Odata cu lansarea platformei REGES Online din data de 01.04.2025, sistemul vechi de transmitere a registrului de evidenta a salariatilor – REVISAL impreuna cu transmiterea fisierelor .RVS – va functiona in paralel cu noul sistem pentru o perioada de 6 luni.
In acest interval, angajatorii au posibilitatea de a alege intre a ramane la metoda clasica de operare si transmitere sau de a face tranzitia catre REGES Online, unde operatiunile sunt validate automat, fara a mai fi nevoie de generarea si transmiterea fisierelor RVS. Avand in vedere ca perioada de tranzitie este de 6 luni, angajatorii au posbilitatea sa efectueze in continuare operatiile in vechiul REVISAL si sa transmita operatiile in vechiul REGES HG500.
Ce se intampla daca se acceseaza versiunea noua REGES Online? Mai poate angajatorul reveni la vechea forma de transmitere a datelor?
Daca reprezentantul firmei se autentifica in REGES ONLINE si cere dreptul de acces pentru firma sa, exista posibilitatea ca transmiterile sa nu mai poata fi efectuate in vechiul REVISAL.
Acest aspect nu este clar mentionat in platforma sau in instructiuni. De aceea, este important ca angajatorii sa analizeze bine momentul in care aleg sa faca pasul spre REGES Online, mai ales daca au procese interne care inca depind de Revisal.
Cum se creeaza un cont in REGES-ONLINE?
Pentru a va inregistra in platforma REGES-ONLINE, aveti doua optiuni de validare a identitatii:
1. Prin aplicatia ROeID (recomandat)
- Aplicatie mobila oficiala, emisa de Autoritatea pentru Digitalizarea Romaniei
- Daca nu utilizati deja aplicatia, aceasta poate fi descarcata pe telefon iar crearea identitatii se face prin urmarea a cativa pasi simpli in aplicatie.
- Permite identificarea rapida si la distanta
2. Fara ROeID – alte variante:
-
Cu semnatura digitala calificata, conform Legii nr. 455/2001 – validare directa online
-
La sediul ITM – prin prezentare fizica pentru identificarea dvs.
Important! Indiferent de rolul pe care il aveti – administrator de firma, angajat al unei firme de HR, manager HR intern sau prestator de servicii – este obligatoriu sa va creati un cont in REGES ONLINE. Fara acest cont, nu veti putea accesa Registrul de Evidenta a Salariatilor si nici nu vi se va putea delega acces de catre un alt utilizator. Crearea contului este un pas esential, fie ca veti gestiona registrul in calitate de reprezentant legal, fie ca delegat in platforma.
Nu trebuie sa introduceti manual firma/firmele in REGES
Dupa autentificare, reprezentantul legal al firmei va solicita acces pentru angajatorul pe care il reprezinta, firma fiind deja preinregistrata in sistem pe baza CUI-ului.
Ce inseamna asta practic:
-
Dupa ce firma este inregistrata la ONRC si i se atribuie un CUI/CIF, ea este inclusa automat in baza de date nationala care alimenteaza si platforma REGES-ONLINE.
-
Nu trebuie sa introduceti manual firma in REGES.
-
Reprezentantul legal se poate autentifica (prin ROeID, semnatura digitala etc.) si poate solicita acces pentru acea firma, introducand CUI-ul in platforma.
Este important de retinut ca accesul in REGES-ONLINE se acorda exclusiv de catre reprezentantul legal sau imputernicit al angajatorului prin delegare.
Firmele de HR sau prestatorii de servicii nu pot solicita direct acces in numele clientilor lor. Pentru a putea opera in REGES-ONLINE, acestia trebuie sa primeasca un drept delegat in platforma, oferit de reprezentantul legal/ imputernicit al angajatorului.
Acest pas este esential pentru respectarea fluxului oficial si pentru asigurarea securitatii si trasabilitatii operatiunilor efectuate in registru.
Cine poate completa si transmite date in REGES-ONLINE?
Conform HG nr. 295/2025, angajatorii au la dispozitie doua optiuni reglementate clar pentru completarea si transmiterea registrului salariatilor in REGES-ONLINE:
A. Gestionarea interna a Registrului
- Angajatorul poate desemna, prin decizie scrisa, unul sau mai multi salariati (cu contract individual de munca) pentru gestionarea registrului.
Ce s-a schimbat?
In trecut, se putea desemna orice persoana, fara conditii speciale.
Acum, doar persoanele angajate cu contract de munca pot primi aceste atributii.
Important: Administratorii fara contract de munca (de ex. asociat unic care lucreaza fara a fi angajat) nu mai pot transmite date in REGES, ceea ce afecteaza mai ales firmele mici.
B. Contractarea unui prestator de servicii
Angajatorul poate incheia un contract de prestari servicii cu un furnizor extern care va prelua atributia transmiterii in REGES.
Pot avea calitatea de prestator:
- Persoana fizica autorizata (PFA)
- Expert contabil sau contabil autorizat, individual sau prin firma (cf. OG nr. 65/1994)
- Persoana juridica
Delegarea dreptului de acces la un registru se poate face de catre
-
Reprezentantul legal al angajatorului
sau
imputernicitul acestuia
sau
Angajat propriu cu drept de delegare, care poate delega mai departe:
A. Angajat propriu cu drept de delegare
B. Angajat propriu (operator)
C. Prestator -
Reprezentantul legal al prestatorului
sau
Angajat propriu al prestatorului cu drept de delegare, care poate delega mai departe:
A. Angajat propriu al prestatorului cu drept de delegare
B. Angajat propriu al prestatorului
Exemplu practic:
O societate comerciala doreste sa transmita registrul salariatilor prin REGES-ONLINE.
Varianta 1 – Gestionare interna a registrului
Firma are 3 angajati, dintre care unul este responsabil cu resursele umane.
Conform HG nr. 295/2025, angajatorul emite o decizie scrisa de desemnare prin care ii atribuie acestui salariat (cu contract de munca) responsabilitatea de a completa si transmite registrul in REGES-ONLINE. Din platforma REGES-Online, reprezentantul firmei/imputernicitul deleaga dreptul de acces la registrul firmei prin completarea formularului de Delegare disponibil in meniul Registre → Delegare din platforma.
Administratorul firmei, care nu are contract de munca (este doar asociat unic), nu poate efectua transmiterea in numele angajatorului, chiar daca a facut acest lucru in trecut.
Varianta 2 – Externalizare catre un prestator de servicii
Daca firma nu are personal intern specializat, poate contracta un prestator extern, de exemplu un expert contabil sau o firma de servicii salarizare si resurse umane.
-
Se incheie un contract de prestari servicii cu prestatorul.
-
Angajatorul are obligatia sa introduca in sistem urmatoarele date despre prestator in momentul in care deleaga accesul din meniul Registre → Delegare:
- CUI/CIF
- Reprezentantul legal
- Data incheierii contractului de prestari servicii
- Data inceperii contractului de prestari servicii
- Data sfarsit (daca este cazul) pentru contractul de prestari servicii
-
Prestatorul primeste acces la registrul firmei
-
La randul sau, prestatorul poate gestiona delegarea in cadrul propriei echipe, daca are mai multi angajati implicati
Pe scurt:
Transmiterea in REGES-ONLINE este permisa doar:
-
salariatilor angajatorului (cu decizie scrisa),
-
salariatilor prestatorului de servicii (prin contract si inregistrare in sistem).
Administratorii fara CIM sau colaboratorii externi nu mai pot efectua transmiterea.
Institutiile publice nu pot externaliza completarea si transmiterea datelor in REGES-ONLINE
Conform Hotararii de Guvern nr. 295/2025, institutiile si autoritatile publice nu pot externaliza serviciul de completare si transmitere a datelor in Registrul general de evidenta a salariatilor – REGES-ONLINE, prin contracte de prestari servicii cu persoane juridice de drept privat (ex. SRL-uri).
Aceasta interdictie rezulta din art. 3 alin. (6), care prevede expres ca doar angajatorii prevazuti la art. 1 lit. a) si c) – adica entitatile de drept privat si reprezentantele diplomatice – pot contracta prestatori pentru aceste servicii.
In schimb, institutiile/autoritatile publice, reglementate la art. 1 lit. b), nu sunt incluse in aceasta categorie, iar obligatia de completare si transmitere revine exclusiv angajatorului, prin salariati desemnati (conform art. 3 alin. (4) si (5)).
Ce urmeaza? Clarificarile tehnice privind accesul la REGES Online vor fi stabilite prin ordin al Ministerului Muncii
Desi hotararea privind REGES Online a fost adoptata, exista in continuare aspecte care necesita clarificari suplimentare din partea autoritatilor. Totusi, exista speranta ca aceste neclaritati vor fi lamurite in perioada urmatoare, intrucat, conform hotararii, Ministerul Muncii are obligatia ca, in termen de 30 de zile de la intrarea in vigoare a actului normativ, sa aprobe prin ordin elementele de functionalitate tehnica a procedurii de acces la REGES Online. Ordinul va fi publicat in Monitorul Oficial si ar trebui sa ofere instructiuni privind accesul, completarea, transmiterea si interogarea datelor in/din registru.