea personalului plătit din fonduri publice
Pentru angajatorii care intra sub incidenta Legii-cadru nr. 153/2017 privind salarizarea personalului platit din fonduri publice, autorizarea accesului in platforma REGES-ONLINE – atat pentru reprezentantii legali, cat si pentru imputerniciti – este conditionata de incarcarea unor documente specifice in portal, conform pct. 16 lit. e) din anexa la Ordinul nr. 1107/2025.
Toate documentele trebuie incarcate cu semnatura digitala calificata, care certifica conformitatea acestora cu originalul.
Documentele necesare pentru autorizare:
-
actul care atesta calitatea de reprezentant legal
-
certificatul de inregistrare fiscala;
-
actul administrativ semnat digital de către reprezentantul legal de desemnare a împuternicitului.
Refuzul autorizarii si obligatia de refacere a cererii
Conform pct. 17, daca nu sunt respectate cerintele de la pct. 16 sau daca se constata erori sau inadverente in documente, ITM poate respinge cererea de acces in maximum 3 zile lucratoare. In acest caz, potrivit pct. 18, angajatorul are obligatia sa formuleze o noua cerere, cu respectarea intocmai a procedurii.
Modul de obtinere a extraselor din Registru de catre salariati
Salariatii si fostii salariati pot obtine extrase cu datele lor din REGES in mai multe moduri:
- Online, prin platforma REGES-ONLINE, in sectiunea „Registrul pentru Salariati”.
- Prin aplicatia mobila „Salariat”, disponibila pe telefon, care permite accesul rapid la datele contractuale.
- La Info Kiosk-urile ITM, fara sa fie nevoie de interactiune cu personalul institutiei.
- De la angajator, daca salariatul nu are cont in REGES-ONLINE sau nu reuseste sa acceseze platforma.
- Direct de la ITM, in cazuri exceptionale in care salariatul nu are deloc acces la internet sau dispozitive digitale.
Scopul acestor optiuni este ca toti salariatii sa aiba acces usor si transparent la informatiile lor, indiferent de nivelul de digitalizare.
Obligatia de inscriere in REGES-ONLINE si completarea datelor lipsa din contractele active
Potrivit pct. 21 din anexa la Ordinul nr. 1107/2025, angajatorii sunt obligati sa solicite accesul in platforma REGES-ONLINE in termen de 6 luni de la data intrarii in vigoare a Hotararii Guvernului nr. 295/2025. Acest termen este esential pentru alinierea la noul sistem digital de raportare a relatiilor de munca.
In acelasi termen de 6 luni (pct. 22), angajatorii trebuie sa completeze si sa transmita in REGES-ONLINE toate informatiile lipsa din contractele individuale de munca active, care nu se regasesc in baza Revisal. Aceste date trebuie raportate pentru a asigura continuitatea si integritatea evidentei contractuale in noul sistem.
REGES-ONLINE devine obligatoriu pentru angajatorii care nu au obtinut user si parola de la ITM pentru vechiul sistem Revisal
Potrivit pct. 23 din anexa la Ordinul nr. 1107/2025, angajatorii care nu au transmis niciodata registrul in Revisal – adica acele entitati care nu au folosit sistemul anterior reglementat de HG nr. 905/2017 – vor utiliza exclusiv REGES-ONLINE pentru toate operatiunile legate de completarea, transmiterea si gestionarea Registrului general de evidenta a salariatilor.
La data intrarii in vigoare a noii proceduri (pct. 25), se sisteaza eliberarea de nume de utilizator si parole pentru transmiterea fisierelor din Revisal, precum si serviciile de recuperare a datelor in vederea reconstruirii bazei Revisal. Astfel, sprijinul tehnic si institutional pentru vechea platforma se incheie oficial.
Desi aceasta prevedere a fost oficializata prin publicarea ordinului in Monitorul Oficial, in practica, multe inspectorate teritoriale de munca au inceput sa aplice aceasta regula inca din momentul lansarii oficiale a platformei REGES-ONLINE si adoptarii HG nr. 295/2025. Mai exact, ITM-urile nu mai elibereaza user si parola pentru transmiterea prin Revisal firmelor nou infiintate, acestea fiind directionate direct catre utilizarea noii platforme online. Astfel, desi formulata ca o reglementare noua, prevederea reflecta deja modul de lucru implementat in teritoriu.
Angajatorii ce detin user si parola de la ITM pot folosi in continuare vechiul sistem Revisal pana la 30.09.2025
Pentru angajatorii care au transmis date prin Revisal anterior intrarii in vigoare a HG nr. 295/2025, pct. 24 le permite continuarea utilizarii fisierelor RVS, fie online, fie la ghiseul ITM. Totusi, acest lucru este permis doar pana la inregistrarea in REGES-ONLINE, si in niciun caz nu poate depasi cele 6 luni prevazute la pct. 21.
Desi Ordinul clarifica multe aspecte administrative si procedurale, nu ofera raspunsuri clare la unele intrebari esentiale pentru angajatori si prestatori, mai ales cele aparute in practica de zi cu zi. De exemplu:
Ce se intampla cu concediile medicale emise in perioada anterioara inrolarii in REGES-ONLINE? Trebuie introduse retroactiv in platforma sau doar incepand cu data inrolarii?
Exista vreo perioada de gratie pentru completarea anumitor tipuri de informatii?
Pana la emiterea unor instructiuni tehnice suplimentare sau clarificari din partea Inspectiei Muncii, recomandarea este ca angajatorii sa pastreze o evidenta clara a tuturor modificarilor contractuale si sa consulte periodic platforma REGES-ONLINE pentru actualizari.