Trecerea la REGES Online devine obligatorie pentru toti angajatorii din Romania, din mediul public si privat, pana cel tarziu la data de 30 septembrie 2025, conform Ordinului nr. 1107/2025 si Hotararii de Guvern nr. 295/2025. Noul sistem inlocuieste vechiul program Revisal si marcheaza o etapa esentiala in digitalizarea evidentei muncii la nivel national.
Indiferent daca este vorba despre o societate privata sau o institutie publica, procedura de autentificare si solicitare a accesului la registrul firmei este identica, bazata pe autentificare individuala si cerere expresa de acces in sistem.
Singura diferenta notabila este ca angajatorii din sectorul public si unitatile bugetare beneficiaza de functionalitati suplimentare, adaptate legislatiei aplicabile, in special Legea nr. 153/2017 privind salarizarea personalului platit din fonduri publice. Astfel, platforma include campuri speciale pentru completarea datelor contractuale aferente acestui cadru legal – un pas necesar pentru asigurarea trasabilitatii si corectitudinii inregistrarilor.
In cadrul acestui articol, vom prezenta detaliat toate informatiile esentiale pentru institutiile publice, transmise in cadrul intalnirii oficiale sustinute de echipa REGES Online in data de 06.06.2025.
Trecerea de la Revisal la REGES Online
Cea mai importanta diferenta fata de vechiul Revisal este trecerea de la aplicatie desktop la platforma web. Aceasta schimbare marcheaza o noua etapa in digitalizarea relatiilor de munca in Romania:
-
Registrul este online – se acceseaza direct din browser, fara a fi nevoie de instalare.
-
Datele nu se mai trimit la final de zi, ci sunt inregistrate in timp real, contract cu contract.
-
Fișierele RVS dispar – nu se mai genereaza, nu se mai transmit, nu se mai incarca manual.
-
Fiecare actiune este jurnalizata, cu inregistrarea automata a utilizatorului, a operatiunii si a momentului realizarii.
-
Salariatii pot accesa datele proprii – pot solicita extrase oficiale si pot transmite sesizari angajatorului in caz de neconcordante.
Autentificare individuala, nu pe firma
Un alt element cheie este renuntarea la autentificarea colectiva pe firma si trecerea la autentificarea individuala. In REGES Online, fiecare utilizator are contul sau personal, ceea ce aduce mai multa siguranta si trasabilitate.
Metodele de autentificare acceptate:
1. Identitate digitala ROID – recomandata, usor de obtinut online, fara deplasare.
2. Semnatura digitala calificata – necesita incarcarea documentului de confirmare ANAF.
3. Acces provizoriu prin ITM – valabil 30 de zile, doar pentru situatii punctuale.
Acest model de autentificare elimina riscurile asociate partajarii conturilor si asigura inregistrarea corecta a fiecarei operatiuni realizate in sistem.
Cum se obtine accesul la registrul societatii
Pentru a opera efectiv in REGES Online, nu este suficienta autentificarea, ci este necesar si un pas suplimentar: solicitarea accesului la registrul unui angajator. Iata cum se poate obtine acest drept:
Reprezentant legal
- Are acces automat daca este inregistrat la ONRC cu acelasi CNP.
In cazul institutiilor publice (ex. primarii, scoli), care nu figureaza la ONRC, se incarca documente justificative semnate electronic (ex: hotarare de numire, decizie, mandat).
Imputernicit
- Primeste acces in baza unei imputerniciri semnate electronic, in care se atesta calitatea si dreptul de reprezentare.
Delegare
-
Angajatorii pot delega accesul catre:
- Angajati proprii (cu contract de munca activ)
- Prestatori de servicii HR (accesul se acorda CUI-ului prestatorului, iar ulterior este distribuit in cadrul acestuia)
*Desi in cadrul intalnirii REGES Online dedicata institutiilor bugetare din 06.06.2025 nu s-a oferit un raspuns explicit cu privire la posibilitatea delegarii accesului catre o firma prestatoare de servicii, raspunsul oficial este prevazut clar in Hotararea de Guvern nr. 295/2025.
Institutiile publice nu pot externaliza completarea si transmiterea datelor in REGES-ONLINE
Conform Hotararii de Guvern nr. 295/2025, institutiile si autoritatile publice nu pot externaliza serviciul de completare si transmitere a datelor in Registrul general de evidenta a salariatilor – REGES-ONLINE, prin contracte de prestari servicii cu persoane juridice de drept privat (ex. SRL-uri).
Aceasta interdictie rezulta din art. 3 alin. (6), care prevede expres ca doar angajatorii prevazuti la art. 1 lit. a) si c) – adica entitatile de drept privat si reprezentantele diplomatice – pot contracta prestatori pentru aceste servicii.
In schimb, institutiile/autoritatile publice, reglementate la art. 1 lit. b), nu sunt incluse in aceasta categorie, iar obligatia de completare si transmitere revine exclusiv angajatorului, prin salariati desemnati (conform art. 3 alin. (4) si (5)).
Prin urmare, chiar daca din perspectiva tehnica delegarea catre un prestator HR pare posibila, din punct de vedere legal, aceasta practica este interzisa in cazul institutiilor publice. Delegarea poate fi realizata doar catre angajati proprii cu contract activ de munca, sau, provizoriu, prin desemnarea unui imputernicit din cadrul institutiei.
Hotararea de Guvern nr. 295/2025
Articolul 1Prezenta hotărâre stabilește condițiile de întocmire și accesare a Registrului general de evidență a salariaților, denumit în continuare Registru, de completare și transmitere în acesta a elementelor contractului individual de muncă, privind încheierea, modificarea, suspendarea și încetarea acestuia, de către următoarele categorii de angajatori:
a) persoane fizice sau juridice de drept privat;
b) instituții/autorități publice/alte entități juridice care angajează personal în baza unui contract individual de muncă;
c) misiunile diplomatice, oficiile consulare ale altor state în România, respectiv, după caz, reprezentanțele organizațiilor internaționale acreditate în România, institutele culturale și reprezentanțele comerciale și economice ale altor state în România, pentru personalul angajat local care are cetățenia română sau pentru străinul cu drept de muncă în România.”
Articolul 3
(6) Angajatorii prevăzuți la art. 1 lit. a) și c) pot contracta serviciul de completare și transmitere a datelor în Registru, prin încheierea de contracte de prestări servicii cu prestatorii prevăzuți la art. 2 lit. b), cu respectarea obligațiilor legale privind protecția datelor cu caracter personal.
REGES Online si Legea 153/2017: Ce trebuie sa stie angajatorii din sectorul bugetar
Odata cu lansarea platformei REGES Online, care inlocuieste vechiul program Revisal, institutiile publice si angajatorii care aplica Legea 153/2017 privind salarizarea personalului platit din fonduri publice beneficiaza de functionalitati noi, dedicate si obligatorii. Acestea permit o evidenta mai clara si mai completa a raporturilor de munca specifice sectorului bugetar si faciliteaza generarea de extrase conforme cu realitatea juridica si salariala a fiecarui angajat.
Bifa „Sub incidenta Legii 153/2017” – Setare obligatorie pentru angajatorii din sectorul public si unitatile bugetare
In zona de setari a platformei REGES Online, angajatorii au la dispozitie o bifa optionala, prin care declara daca intra sub incidenta Legii 153/2017.
Aceasta bifa trebuie activata de toate institutiile publice si structurile bugetare carora li se aplica aceasta lege. Odata activata, platforma recunoaste automat statutul angajatorului si genereaza pasii suplimentari pentru completarea detaliilor necesare la fiecare contract.
Formularul L153 – Detalii contractuale specifice
Activarea bifei L153 adauga un pas suplimentar in procesul de inregistrare sau modificare a contractelor – Pasul 4: Detalii formular L153. Acesta contine campuri esentiale:
-
Anexa, Capitolul si Litera din Legea 153
-
Functia conform legii
-
Gradul profesional
-
Gradatia
-
Clasificare suplimentara (daca este cazul)
Pentru sectorul sanitar, apar campuri suplimentare, de exemplu:
-
Specialitatea functiei
-
Norma de sanatate
Tipuri de contracte adaptate sistemului public
REGES Online introduce noi tipuri de contracte, conforme Legii 153, precum::
-
Raport de serviciu
-
Raport de serviciu cu statut special
-
Contract de munca pentru garzi
-
Contract de activitate sportiva
-
Act administrativ pentru demnitari
Aceste optiuni permit angajatorilor din sectorul bugetar sa reflecte corect natura juridica a fiecarui raport de munca.
Exceptii: Cand nu se aplica formularul L153
Chiar daca o institutie este in ansamblu sub incidenta Legii 153, anumite contracte individuale pot fi exceptate, cum ar fi:
-
Contracte pe durata determinata in cadrul proiectelor europene
-
Personal finantat temporar din alte surse
-
Alte cazuri particulare
In aceste situatii, bifa L153 se poate debifa, astfel incat formularul specific sa nu se aplice.
Actualizarea datelor L153 pentru salariatii existenti
Institutiile publice trebuie sa completeze campurile L153 si pentru salariatii deja inregistrati in sistem, chiar daca nu au avut modificari recente in contracte. Aceste actualizari trebuie facute prin:
-
Modificare de contract – similar unui act aditional
-
NU prin corectie, pentru ca informatiile sa fie recunoscute ca fiind actuale si active
Actualizarea trebuie finalizata pana la sfarsitul perioadei de tranzitie (30.09.2025). Dupa acest termen, lipsa acestor date poate genera neconformitati.
Termenul ANAF de 30 octombrie pentru transmiterea formularului L153 ramane in vigoare, dar in REGES Online datele se transmit la prima modificare a contractului, fara a depasi finalul perioadei de tranzitie.
Delegarea accesului in REGES Online pentru institutiile publice
Institutiile publice se confrunta in prezent cu o provocare practica: delegarea accesului in sistem catre persoane care nu sunt inregistrate cu contract de munca in registru, in special catre functionarii publici din departamentele de resurse umane.
Problema actuala: imposibilitatea delegarii directe catre un salariat cu contract de munca
REGES Online permite delegarea accesului la registru doar catre persoane care sunt inregistrate cu contract de munca in sistem – fie ca angajati proprii, fie ca angajati ai unui prestator HR. In cazul institutiilor publice, insa, aceasta cerinta ridica o dificultate majora:
-
Functionarii publici din aparatul propriu (ex. din compartimentul de resurse umane) nu apar in REGES Online, deoarece nu exista obligatia legala de a inregistra raporturile de serviciu in registru.
-
Prin urmare, delegarea directa pe baza CNP-ului nu este posibila, ceea ce blocheaza accesul functional al institutiei la propriul registru, in lipsa altor persoane eligibile.
Aceasta problema este frecventa in administratie, in special in primarii, scoli si alte entitati bugetare care nu utilizeaza prestatori externi si unde toate operatiunile sunt realizate intern, de catre functionari publici.
Solutia pe termen scurt: solicitarea accesului la registrul societatii ca imputernicit
In lipsa unei baze legale clare care sa impuna inregistrarea functionarilor publici in registru, sistemul REGES Online permite totusi accesul la registrul societatii prin desemnarea acestora ca imputerniciti.
- In cazul institutiilor publice, acest imputernicit poate fi chiar un functionar public, chiar daca nu apare cu contract de munca in registru, tocmai pentru a nu bloca activitatea.
Astfel, functionarul public imputernicit va avea acces in aplicatie, putand solicita acces la registru in numele angajatorului si efectua operatiunile necesare. Aceasta masura reprezinta o solutie de compromis, functionala, dar care ramane una provizorie, pana la reglementarea explicita a inregistrarii raporturilor de serviciu.
Viitorul apropiat: includerea raporturilor de serviciu in REGES Online
Desi la acest moment nu exista obligativitatea legala de a inregistra raporturile de serviciu in registru, platforma REGES Online este deja pregatita sa integreze acest tip de raporturi.
Astfel:
-
Sistemul include deja tipuri de contracte precum „raport de serviciu” si „raport de serviciu cu statut special”, in conformitate cu Legea 153/2017.
-
In viitorul apropiat, o modificare legislativa este asteptata pentru a impune inregistrarea functionarilor publici in REGES Online.
-
Odata cu introducerea acestora in sistem, se va putea face delegarea directa pe baza CNP, ca in cazul oricarui alt angajat.