Odata cu implementarea REGES-ONLINE, sistemul electronic pentru gestionarea Registrului General de Evidenta a Salariatilor, au fost introduse concepte noi si esentiale pentru buna functionare a activitatilor din domeniul resurselor umane. Unul dintre aceste concepte este cel de „angajat cu drept de delegare”.
Ce inseamna „dreptul de delegare”?
In REGES-ONLINE, „dreptul de delegare” se refera la posibilitatea de a transmite mai departe accesul si atributiile legate de gestionarea Registrului General de Evidenta a Salariatilor catre alta persoana, fie ca este vorba despre un angajat al companiei, fie despre un prestator extern de servicii.
Delegarea poate fi realizata foarte simplu prin intermediul unei optiuni dedicate, direct in platforma REGES-ONLINE. Acest lucru permite unei companii sa gestioneze eficient activitatile administrative, impartind responsabilitatile intre mai multe persoane.
Cine este „angajatul cu drept de delegare”?
Un angajat cu drept de delegare este o persoana fizica angajata in companie, careia i se confera in mod explicit autoritatea de a primi si de a transmite drepturi de acces la Registru si altor persoane. In practica, acest rol este similar cu cel al reprezentantului legal sau administratorului societatii, cu exceptia faptului ca angajatul cu drept de delegare nu poate solicita direct accesul initial la registrul unei alte companii, ci primeste automat accesul atunci cand acesta a fost acordat deja societatii.
Astfel, persoana desemnata ca „angajat cu drept de delegare” devine practic un manager intermediar, avand posibilitatea sa gestioneze drepturile de acces ale altor angajati sau chiar ale altor prestatori externi. Intr-o companie mare, aceasta persoana este de obicei seful departamentului de resurse umane sau un angajat responsabil direct cu evidenta si administrarea registrului salariatilor.
Particularitatile angajatului cu drept de delegare
| Caracteristica | Angajat obisnuit | Angajat cu drept de delegare |
|---|---|---|
| Primeste automat acces la registrele clientilor prestatorului | ✗ | ✓ |
| Poate redistribui drepturi catre alti colegi | ✗ | ✓ |
| Poate solicita initial acces asupra unui registru | ✗ | ✗ |
| Accesul inceteaza automat la expirarea contractului | ✓ | ✓ |
Exemple practice ale rolului de „angajat cu drept de delegare”
Pentru a intelege mai bine acest rol, vom lua doua scenarii distincte:
Scenariul 1: Prestator extern de servicii HR
O societate care presteaza servicii de HR semneaza un contract cu un client pentru a administra registrul acestuia. Reprezentantul legal al firmei prestatoare primeste automat dreptul de acces la registrul clientului. Totusi, pentru ca activitatea poate fi complexa si necesita implicarea mai multor persoane, reprezentantul legal poate desemna unul sau mai multi angajati din firma sa drept „angajati cu drept de delegare”.
Acces automat la registrele clientilor:
Daca prestatorul a desemnat un angajat cu drept de delegare pe propriul sau registru (doar o singura data, pe propria societate a prestatorului), atunci acest angajat va primi in mod automat dreptul de a accesa registrele tuturor clientilor care deleaga drepturi catre firma prestatoare. Aceasta inseamna ca nu este nevoie ca angajatul cu drept de delegare sa obtina individual acces pentru fiecare client in parte; odata ce primeste acest drept pe registrul propriului angajator (prestatorul), accesul la registrele clientilor devine automat.
Scenariul 2: Companie mare cu departament HR propriu
In cazul unei companii mari care nu este prestator extern, conceptul de angajat cu drept de delegare devine util in special pentru departamentele mari de resurse umane. Seful acestui departament primeste drepturi de acces si delegare in REGES-ONLINE, ceea ce ii permite sa redistribuie accesul catre angajatii din echipa sa. Astfel, intreaga echipa poate colabora eficient, fiecare avand responsabilitati clare si precise.
Cum se realizeaza concret delegarea in REGES ONLINE?
Delegarea in REGES-ONLINE se realizeaza in cativa pasi simpli:
-
Accesand sectiunea „Delegare” din platforma, utilizatorul selecteaza tipul de delegat (prestator, angajat sau angajat cu drept de delegare).
-
In cazul delegarii catre un prestator, se introduce CUI-ul acestuia si datele contractului de prestari servicii.
-
In cazul delegarii catre un angajat al companiei, se introduce CNP-ul acestuia. Sistemul verifica automat existenta unui contract de munca activ pentru angajatul respectiv.
-
Pentru angajatii cu drept de delegare, dupa introducerea si validarea datelor, acestia primesc imediat accesul complet si pot transmite mai departe acest drept catre alti colegi.
Bine de stiut!
Mai mult, sistemul ofera o functie automata importanta: in momentul incetarii contractului de munca sau al contractului de prestari servicii, accesul persoanei delegate este revocat automat, fara a mai fi necesara interventia manuala a administratorului.
Documentul care sta la baza delegarii in REGES-ONLINE
Pentru ca atribuirea rolului de angajat cu drept de delegare sa fie valida in REGES-ONLINE, aceasta trebuie sa se bazeze pe o decizie interna a angajatorului, redactata in forma scrisa. Documentul trebuie sa mentioneze explicit persoana desemnata, responsabilitatile acesteia in gestionarea registrului electronic si temeiul legal. Aceasta decizie nu se incarca in platforma, dar existenta ei este presupusa si asumata prin declaratia pe propria raspundere bifata in momentul delegarii. Astfel, angajatorul isi pastreaza responsabilitatea legala pentru desemnarea corecta si documentata a persoanelor care au acces la datele din registru.
Unde se verifica persoanele delegate?
In platforma REGES-ONLINE, verificarea persoanelor care au primit drepturi de acces si delegare se poate face rapid din meniul „Delegati”. Aici, administratorii sau persoanele responsabile au o imagine clara asupra tuturor utilizatorilor care pot accesa registrul companiei, indiferent daca sunt reprezentanti legali, angajati delegati sau prestatori externi.
Aceasta functionalitate asigura o transparenta totala asupra drepturilor acordate si permite gestionarea facila a accesului, evitand astfel riscurile asociate cu accesul neautorizat sau necontrolat la datele sensibile ale companiei.
Bune practici
-
Numiti un singur angajat cu drept de delegare – pastrati structura simpla; acelasi principiu „single point of contact” usureaza auditul.
-
Definiti proceduri interne pentru valul de delegari secundare: cine, cand si cum redistribuie drepturile catre alti colegi.
-
Verificati periodic meniul „Delegati” pentru a confirma ca accesul reflecta situatia curenta a echipei si a contractelor.
-
Instruiti persoanele desemnate asupra responsabilitatilor privind protectia datelor – accesul larg implica obligatii sporite de confidentialitate.
Concluzii
Conceptul de „angajat cu drept de delegare” reprezinta o solutie practica si flexibila oferita de REGES-ONLINE, ce simplifica administrarea si distribuirea responsabilitatilor in gestionarea Registrului General de Evidenta a Salariatilor. Prin atribuirea clara a responsabilitatilor si gestionarea centralizata a accesului, companiile beneficiaza de un control sporit si de eficienta maxima in activitatile administrative din zona resurselor umane.
Cu toate acestea, raman si aspecte care necesita o atentie speciala, cum ar fi instruirea corespunzatoare a angajatilor delegati si monitorizarea constanta a accesului la datele sensibile. Astfel, se asigura atat conformitatea legala, cat si protectia datelor personale ale salariatilor companiei.