Afla de ce apar contracte duplicate in Reges Online si cum poti corecta situatia fara sa afectezi datele oficiale.
De la trecerea la noua platforma Reges Online, multi angajatori si operatori HR au observat ca in Registrul de Evidenta a Salariatilor apar contracte dublate pentru aceeasi persoana – de exemplu, un contract cu numarul 07 si altul cu numarul 7, avand aceeasi data de incepere.
Aceasta situatie poate genera confuzii in raportarile catre ITM sau in evidenta interna a firmei. Din fericire, nu este o problema grava, ci una de format si migrare a datelor, care poate fi corectata.
De ce apar contracte dublate in Reges Online
Potrivit raspunsului oficial al echipei de suport Reges Online, datele afisate in platforma „reflecta exact informatiile transmise din sistemul anterior (Revisal), in forma in care au fost inregistrate si validate tehnic”.
Cu alte cuvinte, nu s-au efectuat modificari asupra continutului in procesul de migrare.
Astfel, aparitia contractelor dublate se datoreaza unor diferente minore in datele initiale, precum:
-
numere scrise diferit: 7 vs. 07 sau 1 vs. 0001;
-
diferente in datele de inceput (ex. 01.04.2015 vs. 04.01.2015);
-
spatii suplimentare sau semne de punctuatie;
-
identificatori diferiti ai salariatului.
Contractele dublate pot aparea si atunci cand un salariat, cetatean strain, a fost inregistrat in baza de date pe baza pasaportului, neavand permis de sedere si, implicit, CNP. In momentul in care cetateanul strain primea permisul de sedere si i se aloca un CNP, la modificarea datelor salariatului se dublau contractele. Contractul avea acelasi numar si aceeasi data, doar ca sistemul vechi il percepea ca pe un alt salariat, iar astfel se formau doua contracte. Unul ramanea cu istoricul si modificarile adaugate pana atunci, iar celalalt incepea de la data adaugarii CNP-ului.
Din acest motiv, multe contracte individuale de munca nu au prima operatie – adica adaugarea contractului initial. In aceste cazuri trebuie sa verificati ambele contracte, sa vedeti care are istoric si care nu, si sa incercati sa refaceti istoricul unui contract prin adaugarea modificarilor (suspendari, detasari, modificari salariale etc.). Ulterior, incetati contractul in plus, radiati-l si radiati inclusiv salariatul care nu are CNP-ul corect, deoarece la momentul modificarii salariatului – atunci cand s-a adaugat CNP-ul – s-a dublat si salariatul: unul a ramas cu seria pasaportului, iar celalalt cu CNP-ul.
Sistemul vechi, Revisal, percepea faptul ca o persoana are atribuit un cod unic de inregistrare (CNP), dar nu interpreta corect situatia in care un salariat putea fi inregistrat initial pe baza pasaportului si ulterior cu CNP. In prezent, aceasta problema nu mai exista, deoarece Inspectoratul General pentru Imigrari emite avizele de munca impreuna cu CNP-ul, evitandu-se astfel crearea de dubluri.
Chiar si cele mai mici diferente din datele trimise in vechiul sistem – de exemplu, un spatiu in plus, un zero adaugat la numarul contractului (7 vs. 07), o data scrisa diferit sau o greseala de tastare – sunt interpretate de Reges Online ca informatii noi. Sistemul nu identifica faptul ca este vorba despre acelasi contract, ci considera ca are de-a face cu un altul.
Din aceasta cauza, pentru acelasi salariat pot aparea mai multe contracte inregistrate, fiecare cu o stare diferita: unul activ, altul incetat sau chiar „neclar”. Practic, baza de date preia toate versiunile transmise anterior, fara sa le combine automat, iar angajatorul trebuie sa verifice manual care dintre ele este corecta.
Responsabilitatea corectarii
Reges Online nu corecteaza automat aceste situatii si nici echipa de suport tehnic nu intervine asupra datelor.
Conform comunicarii oficiale, responsabilitatea corectarii revine angajatorului/operatorului, care decide, in functie de fiecare caz.
Cum identifici contractul corect
Inainte de a corecta, anula, sterge sau radia ceva, este esential sa verifici:
-
Istoricul operatiilor pentru fiecare contract in parte (din Reges Online);
-
Dosarul de personal al salariatului, pentru a confirma care numar de contract a fost folosit efectiv si care contine istoricul complet (inregistrare, modificari, suspendari, detasari, incetare).
-
Odata indentificat contractul corect, se poate interveni atat pe acest contract daca nu are istoricul complet, cat si pe contractul introdus gresit pentru a-l inceta (daca este inca activ) si ulterior radia din registrul firmei.
Cum se corecteaza datele in Reges Online
Aplicatia Reges Online ofera cateva functii utile pentru a corecta sau completa istoricul unui contract. Aceste optiuni functioneaza in prezent conform descrierii de mai jos, este posibil ca in perioada urmatoare, echipa Reges Online sa aduca functii noi sau sa modifice modul in care cele existente functioneaza, vom reveni cu edit daca va fi cazul.
-
Corectie inregistrare din istoric – permite corectarea datelor dintr-o operatie din istoricul contractului. Informatiile corectate raman la nivelul operatiei asupra careia se efectueaza corectia, nu se propaga in continutul urmatoarelor operatii de pe contract.
-
Radiere inregistrare din istoric – sterge complet o operatie din istoricul contractului.
-
Adaugare modificare in istoric – adauga o noua operatie de modificare in istoricul contractului (de exemplu, schimbare de functie sau salariu) fara a avea efect in cazul operatiilor anterioare sau viitoare. De ex: daca din istoricul contractului lipseste operatia de majorare salariala din data de 01.01.2025, intoducerea operatiei de modificare salariu in istoricul contractului, nu are efect in cadrul operatiilor efectuate dupa aceasta data pe contract.
-
Adaugare suspendare in istoric – pentru situatiile in care contractul a fost suspendat in trecut, dar suspendarea nu se regaseste in istoricul contractului.
Toate aceste optiuni pot fi accesate astfel in cadrul platformei Reges Online:
Contract → Cautare → selectare contract → istoricul operatiilor → click pe butonul „…” din dreptul operatiei → alegerea actiunii dorite.
Exemplu practic: cum se corecteaza un contract dublat in Reges Online
Sa luam situatia unei salariate care apare in prezent in registrul firmei cu doua contracte:
-
Contractul nr. 07 din 10.09.2015 – cu stare incetat;
-
Contractul nr. 7 din 10.09.2015 – cu stare activ.
La o prima verificare, operatorul observa ca salariata ar fi trebuit sa aiba un singur contract, iar acela sa fie incetat, deoarece raportul de munca s-a incheiat.
In acest caz, contractul nr. 07 din 10.09.2015 (cel incetat) este cel corect, iar contractul nr. 7 din 10.09.2015 a fost inregistrat din greseala in sistem si nu trebuia sa existe.
Pasul 1: Verificarea istoricului contractelor
Inainte de a face modificari, este foarte important ca operatorul sa verifice:
-
istoricul complet al operatiunilor din ambele contracte;
-
actele din dosarul de personal (contractul semnat, actele aditionale, decizia de incetare etc.).
Scopul este sa se asigure ca istoricul contractului nr. 07 este complet si corect (contine toate modificarile si incetarea).
Daca acest contract este corect inregistrat, nu se mai face nicio modificare asupra lui – ramane valabil in baza de date a firmei, asa cum este.
Pasul 2: Incetarea contractului eronat (nr. 7)
Pentru contractul activ, dar eronat (nr. 7), se procedeaza astfel:
-
Accesati din meniul platformei: Contracte → Incetare → Incetare
-
Selectati contractul gresit (nr. 7) din lista si operati incetarea. Incetarea contractului se va face cu articolul ”Alt temei”, iar data incetarii contractului va fi data inceperii activitatii.
Aceasta actiune este necesara pentru a transmite in sistem faptul ca acel contract nu mai este activ.
Pasul 3: Radierea contractului eronat
Dupa transmiterea incetarii, contractul gresit trebuie radiat din baza de date, pentru a nu mai aparea in evidentele firmei. Pentru aceasta, urmati pasii: Setari → Angajator → Radiere contract, apoi selectati contractul care trebuie eliminat.
Atentie: Radierea este doar o masura administrativa. Ea sterge logic contractul din sistem, dar nu inlocuieste incetarea legala. De aceea, intotdeauna se face mai intai incetarea, apoi radierea.
Rezultatul final
Dupa acesti pasi, in registrul firmei va ramane un singur contract – cel corect, cu numarul 07, care are istoricul complet si starea „incetat”. Astfel, baza de date este curata si actualizata, iar inregistrarile din Reges Online reflecta corect situatia reala a salariatei.
Recomandare: folositi mediul de testare inainte de efectuarea operatiilor in registrul oficial al angajatorului
Reges Online pune la dispozitie un mediu de testare (https://reges.dev.inspectiamuncii.org), unde puteti:
- simula corectii si incetari de contracte;
- evalua efectele modificarilor;
- evita erorile in baza oficiala.
- In acest mediu nu este nevoie de semnatura electronica sau ROeID, iar datele nu sunt reale.
Cand trebuie consultat ITM-ul
Daca exista neclaritati privind care contract este corect sau cum trebuie procedat legal (de exemplu, daca istoricul nu este complet), consultati ITM-ul local. Inspectorii teritoriali pot confirma pasii corecti din punct de vedere juridic.
Concluzie
Dublurile de contracte din Reges Online – precum situatia nr. 7 si nr. 07 – sunt rezultatul modului in care datele au fost transmise din vechiul sistem Revisal si integrate in noul Reges Online.
Ele nu afecteaza valabilitatea juridica a contractului corect, insa necesita clarificare si corectare manuala din partea angajatorului.