De ce lipsesc unele operatii din istoricul contractelor dupa trecerea la REGES-ONLINE si cum pot fi corectate de catre operatorii HR.
Trecerea de la vechea aplicatie Revisal (desktop) la noua platforma REGES-ONLINE a adus multiple beneficii in ceea ce priveste accesul, centralizarea si actualizarea datelor, dar si o serie de nelamuriri in randul angajatorilor si specialistilor HR.
Cea mai frecventa intrebare este:
“Daca in aplicatia Revisal apar toate operatiile efectuate asupra contractelor, de ce in REGES-ONLINE istoricul acestora nu este complet si lipsesc anumite operatii dupa migrare?”
Pentru a clarifica, este esential sa intelegem modul in care functiona vechiul sistem Revisal si cum s-a facut migrarea efectiva a datelor catre REGES-ONLINE.
Cum s-a realizat transferul datelor din Revisal in Reges Online
Toate datele angajatorilor au fost transferate automat in REGES-ONLINE, indiferent de canalul folosit anterior pentru raportare (Revisal, sau o alta aplicatie terta). Astfel, nu este necesara nicio actiune suplimentara pentru migrarea datelor.
Totusi, trebuie retinut ca aplicatia Revisal era si este inca una locala, iar transmiterea datelor catre Inspectia Muncii se facea prin fisiere de tip .RVS, generate si incarcate manual in sistemul REGES.
Pentru ca o modificare sa ajunga in sistemul national, trebuiau urmati cativa pasi:
-
Inregistrarea modificarilor in aplicatia Revisal;
-
Generarea unui fisier .RVS dupa fiecare operatie efectuata pe acelasi contract
-
Transmiterea acestuia catre sistemul REGES;
-
Validarea fisierului si primirea codului de incarcare, care confirma ca datele au fost inregistrate.
De ce lipsesc unele operatii din REGES-ONLINE
Fiecare fisier .RVS continea doar ultimele modificari operate, nu istoricul complet al contractului. Astfel, daca pe acelasi contract se opera de exemplu: o incetare de suspendare si o incetare de contract in aceeasi zi, iar la final se genera doar un singur fisier .RVS, a dus la situatii in care unele operatii nu au fost inregistrate in sistemul national, desi in baza de date locala .db din Revisal, operatiile exista.
Exemple din activitatea HR si solutii practice
Exemplul 1 – Contract cu prima operatie in istoric de tip “Suspendare”
Un contract a fost introdus in Revisal si, in aceeasi zi, s-a inregistrat si o suspendare a contractului.
Pentru ambele operatii (inregistrare si suspendare) s-a generat un singur fisier .rvs, care a fost transmis si validat in REGES.
Rezultatul: sistemul REGES a inregistrat ultima stare a contractului, respectiv cea de suspendare, fara ca operatia initiala de inregistrare a contractului sa apara in istoric.
Astfel, in REGES-ONLINE contractul figureaza cu prima operatie „Suspendare”, fara a exista inregistrarea initiala a contractului – ceea ce face ca istoricul sa fie incomplet.
Pentru corectare, platforma Reges Online pune la dispozitie functia de Adaugare contract initial din istoricul contractului. Contracte - > Cautare -click pe contractul caruia ii lipseste operatia de adaugare contract si faceti click pe butonul sub forma de 3 puncte din dreptul primei operatii (cea mai de jos) - > Adaugare contract initial. In practica, aceasta functie genereaza erori si trebuie contactata echipa de suport Reges Online la intampinarea acestor probleme.
Exemplul 2 – Suspendare fara data de incetare
Pentru un contract, s-a inregistrat incetarea unei suspendari si, in aceeasi zi, incetarea contractului de munca.
Si in acest caz, pentru ambele operatii a fost generat si transmis un singur fisier .rvs. si nu cate un fisier rvs dupa fiecare opertaie efectuata pe contract.
Rezultatul: sistemul REGES a preluat doar ultima stare (incetarea contractului), iar suspendarea a ramas in istoricul contractului fara data de incetare, generand o neconcordanta.
Pentru remediere:
-
Se radiaza operatia de suspendare neinchisa din istoricul contractului;
-
Se adauga din nou operatia de suspendare cu perioada corecta (ex. 01.10.2024 – 14.10.2024); Prin optiunea Adaugare suspendare in istoric
-
Sistemul va procesa automat si incetarea suspendarii cu data aferente zilei imediat urmatoare datei de sfarsit a suspendarii.(15.10.2024).
Astfel, daca in trecut suspendarea fusese initial raportata pentru 01.10.2024 – 30.10.2024, dar in realitate incetarea trebuia facuta la 15.10.2024, acum corectarea in REGES-ONLINE se face prin ajustarea perioadei de suspendare pana la 14.10.2024.
Important este sa retinem ca:
-
sistemul REGES-ONLINE a preluat doar operatiile efectiv transmise si validate in vechiul sistem prin fisiere .rvs;
-
operatiile neincarcate sau incorect raportate trebuie corectate manual;
-
istoricul complet si coerent al contractelor depinde acum de interventia activa a operatorilor HR.
Pentru orice clarificari privind conformitatea sau corectitudinea datelor raportate, se recomanda solicitarea unui punct de vedere oficial de la Inspectoratul Teritorial de Munca (ITM), care poate confirma situatia exacta a inregistrarilor si pasii necesari pentru corectarea acestora.