Cele mai noi functii REGES-ONLINE explicate pas cu pas: inregistrarea salariatilor si a contractelor prin import Excel, actualizari in istoricul contractului si modificari privind detasarile.
In cea mai recenta prezentare sustinuta de echipa REGES-ONLINE pe canalul oficial de YouTube, au fost anuntate o serie de noutati si imbunatatiri importante, care vizeaza in special inregistrarea salariatilor si a contractelor, administrarea istoricului acestora, gestionarea sporurilor asociate contractelor, dar si modul in care se gestioneaza detasarile, inclusiv cele transnationale.
In continuare, am detaliat fiecare dintre aceste functionalitati, pentru a oferi o imagine clara asupra modului in care pot fi utilizate in practica.
1. Inregistrarea salariatilor, a contractelor, operarea incetarilor si suspendarilor prin import Excel
Una dintre cele mai noi actualizari din REGES-ONLINE este extinderea optiunii de import Excel, care poate fi folosita acum nu doar pentru modificari, ci si pentru adaugarea salariatilor, inregistrarea contractelor, precum si pentru incetarea sau suspendarea acestora.
Pana recent, functia de import era disponibila doar pentru actualizarea campurilor lipsa din Revisal, prin mecanismul de export–import Excel pentru Modificarea contractelor, insa acum poate fi utilizata pentru aproape toate operatiile de baza.
Practic, pentru fiecare tip de operatie exista un sablon Excel dedicat (disponibil in meniurile Salariati – Adaugare; Contracte – Inregistrare; Contracte – Incetare sau Contracte – Suspendare). Aceste sabloane pot fi descarcate, completate cu informatiile necesare (CNP, date contractuale, temei legal, perioade etc.) si apoi incarcate in sistem.
Desi procesul ajuta la preluarea datelor mai rapid, inregistrarea efectiva se face tot manual, pentru fiecare inregistrare in parte. Practic, dupa ce fisierul este importat, operatorul trebuie sa acceseze fiecare CNP, sa verifice datele si sa finalizeze transmiterea catre registru.
Cu alte cuvinte, importul Excel simplifica completarea informatiilor, insa procesul nu este complet automatizat – ceea ce inseamna ca, in cazul unui volum mare de contracte, operarea ramane in continuare una destul de migaloasa, dar semnificativ mai organizata.
2. In zona Istoric Contract din Reges Online au fost adaugate mai multe functii care simplifica analiza si actualizarea datelor. Acestea permit vizualizarea mai clara a modificarilor efectuate, gestionarea sporurilor direct din istoricul contractului si aplicarea automata a corectiilor sau modificarilor in inregistrarile ulterioare.
a) Afisarea doar a diferentelor fata de versiunea anterioara a operatiilor de pe contract
In zona Istoricului contractului exista acum optiunea „Afiseaza doar diferentele fata de versiunea anterioara”, disponibila in meniul Contracte → Cautare → click pe contract - click pe operatie si bifarea optiunii.
Prin bifarea acestei optiuni, utilizatorul poate vedea doar modificarile efective aduse intre doua operatii efectuate pe contract – de exemplu, schimbarea functiei, a salariului sau a unui alt element contractual.
In partea dreapta a ecranului se afiseaza clar ce campuri au fost modificate, valoarea initiala fiind taiata, iar cea noua evidentiata. Aceasta vizualizare ajuta la identificarea rapida a schimbarilor reale si reduce riscul de interpretari gresite atunci cand se verifica istoricul unui contract cu multiple modificari succesive.
b) Functionalitatea „Gestioneaza sporuri”
In acelasi ecran al istoricului contractului a fost adaugat butonul „Gestioneaza sporuri”, care deschide un panou dedicat administrarii tuturor sporurilor acordate pe durata contractului.
Aceasta zona centralizata permite vizualizarea, actualizarea si gestionarea rapida a sporurilor.
Utilizatorii pot modifica valoarea, procentul sau data de sfarsit a unui spor existent, iar in cazul in care un spor a fost introdus eronat, acesta poate fi radiat prin bifarea casutei corespunzatoare — sistemul il va marca automat cu rosu si taiat.
Singura restrictie este ca data de inceput a unui spor nu poate fi modificata din acest meniu.
c) Propagarea corectiilor si modificarilor in istoricul contractului
O alta functie importanta introdusa in REGES-ONLINE este posibilitatea de propagare automata a corectiilor si a modificarilor in istoricul contractului.
Atunci cand un operator efectueaza o corectie retroactiva (de exemplu, la salariul brut sau la codul COR), sistemul afiseaza o fereastra de confirmare prin care intreaba daca modificarile realizate trebuie aplicate si in inregistrarile viitoare, pana la prima valoare schimbata. Daca se alege optiunea „Da”, modificarea se propaga automat in toate inregistrarile ulterioare in care acelasi camp avea aceeasi valoare initiala, actualizand astfel intreg istoricul in mod coerent si eliminand neconcordantele.
Pentru a accesa aceasta functie, operatorii trebuie sa intre in meniul Contracte → Cautare, sa selecteze contractul dorit, apoi sa dea click pe butonul cu trei puncte din dreptul unei inregistrari si sa aleaga optiunea „Corectie inregistrare din istoric”.
In mod similar, pentru a adauga o modificare retroactiva, se urmeaza aceiasi pasi, dar se selecteaza optiunea „Adaugare modificare in istoric” – moment in care sistemul va intreba din nou daca se doreste propagarea acesteia in istoricul contractului.
Exemplu pentru propagarea corectiilor:
Daca operatorul constata ca salariul de baza inregistrat pentru un salariat in luna iulie 2024 a fost gresit (ex. 4.800 lei in loc de 4.500 lei), acesta poate face o corectie retroactiva in istoricul contractului. Daca se selecteaza „Da” in fereastra de confirmare, sistemul va actualiza automat salariul corectat de 4.500 lei si pentru toate inregistrarile ulterioare in care salariul a ramas la aceeasi valoare, pana la momentul unei modificari reale (ex. majorarea din octombrie 2024).
Exemplu pentru propagarea modificarilor:
In situatia in care se doreste introducerea unei modificari retroactive – de exemplu, actualizarea functiei pentru un angajat care a fost promovat in august 2024, dar operarea nu a fost transmisa la timp – optiunea „Adaugare modificare in istoric” permite introducerea acestei schimbari cu efect retroactiv. Daca operatorul confirma propagarea, functia noua se va aplica automat si in inregistrarile ulterioare, pana la momentul unei schimbari legitime ulterioare a postului.
3. Modificari privind gestionarea detasarilor pe Codul muncii si a detasarilor transnationale din Reges Online
O schimbare importanta in REGES-ONLINE vizeaza modul in care sunt gestionate detasarile, in special cele cu caracter transnational.
Incepand cu cea mai recenta actualizare, detasarea transnationala nu mai genereaza trecerea automata a contractului in stare “Detasat”, acesta ramanand in starea Activ. Astfel, angajatorul poate transmite in continuare alte modificari sau suspendari pe acelasi contract, fara restrictii.
De asemenea, in cazul detasarilor transnationale, operatia nu apare in istoricul contractului, ci poate fi vizualizata doar in Extras Contract in sectiunea- Detasari in timpul contractului. Mentinand o separare clara intre modificarile interne si cele cu efect transnational.
O noutate practica este introducerea butoanelor „Modificare” si „Radiere” in meniul Decizii → Detasare → Trimise, care permit ajustarea sau anularea unei detasari deja transmise, inclusiv pentru detasarile transnationale – o functionalitate care anterior nu exista.
Totusi, ramane o zona care necesita clarificare din partea autoritatilor: nu este inca stabilit daca incetarea unei detasari transnationale trebuie operata separat, sau daca este suficienta actualizarea datei de sfarsit a detasarii atunci cand intervin modificari. In prezent, sistemul permite doar modificarea sau radierea unei detasari transnationale, fara o optiune dedicata de „incetare”.