Odata cu lansarea REGES-ONLINE, noua platforma pentru gestionarea electronica a registrului general de evidenta a salariatilor, angajatorii si prestatorii de servicii au la dispozitie un sistem digital complet care inlocuieste vechiul flux de lucru cu fisiere .RVS si softul Revisal. Accesul la registru si gestionarea sa necesita insa parcurgerea unor pasi logici si respectarea unor reguli clare impuse prin Ordinul nr. 1107/2025 si HG 295/2025.
Acest articol detaliaza pasii necesari pentru obtinerea accesului la registrul firmei in REGES-ONLINE si explica modul in care poate fi delegat dreptul de operare catre o firma prestatoare de servicii. Totodata, sunt abordate aspecte esentiale pe care angajatorii si specialistii HR trebuie sa le cunoasca pentru a utiliza corect platforma.
Crearea contului in REGES-ONLINE
Primul pas pentru utilizarea platformei REGES-ONLINE este crearea unui cont de acces. Exista doua metode prin care se poate realiza autentificarea:
-
ROeID, sistemul de identificare electronica dezvoltat de Autoritatea pentru Digitalizarea Romaniei;
-
Certificatul digital calificat, emis de un furnizor autorizat.
Contul este nominal si personal, asociat cu CNP-ul utilizatorului care il creeaza.
Consulta si articolul nostru despre: REGES ONLINE: Pasii pentru crearea contului si autentificarea in platforma online
Solicitarea accesului la registrul firmei in Reges Online
Dupa ce contul a fost creat, utilizatorul trebuie sa solicite accesul la registrul firmei. Conform art 16 din Ordinul 1107/2025, cererea poate fi facuta in doua calitati:
-
Reprezentant legal ā persoana mentionata in actele oficiale ale firmei (administrator, director etc.);
-
Imputernicit ā persoana desemnata printr-o imputernicire sau printr-un contract de prestari servicii.
Atentie:
Solicitarea accesului ca imputernicit nu trebuie folosita abuziv. In cazul incetarii colaborarii sau a contractului, angajatorul ramane fara acces la propriul registru si este nevoit sa reia procesul de la zero.
Cu alte cuvinte, daca angajatorul (firma-client) va desemneaza pe dvs., in calitate de reprezentant legal al firmei prestatoare cu care are incheiat un contract de prestari servicii, pentru a solicita accesul la registrul sau, puteti face acest lucru in calitate de imputernicit. Totusi, este recomandat ca dupa obtinerea accesului sa realizati o delegare catre firma prestatoare, astfel incat gestionarea registrului sa se faca in mod corect si transparent, din postura de prestator, nu de imputernicit.
Ce se intampla daca se solicita accesul in REGES-ONLINE la registrul firmei?
Inainte de aprobarea cererii de acces, utilizatorul va primi un mesaj de avertizare din partea sistemului prin care este informat ca:
-
Contul vechi Revisal va fi dezactivat;
-
Transmiterea fisierelor .RVS prin portalul vechi nu mai este posibila;
-
Gestionarea registrului se face exclusiv prin REGES-ONLINE.
Acest mesaj este extrem de important si nu trebuie ignorat. El marcheaza momentul in care firma face trecerea oficiala catre noua platforma digitala REGES-ONLINE.
Incepand din acel moment, nu mai este posibila revenirea la sistemul vechi Revisal, iar toate operatiunile asupra contractelor de munca trebuie realizate exclusiv in noua interfata.
Din acest motiv, este esential ca angajatorii sa analizeze cu atentie momentul in care aleg sa faca acest pas, mai ales daca:
- Au fluxuri interne care inca depind de fisierele .RVS sau de aplicatia desktop Revisal;
- Lucreaza cu terti sau prestatori care nu au inca acces complet in REGES-ONLINE;
- Nu si-au organizat inca echipa si procedurile interne pentru lucrul in noul sistem.
Trecerea trebuie pregatita din timp, astfel incat activitatea de HR sa nu fie blocata sau afectata negativ de schimbarea platformei.
Pasii pentru a solicita accesul la registrul firmei
-
Autentificare in REGES-ONLINE folosind ROeID sau certificatul digital;
-
Accesarea sectiunii āRegistru pentru angajatoriā;
-
Intrarea automata in aplicatia āAngajatorā ā utilizatorul este identificat dupa CNP;
-
Navigarea la meniul āRegistre ā Cerere accesā;
-
Completarea cererii cu urmatoarele informatii:
-
Calitatea: reprezentant legal / imputernicit;
-
Tip identificare: CUI sau CIF;
-
Numar identificare: CUI-ul firmei;
-
Bifarea declaratiei pe proprie raspundere;
-
Apasarea butonului āInainteā pentru trimiterea cererii.
Ce se intampla dupa trimiterea cererii?
Sunt doua situatii posibile:
A. Daca firma este inregistrata la ONRC:
-
Sistemul verifica automat corespondenta dintre CNP si CUI;
-
Daca informatiile coincid, accesul este aprobat instant;
Nu sunt necesare documente suplimentare.
B. Daca firma nu este gasita in baza ONRC:
-
Utilizatorul trebuie sa completeze manual datele firmei (denumire, domeniu de activitate etc.);
-
Se creeaza automat un registru nou;
-
Este posibil ca ITM-ul sa solicite documente justificative sau prezentarea fizica a acestora in functie de mesajul afisat in platforma.
Documente necesare pentru autorizarea accesului la registrul firmei, in functie de rolul solicitantului
Accesul este conditionat de calitatea solicitantului si de statutul juridic al angajatorului. In unele cazuri, sistemul autorizeaza automat accesul, in altele sunt necesare documente justificative. Mai jos regasiti lista documentelor ce trebuie incarcate in platforma pentru obtinerea accesului, asa cum sunt prevazute in Ordinul 1107/2025.
| Tip angajator / solicitant | Documente necesare (incarcate si semnate digital) |
|---|---|
| 1. Reprezentant legal ā firma inregistrata la ONRC | Autorizare automata (verificare RECOM) ā fara documente |
| 2. Reprezentant legal ā firma neinregistrata la ONRC | - Hotarare judecatoreasca de infiintare sau alt act constitutiv - Certificat de inregistrare fiscala - Document care atesta calitatea de reprezentant legal a solicitantului |
| 3. Imputerniciti desemnati de reprezentantii legali ai angajatorilor cu capital privat | - Certificat de inregistrare ONRC sau certificat fiscal - Act constitutiv / hotarare de infiintare - Imputernicire notariala pentru solicitant sau - Contractul de prestari servicii sau - Actul aditional la contract, din care rezulta obligatia prestatorului, prin reprezentantul legal al acestuia, de creare a contului de acces al angajatorului in Registru |
| 4. Imputerniciti desemnati de reprezentantii legali ai angajatorilor cu capital de stat | - Act constitutiv - Act care atesta calitatea de reprezentant legal - Certificat de inregistrare fiscala - Imputernicire semnata digital de catre reprezentantul legal sau imputernicire notariala pentru solicitant |
| 5. Reprezentant legal / imputernicit ā institutie publica (Legea 153/2017) | - Act care atesta calitatea de reprezentant legal - Certificat fiscal - Act administrativ de desemnare a imputernicitului, semnat digital de catre reprezentantul legal |
In toate cazurile in care se solicita incarcarea de documente, semnatura digitala este obligatorie si trebuie aplicata pe fiecare document pentru a certifica autenticitatea si conformitatea cu originalul.
Situatie posibila: registrul este blocat (apare un lacat)
In unele cazuri, desi accesul la registru este aprobat, acesta apare ca fiind blocat (simbolizat printr-un lacat vizibil in partea de sus a ecranului).
Semnificatia lacatului
Modificarile sunt dezactivate.
- Motiv: Denumirea angajatorului este incorecta. * (ex.: adaugarea S.R.L., puncte, abrevieri etc.).
Nu puteti transmite salariati, contracte sau modificari.
Actiuni necesare pentru deblocare
Initiere actualizare
- Treceti cu mouse-ul peste lacat pentru a vedea mesajul de atentionare.
- Apasati pe link-ul oferit de sistem pentru actualizare.
Deschiderea paginii dedicate
- Se deschide pagina Modificare informatie angajator.
- Pe viitor, aceasta pagina poate fi accesata din meniul din stanga.
Actualizarea denumirii
- Apasati butonul albastru Actualizare denumire angajator.
- Sistemul aduce automat denumirea corecta (ex.: adaugarea S.R.L., puncte, abrevieri etc.).
- Optional: actualizati si alte date (ex.: adresa angajatorului).
- Salvati si transmiteti modificarile.
Rezultat final
- Lacatul dispare din partea de sus.
- Registrul trece in mod de editare complet.
- Puteti lucra normal si transmite date pentru angajatorul respectiv.
Conectarea prestatorilor la REGES-ONLINE
Solicitarea accesului la propriul registru
-
Prestatorul trebuie sa se conecteze si sa solicite acces la propriul registru, chiar daca nu are angajati activi.
-
Aceasta conectare asociaza CNP-ul reprezentantului legal cu CUI-ul firmei prestatoare.
-
Fara aceasta inregistrare, clientii nu pot delega drepturi catre prestator.
Primirea dreptului de acces prin delegare de la client
-
Delegarea se face de catre reprezentantul legal sau un angajat cu drept de delegare al clientului.
-
Delegarea este acordata catre CUI-ul firmei prestatoare.
-
Dupa delegare, prestatorul vede clientii in sectiunea āAngajatoriā din contul sau REGES-ONLINE.
Cursul logic de accesare a registrului si delegarea dreptului de operare in REGES-ONLINE catre prestator
Avand in vedere toate informatiile expuse mai sus, va prezentam punctual fluxul cronologic si conditiile ce trebuie indeplinite pentru accesarea firmei in Reges Online si delegarea accesului catre prestatorul de servicii.
1.Crearea contului si solicitarea accesului la registrul propriu de catre firma-client
Reprezentantul legal al firmei client isi creeaza cont in REGES-ONLINE, folosind fie ROeID, fie un certificat digital calificat. Dupa crearea contului, acesta va solicita accesul la registrul propriei firme (sectiunea: Registre ā Cerere acces).
In functie de tipul angajatorului si statutul solicitantului (de exemplu: angajator inregistrat la ONRC, sucursala fara personalitate juridica, angajator neinregistrat la ONRC,etc) platforma poate solicita incarcarea unor documente justificative sau prezentarea fizica la sediul ITM.
2. Crearea contului si solicitarea accesului la registrul propriu de catre firma-prestatoare
Prestatorul de servicii, indiferent de forma juridica a firmei, trebuie sa isi creeze cont in REGES-ONLINE ca orice alt reprezentant legal si sa solicite accesul la registrul firmei proprii.
Este esential ca, pentru a putea primi delegarea din partea clientului, prestatorul trebuie sa fi solicitat anterior accesul la firma proprie. Doar dupa ce acest pas este indeplinit, clientii pot completa delegarea catre firma prestatoare.
3.Delegarea accesului catre prestator
Dupa ce ambii reprezentanti legali (atat cel al firmei client, cat si cel al firmei prestatoare) si-au creat conturile si au solicitat accesul la propriile registre**, firma client poate realiza delegarea dreptului de acces si operare catre firma prestatoare.
Delegarea se face prin completarea datelor firmei prestatoare si a contractului de prestari servicii aferent (sectiunea: Registre ā Delegare).
4.Gestionarea registrului de catre firma prestatoare
Reprezentantul legal al firmei prestatoare, dupa ce primeste delegarea de la firma client, poate la randul sau sa delege dreptul de operare catre salariatii proprii, sau poate gestiona direct registrul, in cazul in care nu are angajati proprii.
Salariatii firmei prestatoare, trebuie si ei sa aiba cont in Reges Online fie prin ROeID, fie prin semnatura digitala calificata pentru ca sa li se poata delega accesul la firmele gestionate de prestator.
Cum se inregistreaza delegarea dreptului de acces in REGES-ONLINE
1.Accesarea platformei
-
Autentifica-te folosind RO-eID sau semnatura digitala calificata.
-
Acceseaza sectiunea āRegistru pentru angajatoriā.
-
Intra in sectiunea āRegistre ā Delegareā
2.Completarea formularului de delegare
- Calitatea subsemnatului
- Tip identificare societate
- Numar identificare societate
- Tip delegat (Prestator, Angajat, Angajat cu drept de delegare)
- Numar identificare delegat (CIF/CNP/NIF)
3.Stabilirea perioadei de delegare
-
Data inceperii ā obligatorie.
-
Data incetarii ā optionala (utila daca este stabilita o perioada limitata sau un contract de prestari servicii).
4.Finalizarea si confirmarea delegarii
-
Bifeaza declaratia pe propria raspundere.
-
Completeaza eventuale mentiuni suplimentare (optional)
-
Verifica datele si apasa āTransmiteā
-
Vei primi mesaj de confirmare privind acordarea dreptului de acces.
Dupa trimiterea formularului, sistemul confirma delegarea si utilizatorul delegat va vedea registrul firmei in sectiunea āAngajatoriā din contul sau.