O intrebare frecvent intalnita in practica este daca se pot crea mai multe conturi de utilizator in REGES-ONLINE pentru aceeasi persoana, in special in situatiile in care aceasta colaboreaza cu mai multi angajatori sau indeplineste roluri diferite (salariat, imputernicit, reprezentant legal).
Principiul de baza
In aplicatia REGES-ONLINE, identificarea utilizatorilor se realizeaza exclusiv pe baza CNP-ului. Din acest motiv, pentru fiecare CNP poate exista un singur cont de utilizator, indiferent de:
-
numarul de angajatori pentru care persoana lucreaza;
-
rolurile exercitate (salariat, reprezentant legal, imputernicit);
-
adresele de e-mail utilizate;
-
metoda de autentificare aleasa (ROeID, semnatura digitala calificata, validare la ghiseu ITM).
Sistemul nu permite si nu recunoaste existenta unor conturi distincte pentru acelasi CNP.
Metodele de autentificare nu creeaza conturi diferite
Un aspect important de subliniat este ca metoda de autentificare nu influenteaza existenta contului. Chiar daca aceeasi persoana:
-
se autentifica uneori cu ROeID;
-
alteori cu semnatura digitala calificata;
-
sau isi valideaza accesul la ghiseu, accesul se face in acelasi cont, deoarece identificarea se realizeaza tot prin CNP.
Metodele de autentificare reprezinta doar modalitati diferite de acces, nu conturi separate.
Ce informatii sunt asociate unui CNP in REGES-ONLINE?
Toate datele legate de un CNP sunt gestionate unitar si includ:
-
datele de identificare ale persoanei;
-
istoricul complet al contractelor individuale de munca, in calitate de salariat;
-
toate registrele de angajator la care persoana are drept de acces, in functie de rolurile atribuite (de exemplu, ca imputernicit sau reprezentant legal);
-
drepturile si permisiunile acordate in cadrul fiecarui registru.
Aceste informatii nu pot fi separate pe conturi diferite, chiar daca utilizatorul ar dori sa isi delimiteze activitatea pe angajatori.
La accesarea REGES-ONLINE se va afisa intotdeauna acelasi continut, respectiv:
-
aceeasi lista de angajatori;
-
acelasi istoric de salariat;
-
aceleasi registre si drepturi de acces.
Prin urmare, nu exista posibilitatea de a separa informatiile in functie de e-mail sau metoda de autentificare.
Utilizarea aplicatiilor terte integrate cu Reges Online (exemplu: qPlus) – delimitarea accesului la nivel de platforma HR
In practica, multi angajatori si specialisti HR utilizeaza aplicatii terte integrate cu REGES-ONLINE, precum qPlus, pentru administrarea activitatilor de resurse umane si pentru transmiterea operatiunilor catre registru prin API.
Este important de inteles ca, desi REGES-ONLINE functioneaza strict pe principiul unui singur cont per CNP, aplicatiile terte pot oferi un nivel suplimentar de control si flexibilitate in gestionarea accesului utilizatorilor.
In cazul qPlus, fiecare utilizator al platformei poate primi permisiuni de acces diferentiate pentru firmele gestionate in cadrul companiei, astfel:
-
accesul se acorda la nivel de firma si tip de operatiune (vizualizare, operare, transmitere);
-
permisiunile sunt stabilite exclusiv in cadrul qPlus, independent de numarul firmelor la care utilizatorul are sau nu acces direct in REGES-ONLINE;
-
utilizatorii pot avea acces in qPlus la anumite firme, indiferent de accesul stabilit in platforma Reges Online;
-
Odata ce firmele sunt sincronizate in spatiul de lucru din qPlus, operarea si transmiterea datelor catre REGES-ONLINE se realizeaza conform drepturilor si permisiunilor configurate in qPlus. Astfel, controlul activitatii zilnice se face la nivelul aplicatiei HR, fara a fi necesara gestionarea accesului prin conturi separate in REGES-ONLINE, lucru care oricum nu este posibil.
Aceasta abordare permite:
-
o delimitare clara a responsabilitatilor intre utilizatori;
-
reducerea riscului de erori generate de operarea in registrul gresit;
-
o administrare mai eficienta a accesului, mai ales in companiile sau grupurile care gestioneaza mai multi angajatori.
Implicatii practice pentru angajatori si specialisti HR care folosesc Reges Online
-
Nu este necesara si nici posibila crearea de conturi distincte pentru aceeasi persoana.
-
Gestionarea accesului se face prin atribuirea sau revocarea rolurilor, nu prin crearea de conturi noi.
-
Este recomandat ca angajatorii sa revizuiasca periodic lista persoanelor cu acces la registru si sa elimine accesul utilizatorilor care nu mai au calitate sau mandat.
-
Utilizatorii care colaboreaza cu mai multi angajatori trebuie sa fie atenti sa opereze in registrul corect, pentru a evita erori de raportare.
Concluzie
REGES-ONLINE functioneaza pe principiul unui singur cont de utilizator raportat la CNP. Toate datele si drepturile sunt centralizate la nivelul acestui identificator unic, iar separarea informatiilor pe conturi diferite nu este posibila. Intelegerea acestui mecanism este esentiala pentru o administrare corecta a registrelor si pentru evitarea confuziilor sau a erorilor operationale.