Concediu de odihna. Concediu medical. Concediu fara plata.
Desi toate sunt denumite, in mod obisnuit, „concedii”, efectele lor asupra contractului individual de munca sunt diferite. Din acest motiv, si obligatiile angajatorului privind transmiterea in REGES Online sunt diferite:
-
concediul de odihna nu se transmite;
-
concediul medical se transmite in termen de 3 zile lucratoare de la inregistrarea certificatului la angajator, conform art. 5 alin.(1) lit.e) - H.G. 295/2025;
-
concediul fara plata se transmite cel tarziu in ziua anterioara inceperii suspendarii - conform art. 5 alin.(1) lit.e) - H.G. 295/2025.
Pentru a stabili operatia corecta in REGES Online, primul pas este sa verificam daca situatia respectiva suspenda sau nu contractul individual de munca.
Ce suspenda contractul si ce nu?
| Situatie | Suspenda contractul? | Regula in REGES Online |
|---|---|---|
| Concediu de odihna | Nu | Nu se efectueaza nicio operatiune de suspendare. |
| Concediu medical | Da, de drept | Se transmite in termen de 3 zile lucratoare de la data inregistrarii certificatului medical la angajator. |
| Concediu fara plata | Da, prin acordul partilor | Se transmite cel tarziu in ziua anterioara inceperii suspendarii. |
Concediul de odihna nu suspenda contractul
Pe perioada concediului de odihna, contractul individual de munca continua sa se execute. Salariatul beneficiaza de timpul de odihna si de indemnizatia de concediu, fara ca raportul de munca sa fie suspendat.
Prin urmare, concediul de odihna nu se inregistreaza ca suspendare in REGES Online. Angajatorul va pastra evidenta acestuia prin documentele interne, precum programarea concediilor, cererea salariatului, aprobarea concediului si pontajul. Concediul de odihna este reglementat separat de situatiile de suspendare prevazute de Codul muncii.
Concediul medical suspenda contractul de drept
Concediul pentru incapacitate temporara de munca reprezinta un caz de suspendare de drept a contractului individual de munca, potrivit art. 50 lit. b) din Codul muncii.
In REGES Online se completeaza perioada efectiva a concediului medical si temeiul legal corespunzator. Pentru concediul medical obisnuit se selecteaza, de regula, art. 50 lit. b), dar temeiul trebuie verificat in functie de tipul concret al concediului medical. Intr-o analiza anterioara am detaliat acest subiect: 
Cum raportam concediile medicale si ce temei legal selectam pentru suspendarea contractului in functie de codul de indemnizatie
Suspendarea se transmite in termen de 3 zile lucratoare de la data la care certificatul de concediu medical a fost inregistrat la angajator. Termenul nu incepe de la data emiterii certificatului si nici de la prima zi inscrisa pe acesta, ci de la data inregistrarii documentului la angajator.
Pentru a putea dovedi momentul de la care curge termenul, este recomandata stabilirea unei proceduri interne clare pentru primirea, inregistrarea si transmiterea certificatelor medicale catre persoana responsabila de REGES Online.
Concediul fara plata suspenda contractul prin acordul partilor
Concediul fara plata pentru studii sau pentru interese personale poate determina suspendarea contractului individual de munca prin acordul partilor, conform art. 54 din Codul muncii.
Cererea salariatului nu produce singura suspendarea. Este necesar ca angajatorul sa fie de acord cu perioada solicitata, cu respectarea regulilor aplicabile in cadrul unitatii.
Pentru ca perioada concediului fara plata este cunoscuta inainte de inceperea acestuia, suspendarea se transmite in REGES Online cel tarziu in ziua anterioara datei de la care contractul se suspenda. Data incetarii suspendarii se transmite, ca regula generala, cel tarziu in ziua anterioara revenirii salariatului la activitate.
Regula generala: transmiterea cel tarziu in ziua anterioara
Potrivit HG nr. 295/2025, perioada, cauza suspendarii si data incetarii suspendarii contractului individual de munca se transmit, ca regula generala, cel tarziu in ziua anterioara datei suspendarii, respectiv datei incetarii suspendarii.
Aceasta regula se aplica, de exemplu, concediului fara plata, concediului pentru cresterea copilului sau altor suspendari a caror perioada este cunoscuta inainte de momentul suspendarii.
Exceptiile cu termen de 3 zile lucratoare
HG nr. 295/2025 stabileste trei situatii in care suspendarea poate fi transmisa in termen de 3 zile lucratoare:
-
Suspendarea in baza certificatului medical – termenul curge de la data inregistrarii certificatului la angajator.
-
Suspendarea pentru absente nemotivate – termenul curge de la data suspendarii contractului.
-
Suspendarea in caz de forta majora – termenul curge tot de la data suspendarii contractului.
Asadar, termenul este acelasi, dar momentul de la care incepe calcularea celor 3 zile lucratoare este diferit. Pentru concediul medical conteaza data inregistrarii documentului, iar pentru absentele nemotivate si forta majora conteaza data suspendarii.
Ce s-a schimbat fata de Revisal?
Una dintre cele mai importante modificari aduse de REGES Online priveste concediile medicale.
Potrivit vechii HG nr. 905/2017, suspendarile contractului individual de munca in baza certificatelor medicale erau exceptate de la transmiterea in Revisal. Vechea reglementare prevedea termenul de 3 zile lucratoare numai pentru absentele nemotivate.
In REGES Online, suspendarile in baza certificatelor medicale trebuie transmise, iar situatiile de forta majora au fost incluse, de asemenea, printre exceptiile pentru care exista termenul de 3 zile lucratoare. Aceasta reprezinta o schimbare importanta pentru angajatori si pentru persoanele care gestioneaza evidenta salariatilor.
Operatia din REGES nu tine locul documentului justificativ
Inregistrarea suspendarii in REGES Online reprezinta indeplinirea unei obligatii de evidenta. Aceasta nu inlocuieste actul juridic sau documentul care justifica suspendarea.
Chiar ghidul oficial REGES Online precizeaza ca perioada inregistrata in Registru nu trebuie confundata cu actele juridice si documentele justificative care stau la baza suspendarii.
La dosarul personal al salariatului trebuie pastrate, in functie de situatia concreta:
-
cererea salariatului, aprobata;
-
decizia sau actul prin care se dispune ori se constata suspendarea;
-
documentul privind incetarea suspendarii si reluarea activitatii;
-
certificatele medicale;
-
orice alte documente care dovedesc legalitatea si corectitudinea operatiei transmise in REGES Online.
HG nr. 295/2025 prevede ca dosarul personal trebuie sa cuprinda actele referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractului, precum si documentele care certifica legalitatea si corectitudinea datelor completate in Registru.
Exceptia concediului medical
In cazul concediului medical, suspendarea contractului opereaza de drept, in baza certificatului eliberat potrivit legii.
Certificatul de concediu medical reprezinta documentul justificativ al suspendarii, astfel ca nu este necesara emiterea unor decizii distincte de suspendare si de incetare a suspendarii. Angajatorul trebuie, insa, sa inregistreze certificatul si sa il pastreze la dosar, astfel incat sa poata dovedi atat perioada concediului, cat si respectarea termenului de transmitere in REGES Online.
Ce risca angajatorul daca nu transmite suspendarea la timp?
Netransmiterea in termen a datelor privind suspendarea contractului individual de munca poate fi sanctionata cu amenda de la 3.000 la 5.000 de lei pentru fiecare situatie de suspendare neinregistrata in REGES Online.
De aceea, nu este suficient sa fie cunoscut temeiul suspendarii. Trebuie verificat, pentru fiecare situatie, si termenul de transmitere, documentul justificativ si momentul exact de la care incepe calcularea termenului.
Concluzie
Cele trei tipuri de concediu nu trebuie tratate identic:
Concediul de odihna nu suspenda contractul si nu se transmite in REGES Online.
Concediul medical suspenda contractul de drept si se transmite in termen de 3 zile lucratoare de la inregistrarea certificatului la angajator.
Concediul fara plata suspenda contractul prin acordul partilor si trebuie transmis, ca regula generala, cel tarziu in ziua anterioara inceperii suspendarii.
In toate cazurile, angajatorul trebuie sa pastreze documentele care dovedesc situatia reala a salariatului. Operatia din REGES Online reflecta suspendarea, dar nu inlocuieste documentele din dosarul de personal.