Platforma Reges Online, implementata de Inspectia Muncii pentru administrarea electronica a Registrului General de Evidenta a Salariatilor (REGES), aduce multiple avantaje de natura operationala pentru angajatorii din Romania. Cu toate acestea, lansarea noului sistem a evidentiat anumite limitari tehnice si practice, mai ales in cazul reprezentantilor legali straini ai companiilor active in Romania, care nu detin un Cod Numeric Personal (CNP) romanesc si, implicit, nu pot folosi metodele standard de autentificare.
De ce apar aceste limitari tehnice pentru reprezentantii straini ai firmelor din Romania?
1.Modalitatile de logare in Reges Online sunt legate de CNP-ul romanesc:
-
Sistemul Reges Online este construit in jurul conceptului de cont personal (pe CNP), nu pe CUI/CIF-ul firmei.
-
ROeID este disponibil doar pentru cetatenii romani care detin un CNP romanesc si carte de identitate romaneasca. Prin urmare, reprezentantii legali straini nu ar putea folosi aceasta metoda de identificare.
-
Semnatura digitala este de asemenea emisa pe CNP-ul unei persoane fizice, chiar daca achizitia ei este suportata de o societate. Aceasta implica faptul ca un reprezentant legal strain, fara un CNP romanesc, nu poate obtine o semnatura digitala romaneasca in formatul acceptat de sistem.
2.Obtinerea accesului la registrul firmei :
Odata ce un cont individual este activat, indiferent de modalitate, utilizatorul trebuie sa solicite acces la registrul angajatorului pentru care lucreaza.
Pentru societatile private de tip SRL inregistrate la ONRC, daca persoana care solicita acces este reprezentantul legal si identitatea sa corespunde datelor din ONRC (inclusiv CNP-ul), accesul se aproba automat. Acest lucru ar fi problematic pentru un reprezentant legal strain, deoarece sistemul nu ar putea verifica automat identitatea lor in baza de date ONRC.
Pentru institutiile publice (scoli, primarii) sau alte entitati care nu sunt inregistrate la ONRC (cabinete medicale, profesii liberale, asociatii de proprietari), aprobarea accesului nu este automata. In aceste cazuri, este necesara incarcarea de documente care atesta calitatea de reprezentant legal sau de imputernicit, iar aceste documente trebuie sa fie semnate digital.
Blocajul tehnic actual si posibile solutii practice
Avand in vedere ca documentele de reprezentare trebuie sa fie semnate digital, iar un reprezentant legal strain fara CNP romanesc nu poate obtine o semnatura digitala romaneasca, se creeaza un blocaj.
Singura solutie in aceasta situatie ar fi ca o alta persoana, care detine un CNP romanesc si o semnatura digitala romaneasca, sa fie desemnata ca imputernicit pentru a solicita accesul la registrul firmei in Reges Online in numele angajatorului.
Rolul si necesitatea persoanei imputernicite:
Un “imputernicit” este o persoana desemnata sa aiba acces si sa opereze in registrul online al unui angajator.
-
Imputernicitul trebuie sa isi creeze un cont personal in Reges Online pe CNP-ul propriu, prin utilizarea serviciului ROeID (disponibil pentru cetatenii romani cu CNP si carte de identitate) fie prin Semnatura digitala care este, de asemenea, emisa pe CNP-ul persoanei fizice.
-
Dupa activarea contului personal, se face o cerere de acces la registrul angajatorului pentru care se doreste operarea prin incarcarea documentelor justificative: imputernicire, contract prestari servicii etc.
-
Imputernicitul poate fi oricine, nu neaparat un salariat al angajatorului pentru care solicita acces; poate fi, de exemplu, un prestator de servicii (o firma de contabilitate).
-
Un imputernicit care a obtinut deja acces la registrul unui angajator poate delega mai departe drepturi altor persoane (de exemplu, catre un angajat propriu al firmei de contabilitate care presteaza servicii).