Invata sa folosesti corect functiile din istoricul contractelor in REGES-ONLINE – de la adaugarea contractului initial si corectii, pana la suspendari si radieri in istoric.
Incepand cu 01 octombrie 2025, platforma REGES-ONLINE devine obligatorie pentru toti angajatorii din Romania. Aceasta schimbare marcheaza trecerea de la vechiul sistem Revisal la o aplicatie accesibila online, insa procesul de migrare nu a fost lipsit de provocari.
Odata cu trecerea in online, multi angajatori au descoperit o serie de neconcordante in istoricul contractelor de munca – fie generate de erori de sistem in timpul transferului datelor, fie cauzate de greseli umane in introducerea informatiilor. Pentru a permite remedierea acestor situatii si pentru a asigura corectitudinea registrului, REGES-ONLINE pune la dispozitie o serie de functii speciale dedicate istoricului contractelor.
Aceste operatii pot fi folosite atunci cand contractele nu reflecta realitatea juridica sau administrativa, dar este necesara o interventie asupra datelor deja existente in sistem.
Mai jos gasiti prezentate, fiecare dintre aceste functii, cu situatiile concrete in care se aplica si limitarile de care trebuie sa tineti cont.
1. Adaugare contract initial
Aceasta functie a fost introdusa pentru situatiile in care, in urma migrarii datelor in REGES-ONLINE sau chiar anterior in Revisal, un contract apare in registru fara operatia de inregistrare contract. Practic, istoricul incepe direct cu o alta operatie (de tip suspendare, modificare, detasare), dar lipseste pasul obligatoriu de „Adaugare contract”.
Cum se utilizeaza concret:
- se acceseaza Contracte → Cautare,
- se selecteaza contractul respectiv din lista,
- se face click pe butonul sub forma de 3 puncte (…) de pe prima operatie a contractului (cea mai veche),
- si se selecteaza optiunea Adaugare contract initial.
Cand se foloseste:
-
cand prima inregistrare din istoric este o suspendare, modificare sau detasare, dar lipseste inregistrarea initiala a contractului;
-
pentru contractele migrate in REGES-ONLINE care au pierdut operatia de „Adaugare contract”;
-
pentru contractele in care, din diverse motive, nici in Revisal nu exista inregistrarea initiala, ci doar operatii ulterioare.
Exemplu practic:
Un contract inceput in 2019 apare in sistem doar cu o suspendare din 2020 si o modificare din 2021, fara sa existe inregistrarea initiala de angajare. In aceasta situatie, se poate adauga manual operatia de „Adaugare contract initial” pentru a corecta istoricul
Limitari:
-
operatia se poate adauga doar pe ultima operatie din partea de jos a istoricului;
-
functia a fost creata pentru situatii rare, tocmai pentru a corecta contractele fara inregistrarea initiala;
-
nu trebuie confundata cu inregistrarea unui contract nou, activ, care nu exista deloc in sistem.
2. Corectie inregistrare din istoric
Functia „Corectie inregistrare in istoric” permite remedierea erorilor de completare aparute intr-o operatie deja existenta in istoricul contractului. Se utilizeaza atunci cand informatiile introduse initial sunt gresite (din cauza unei tastari eronate sau a selectarii incorecte a unor date).
Cum se utilizeaza concret:
- se acceseaza Contracte → Cautare,
- se selecteaza contractul respectiv din lista,
- se face click pe butonul sub forma de 3 puncte (…) din dreptul operatiei ce trebuie corectata
- si se selecteaza optiunea Corectie inregistrare din istoric
Cand trebuie utilizata:
-
pentru corectarea numelui angajatului introdus gresit;
-
pentru schimbarea functiei in cazul in care a fost selectata incorect din COR;
-
pentru corectarea unei date introduse gresit (ex.: data inceperii activitatii, data producerii unei modificari).
Important:
-
la efectuarea unei operatii de corectie, trebuie pastrata logica cronologica a contractului.
-
data la care produce efecte corectia va fi identica cu data la care produce efecte operatia corectata.
Exemple specifice:
-
la introducerea contractului, s-a trecut data inceperii 05.03.2023 in loc de 03.05.2023;
-
numele salariatului a fost scris gresit (“Ionescu” in loc de “Ionascu”);
-
s-a selectat o functie incorecta din COR.
3. Adaugare modificare in istoric
Aceasta functie este utila pentru situatiile in care o modificare reala a avut loc in trecut, dar nu a fost inregistrata la momentul respectiv.
Cum se utilizeaza concret:
- se acceseaza Contracte → Cautare,
- se selecteaza contractul respectiv din lista,
- se face click pe butonul sub forma de 3 puncte (…) din dreptul operatiei in fata careia trebuie adaugata operatia de modificare
- si se selecteaza optiunea Adaugare modificare in istoric
Cand se foloseste:
-
pentru completarea istoricului cu modificari omise;
-
pentru reconstructia istoricului in urma unor erori de migrare sau a lipsei de raportare.
Exemple specifice:
-
un salariat a primit o majorare salariala la 01.09.2021, dar aceasta nu a fost raportata niciodata in Revisal; acum, modificarea poate fi introdusa retroactiv;
-
un angajat si-a schimbat functia in 2020, dar modificarea lipseste din registru; prin aceasta functie, schimbarea se poate adauga in istoric.
Aplicabilitate: Un salariat a beneficiat de o majorare salariala la data de 01.01.2025, insa aceasta modificare nu apare in istoricul contractului. In acest istoric exista deja operatii atat anterioare, cat si ulterioare acestei date. Pentru a adauga corect modificarea, se identifica operatia anterioara operatiei care lipseste (pe care trebuie sa o adugati). Din dreptul acesteia se acceseaza butonul cu cele trei puncte si se selecteaza optiunea ‘Adaugare modificare in istoric’. In acest mod, modificarea salariului va fi inserata in istoric imediat deasupra operatiei selectate, mentinand astfel ordinea cronologica corecta a inregistrarilor.
Limitari:
-
modificarile trebuie introduse in ordine cronologica;
-
nu este permis ca o modificare sa suprapuna sau sa „stearga” o alta inregistrare deja raportata pentru aceeasi perioada.
4. Adaugare suspendare in istoric
Functia „Adaugare suspendare in istoric” permite introducerea retroactiva a unei perioade de suspendare a contractului de munca care, din diverse motive, nu a fost raportata la momentul producerii.
Cum se utilizeaza concret:
- se acceseaza Contracte → Cautare,
- se selecteaza contractul respectiv din lista,
- se face click pe butonul sub forma de 3 puncte (…) din dreptul operatiei in fata careia trebuie adaugata operatia de suspendare
- si se selecteaza optiunea Adaugare suspendare in istoric
Cand trebuie utilizata:
-
pentru suspendari care lipsesc din istoricul contractului in urma migrarii din Revisal in REGES-ONLINE;
-
pentru suspendari comunicate cu intarziere angajatorului (ex.: concedii medicale primite dupa perioada de valabilitate);
Reguli importante:
-
perioada de suspendare trebuie sa se incadreze in perioada activa a contractului;
-
suspendarea nu poate fi suprapusa cu o alta suspendare sau cu o alta operatie de pe contract
-
nu pot exista modificari de contract in interiorul unei perioade de suspendare.
Exemplu practic:
Un contract este suspendat intre 01.09.2025 – 20.09.2025, dar aceasta suspendare nu a fost raportata la timp (cerificatul medical a fost primit mult mai tarziu). In istoricul contractului apare deja o modificare de contract inregistrata pe 15.09.2025.
In aceasta situatie, sistemul nu permite introducerea suspendarii in istoric, pentru ca pe durata suspendarii nu pot exista modificari.
Cum se procedeaza corect:
-
Se radiaza operatia de modificare efectuata pe 15.09.2025.
-
Se adauga suspendarea in istoric (01.09.2025 – 20.09.2025).
-
Se reinregistreaza modificarea de contract, dar cu data producerii efectelor dupa incetarea suspendarii, adica dupa 20.09.2025.
Limitari:
-
functia este dedicata exclusiv corectarii istoricului, nu pentru suspendarile curente sau viitoare;
-
orice incercare de suprapunere cu alte operatii (modificari, suspendari, incetari) va fi respinsa de sistem.
5. Radiere inregistrare din istoric
Aceasta functie permite stergerea unei inregistrari eronate.
Cum se utilizeaza concret:
- se acceseaza Contracte → Cautare,
- se selecteaza contractul respectiv din lista,
- se face click pe butonul sub forma de 3 puncte (…) din dreptul operatiei ce trebuie radiata
- si se selecteaza optiunea Radiere inregistrare din istoric
Cand se foloseste:
-
daca o modificare a fost introdusa din greseala (ex.: s-a raportat o marire salariala care nu a existat);
-
in situatii in care eroarea nu se poate corecta prin celelalte functii disponibile.
Exemple specifice:
-
un operator a inregistrat din greseala doua modificari salariale la aceeasi data; una dintre ele trebuie radiata;
-
a fost introdusa o suspendare pentru concediu fara plata, dar in realitate angajatul nu a solicitat niciodata acest concediu.
Limitari:
Inregistrarea radiata dispare din istoricul oficial, insa actiunea de radiere ramane vizibila in jurnalul angajatorului, pentru transparenta.
Concluzie
Obligativitatea folosirii REGES-ONLINE de la 1 octombrie 2025 a scos la iveala multe situatii in care istoricul contractelor nu este complet sau contine erori. Pentru aceste cazuri, platforma ofera instrumente specifice– de la adaugarea operatiilor omise pana la corectarea sau radierea unor inregistrari gresite.
Pentru specialistii HR si angajatori, este esential sa inteleaga cand si cum trebuie folosite aceste functii, pentru ca registrul sa reflecte fidel realitatea contractuala si sa fie respectate cerintele legale.