Diferenta dintre Modificare, Corectie si Radiere in REGES Online

[IntrebariHR]

Utilizarea corecta a operatiilor de Modificare, Corectie si Radiere in platforma REGES Online este esentiala pentru respectarea obligatiilor legale si pentru evitarea sanctiunilor aplicate angajatorilor.
Desi aceste actiuni pot parea similare la prima vedere, fiecare are un scop precis si efecte diferite asupra contractului individual de munca inregistrat.

1. Modificare

Operatia de Modificare reprezinta actualizarea unui element al contractului individual de munca sau a datelor salariatului, care produce efect in viitor si este justificata legal (ex: schimbarea functiei, salariului, timpului de lucru, numelui sau adresei).

Potrivit art. 3 alin. (2) din H.G. 295/2025, angajatorii au obligatia de a completa datele in Registru in ordinea cronologica a incheierii, modificarii, suspendarii si incetarii contractelor individuale de munca.

Articolul 3 alin. (2) – H.G. 295/2025

”Angajatorii au obligația să completeze datele în Registru în ordinea cronologică a încheierii, modificării, suspendării și încetării contractului individual de muncă.”

Este important de retinut ca toate modificarile intervenite asupra contractelor de munca trebuie transmise in termenul prevazut de lege, pentru a evita sanctiunile. Despre termenele de transmitere a modificarilor in REGES-ONLINE, asa cum sunt prevazute in HG 295/2025, am scris pe larg in articolul anterior –Noile obligatii, termene si sanctiuni pentru angajatori conform HG 295/2025

Conform art. 17 alin. (5) din Codul muncii, orice modificare a elementelor prevazute la alin. (3) in timpul derularii contractului impune incheierea unui act aditional anterior producerii modificarii, cu exceptia cazurilor in care schimbarea este prevazuta expres de lege sau de contractul colectiv aplicabil.
Cu alte cuvinte, nicio modificare nu poate fi efectuata fara acordul ambelor parti.

Articoul 17 alin. (5) – Codul muncii

”Orice modificare a unuia dintre elementele prevazute la alin. (3) in timpul executarii contractului individual de munca impune incheierea unui act aditional la contract, anterior producerii modificarii, cu exceptia situatiilor in care o asemenea modificare este prevazuta in mod expres de lege sau in contractul colectiv de munca aplicabil.”

Exemple:

• Un angajat isi schimba functia din „Operator” in „Coordonator de echipa”;

• Se modifica salariul de baza al salariatului;

• Se transforma contractul de munca din durata determinata in durata nedeterminata.

Exceptii:

• In cazul in care numele salariatului se modifica in urma casatoriei sau divortului, nu se intocmeste act aditional, deoarece modificarea nu are loc prin acordul partilor, ci ca urmare a unui eveniment.
  Dovada schimbarii numelui se face prin prezentarea certificatului de casatorie/divort, care se ataseaza la dosarul de personal.

• In situatia in care salariatul isi schimba domiciliul, nu se intocmeste act aditional. Se ataseaza la dosar noua carte de identitate care atesta adresa actualizata.

2. Corectie

Operatia de Corectie este utilizata pentru a remedia o eroare, o omisiune sau o inexactitate in datele deja transmise, care nu reflecta situatia reala. Corectia nu modifica datele din contract, ci doar indreapta o informatie introdusa gresit.

Conform art. 5 alin. (8) din H.G. 295/2025, orice corectie a erorilor aparute in completarea Registrului se face la data la care angajatorul a luat cunostinta de acestea. Asadar, o informatie introdusa gresit trebuie corectata imediat ce se constata eroarea.

Articoul 5 alin. (8) – H.G. 295/2025

”Orice corecție a erorilor survenite în completarea Registrului se face la data la care angajatorul a luat cunoștință de acestea.”

Exemple:

• Data de incepere a activitatii a fost introdusa gresit (ex.: 01.12.2025 in loc de 01.11.2025);

• CNP-ul sau numele salariatului contine erori de tastare;

• Temeiul de incetare a fost selectat incorect.

Atentie!

Daca doriti sa coretati datele unei suspendari, cum ar fi data de inceput sau de sfarsit sau temeiul, aceasta poate fi facuta doar cat timp suspendarea este activa.
In cazul in care suspendarea a fost deja incetata, trebuie urmati pasii:

1. Accesati meniul Cautare;

2. Selectati contractul de munca vizat;

3. Mergeti pe suspendarea initiala;

4. Apasati cele trei puncte „…” si alegeti Corectie inregistrare din istoric.

Pe scurt, functia Corectie se foloseste atunci cand datele introduse in REGES Online nu corespund actelor reale din dosarul de personal.

REGES-ONLINE permite acum efectuarea de corectii si modificari in istoricul contractelor, care pot fi propagate automat in inregistrarile ulterioare de pe contracte. Am explicat pe larg cum functioneaza aceasta optiune si cum se aplica in practica intr-un articol anterior, pe care il poti citi aici: Propagarea corectiilor si a modificarilor in istoricul contractului

3. Radiere

a) Radiere inregistrare din istoric

Functia Radiere inregistrare din istoric permite stergerea unei inregistrari eronate, adica eliminarea completa a unei operatiuni care nu trebuia transmisa in Registru.

Cum se utilizeaza concret:

1. Accesati Contracte → Cautare;

2. Selectati contractul respectiv din lista;

3. Apasati butonul sub forma de trei puncte (…) din dreptul operatiei ce trebuie eliminata;

4. Selectati optiunea Radiere inregistrare din istoric.

Cand se foloseste?

• Atunci cand o modificare a fost raportata din greseala (de exemplu, o modificare a functiei care nu a avut loc);

• In situatiile in care eroarea nu poate fi corectata prin celelalte functii disponibile.

Exemple:

• A fost încetat contractul de munca din greseala.

• A fost raportata o suspendare pentru concediu fara plata, desi angajatul nu a solicitat-o niciodata.

b) Radiere contract

Operatia „Radiere contract”, care se regaseste in meniu la Setari - Angajator din Reges Online, permite eliminarea unui contract individual de munca din registrul eletronic, care nu trebuia inregistrat.
Radierea unui contract nu produce efecte juridice de incetare si nu inlocuieste procedurile legale de suspendare sau incetare a contractului.

Cand este permisa radierea contractului

Radierea poate fi utilizata in urmatoarele cazuri:

• Contractul a fost inregistrat eronat;

• Contractul a fost asociat unui alt salariat decat cel corect;

• A fost introdus un duplicat care nu corespunde realitatii.

Cand nu se utilizeaza

Aceasta functionalitate nu este destinata:

• Corectarii informatiilor contractuale (data, functie, salariu, norma etc.);

• Incetarii efective a raportului de munca;

• Situatiilor in care salariatul a prestat activitate in baza contractului.

Pentru aceste situatii, se vor folosi functiile dedicate de modificare sau incetare contract.

Etapele procesului de radiere contract in Reges Online

1. Selectarea contractului
Pentru cautarea unui contract specific, se recomanda completarea filtrelor disponibile (nume, prenume, CNP, numar contract, data contractului).

2. Completarea detaliilor si confirmarea
Dupa selectarea contractului, utilizatorul trebuie sa completeze urmatoarele campuri obligatorii:

• Motivul radierii;

• Numarul contractulu;

• Data incheierii contractului.

3. Confirmarea actiunii
La apasarea butonului „Transmite”, sistemul afiseaza un mesaj de confirmare.

Recomandare

In situatia in care un contract individual de munca a fost introdus din greseala sau este dublat, primul pas care trebuie urmat este incetarea acestuia.

Incetarea se va inregistra folosind temeiul legal „Alte temeiuri de incetare”, iar data incetarii va fi aceeasi cu data inceperii activitatii.

Dupa inregistrarea incetarii, se vor urma pasii corespunzatori pentru radierea contractului din sistem, conform procedurii descrise anterior.

Observatie importanta

• Radierea unui contract nu echivaleaza cu incetarea raportului de munca.
• Operatiunea elimina doar inregistrarea contractului din sistem, fara a modifica statutul general al salariatului.
• In situatia in care salariatul are un singur contract, radierea acestuia poate fi urmata – daca nu mai exista alte date active – de radierea completa a salariatului.

c) Radiere salariat

Operatia de „Radiere salariat”, se regaseste in meniu la Setari - Angajator din Reges Online si permite eliminarea unui salariat din registrul activ doar in situatia in care nu mai exista niciun contract de munca activ asociat acestuia.

Aceasta actiune reprezinta o stergere a salariatului din sistem si trebuie utilizata exclusiv atunci cand acesta a fost introdus in mod eronat in registru.

Atentie! Operatiunea este definitiva si ireversibila. In cazul in care se doreste reinscrierea ulterioara a salariatului, acesta trebuie reintrodus complet in sistem.

Cand se utilizeaza operatia de Radiere Salariat in Reges Online:

• Salariatul a fost introdus in sistem din greseala;

• Nu a existat niciodata o relatie contractuala valida cu angajatorul;

• Este necesara anularea completa a inregistrarii din motive administrative justificate.

Cand nu se utilizeaza functionalitatea

Nu se foloseste pentru:

• Corectarea datelor de identificare (ex.: nume, CNP, cetatenie etc.);

• Incetarea relatiei de munca – aceasta se realizeaza prin incetarea contractului, nu prin radierea salariatului.

Etapele procesului de radiere salariat in Reges Online

1. Selectarea salariatului
Utilizatorul identifica salariatul dorit folosind campurile de cautare (nume, prenume, CNP etc.).

2. Confirmarea datelor
Dupa selectare, se afiseaza informatiile salariatului. Utilizatorul completeaza motivul radierii si confirmarea identitatii (CNP/NIF/Altul).

3. Confirmarea operatiunii
Dupa completarea datelor, se apasa butonul „Transmite”. Sistemul solicita confirmarea finala si avertizeaza ca radierea este ireversibila, fiind necesara reintroducerea completa a salariatului in cazul unei reinscrieri ulterioare.

Recomandare importanta- intocmirea documentelor justificative

Indiferent de tipul interventiei — modificare, corectie sau radiere — fiecare actiune trebuie sustinuta de documente interne justificative (decizii, cereri, note explicative etc.) si pastrate in dosarul de personal al salariatului.

Aceasta nu este doar o buna practica administrativa, ci si o obligatie legala, care protejeaza angajatorul in fata unui eventual control.

Concluzie

Folosirea corecta a functiilor Modificare, Corectie si Radiere in REGES Online, reprezinta o componenta esentiala a unei administrari corecte a resurselor umane.
Intelegerea clara a diferentelor dintre aceste operatiuni ajuta la mentinerea integritatii datelor in registru, la evitarea amenzilor si la o conformare deplina cu cerintele legale.