Guvernul Romaniei a adoptat astazi, 31.03.2025, Hotararea privind Registrul general de evidenta a salariatilor in format electronic – REGES-ONLINE. Hotararea 295/2025, stabileste un nou cadru legal pentru gestionarea online a datelor despre contractele individuale de munca. Acesta marcheaza o schimbare majora in procesul de raportare si evidenta a relatiilor de munca, inlocuind vechiul sistem REVISAL.
Ce este diferit fata de prevederile proiectului supus consultarii publice in data de 07.03.2025?
Citeste si articolul despre ce prevedea proiectul de Hotarare de Guvern privind REGES -ONLINE din 07.03.2025 Hotarare de Guvern privind REGES-ONLINE - Concediile medicale vor trebui raportate in 3 zile lucratoare iar angajatorii au 6 luni la dispozitie dupa publicare sa treaca de la Revisal la noul sistem
1. Definitia „prestatorului” a fost extinsa:
Proiectul menționa doar persoane fizice și juridice înregistrate conform OUG 44/2008. În varianta adoptată, au fost adăugați expres:
- experții contabili și contabilii autorizați care activează conform OG 65/1994.
Art. 2, lit. b):
„prestator” — persoana fizica ce desfasoara activitati economice in conditiile Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 44/2008 (…), expertul contabil si contabilul autorizat care isi exercita profesia individual ori prin societate de expertiza contabila/societate de contabilitate in conditiile Ordonantei Guvernului nr. 65/1994 (…), sau persoana juridica ce, in baza unui contract de prestari servicii incheiat cu angajatorul, efectueaza serviciul de completare si transmitere a elementelor privind incheierea, modificarea, suspendarea si incetarea contractului individual de munca.”
Impact: Se recunoaste rolul contabililor in gestionarea datelor REGES.
2 . Prevederi suplimentare pentru personalul din Ministerul Afacerilor Externe
Forma adoptată introduce o excepție: aplicarea prevederilor pentru personalul Ministerul Afacerilor Interne se face în baza unui protocol cu Inspecția Muncii.
Art. 10 (2):
Pentru personalul încadrat în Ministerul Afacerilor Externe cu raport de muncă, prevederile prezentei hotărâri se aplică în condițiile stabilite printr-un protocol de colaborare încheiat între Ministerul Afacerilor Externe și Inspecția Muncii.
Raportarea concediilor medicale in REGES-ONLINE
Una dintre prevederile cele mai criticate de comunitatea HR a fost obligatia de a transmite suspendarile cauzate de certificate medicale in termen de 3 zile lucratoare de la data inregistrarii concediului la angajator. Desi multi profesionisti au semnalat ca acest termen este scurt, mai ales in contextul in care transmiterea poate depinde de mai multe departamente, obligatia a fost pastrata neschimbata.
Atentie: Termenul de 3 zile se aplica si in cazul absentelor nemotivate si al suspendarilor din motive de forta majora.
Aceasta prevedere fiind reglementata in Articolul 5, alineatul (1), litera e) din Hotararea de Guvern 295 privind REGES-ONLINE, publicata in Monitorul Oficial in 31 martie 2025.
Art. 5, alin. (1), lit. e):
„datele prevăzute la art. 4 alin. (2) lit. p) se transmit cel târziu în ziua anterioară datei suspendării/datei încetării suspendării, cu excepția cazurilor de suspendare în baza certificatelor medicale, când transmiterea în Registru se face în termen de 3 zile lucrătoare de la data înregistrării la angajator a certificatului de concediu medical, a absențelor nemotivate, precum și a situațiilor de suspendare în caz de forță majoră, când transmiterea în Registru se face în termen de 3 zile lucrătoare de la data suspendării.”
Hotararea de Guvern nr. 295 din 31 martie 2025, confirma introducerea unor informatii noi care trebuie raportate de angajatori, comparativ cu cerintele din HG nr. 905/2017.
1. Gradul, tipul handicapului si durata certificatului de incadrare pentru persoanele cu dizabilitati
Art. 4, alin. (2), lit. c):
„pentru persoanele cu dizabilitati, gradul, tipul de handicap si durata certificatului de încadrare în grad si tip de handicap”
Aceasta cerinta este o noutate absoluta fata de HG 905/2017 si impune evidentierea situatiei persoanelor cu dizabilitati in registru, inclusiv durata valabilitatii certificatului.
2. Locul de munca – fix sau mobil
Art. 4, alin. (2), lit. h):
„locul de munca, respectiv fix sau mobil”
Aceasta mentiune vizeaza clarificarea tipului de activitate prestata de salariat si are implicatii in interpretarea drepturilor acestuia, inclusiv in ceea ce priveste deconturile sau detasarile.
3. Durata timpului de munca si repartizarea acestuia
Art. 4, alin. (2), lit. i):
„durata timpului de munca si repartizarea acestuia”
Desi durata timpului de munca era deja raportata partial prin REVISAL, noua hotarare impune si repartizarea acestuia, ceea ce inseamna ca angajatorii vor trebui sa specifice daca e vorba de:
-
norma intreaga sau partiala
-
program fractionat, in schimburi/ture, individualizat sau flexibil
Aceasta detaliere suplimentara ajuta la o mai buna evidenta a modului de prestare a muncii si la monitorizarea respectarii legislatiei privind timpul de lucru.
Angajatorii sunt obligati sa completeze datele lipsa din contractele active in REGES-ONLINE
Conform Hotararii de Guvern privind REGES-ONLINE, angajatorii au obligatia de a completa si transmite toate datele contractelor individuale de munca active, in cazul in care aceste informatii nu se regasesc deja in sistemul informatic utilizat anterior (REVISAL).
Aceasta obligatie este prevazuta in mod expres in:
Art. 11, alin. (2):
„În termen de 6 luni de la data intrării în vigoare a prezentei hotărâri, angajatorii au obligația de a completa și de a transmite în Registru toate elementele contractelor individuale de muncă active la data accesării Registrului, care nu se regăsesc în sistemul informatic care face obiectul soluției tehnice pentru transmiterea datelor în registru de către angajatori, prevăzut de art. 10 din Hotărârea Guvernului nr. 905/2017 privind registrul general de evidență a salariaților.”
Ce inseamna asta concret:
-
Angajatorii trebuie sa verifice fiecare contract activ din baza lor de date
-
Daca anumite informatii cerute de REGES-ONLINE nu au fost transmise anterior in REVISAL, acestea trebuie completate si transmise in noul sistem
-
Termenul-limita este de 6 luni de la data publicarii hotararii (adica pana la 30 septembrie 2025)
Nerespectarea acestei obligatii atrage amenzi intre 5.000 si 10.000 lei, conform Art. 11 alin. (4) din aceeasi hotarare.
Dosarul de personal ramane o obligatie esentiala pentru angajator
Prevederile privind obligatia de a intocmi si pastra dosarul personal al salariatului sunt reglementate in Articolul 8 din Hotararea de Guvern privind REGES-ONLINE
Alin. (1):
Angajatorii au obligatia de a intocmi un dosar personal pentru fiecare salariat, sa il pastreze in bune conditii la sediul angajatorului sau la sediul secundar (daca acolo s-a delegat competenta incadrarii personalului) si sa il prezinte inspectorilor de munca la cerere.
Daca partile utilizeaza semnatura electronica avansata sau calificata pentru semnarea actelor de munca, dosarul poate fi pastrat in format electronic, cu respectarea prevederilor legale privind arhivarea electronica.
Dosarul personal trebuie sa contina cel putin urmatoarele documente:
actele necesare angajarii
contractul individual de munca
actele aditionale
documentele privind modificarea, suspendarea sau incetarea CIM
acte de studii/certificate de calificare
alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea datelor completate in REGES
REGES-ONLINE: drepturile salariatului la incetarea contractului si documentele ce trebuie eliberate
La solicitarea scrisa a salariatilor sau a fostilor salariati, angajatorul este obligat sa elibereze, in termen de cel mult 15 zile lucratoare, copii ale documentelor existente in dosarul personal, certificate pentru conformitate cu originalul.
De asemenea, la incetarea activitatii, angajatorul trebuie sa emita o adeverinta care sa ateste activitatea desfasurata, durata, salariul, vechimea in munca si in specialitate, precum si un extras din REGES-ONLINE, semnat in conditiile legii. Aceste obligatii sunt prevazute in Articolul 8, alineatele (4), (5), (6) si (7) din Hotararea de Guvern nr 295/2025 privind REGES-ONLINE
Aceste prevederi asigura dreptul angajatului de a avea acces la informatii relevante despre propriul parcurs profesional si de a obtine documentele necesare pentru dovedirea vechimii, salariului sau altor drepturi, fie pentru uz personal, fie pentru prezentarea in fata altor institutii.
Inregistrarea si migrarea in REGES-ONLINE – termen limita de 6 luni
Potrivit Articolului 11, alineatele (1) si (2) din Hotararea de Guvern 295/2025 privind REGES-ONLINE, toti angajatorii din Romania au doua obligatii majore de indeplinit in termen de 6 luni de la data intrarii in vigoare a hotararii:
-
Inregistrarea in sistemul REGES-ONLINE – fiecare angajator trebuie sa se inscrie in noua platforma digitala gestionata de Inspectia Muncii.
-
Completarea si transmiterea tuturor informatiilor lipsa pentru contractele individuale de munca active – sunt vizate acele elemente contractuale care nu se regasesc deja in aplicatia REVISAL sau in baza de date existenta a Inspectiei Muncii.
Aceste obligatii sunt esentiale pentru migrarea completa si corecta in noul sistem. Conform Art. 11 alin. (3) si (4), nerespectarea acestor termene se sanctioneaza astfel:
-
amenda intre 15.000 si 20.000 lei pentru neindeplinirea obligatiei de inregistrare in REGES-ONLINE
-
amenda intre 5.000 si 10.000 lei pentru necompletarea datelor contractelor active
Procedura tehnica de acces in REGES-ONLINE va fi stabilita prin ordin al Ministerului Muncii
Conform Articolului 12 din Hotararea de Guvern privind REGES-ONLINE, in termen de 30 de zile de la intrarea in vigoare a hotararii, Ministerul Muncii, Familiei, Tineretului si Solidaritatii Sociale are obligatia de a aproba, prin ordin, elementele de functionalitate tehnica a procedurii de acces la platforma REGES-ONLINE.
Ordinul va reglementa in detaliu modul in care angajatorii vor putea completa, transmite si interoga datele in/din Registru si va fi publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I. Acest document este esential pentru implementarea practica a sistemului, intrucat va clarifica cerintele tehnice, pasii de acces, drepturile de utilizator si eventualele interfete de lucru.
HG 905/2017 va fi abrogata: REGES-ONLINE devine singura platforma oficiala pentru evidenta salariatilor
Potrivit Articolului 15 din Hotararea de Guvern privind REGES-ONLINE, incepand cu 6 luni de la data intrarii in vigoare a noii hotarari, va fi abrogata Hotararea Guvernului nr. 905/2017, actul normativ care a reglementat pana acum functionarea sistemului REVISAL.