Pentru multi angajatori, controlul ITM poate parea un moment tensionat, dar realitatea este ca, daca stii ce ai de facut, totul poate decurge fara probleme. Scopul unui astfel de control nu este sa sanctioneze, ci sa verifice daca angajatorul respecta legislatia muncii si sa contribuie la corectarea eventualelor neconformitati.
Pentru a fi pregatit, poti face intern o simulare de control ITM, un exercitiu extrem de util care te ajuta sa identifici din timp eventualele riscuri sau documente lipsa.
Ce este un control ITM si cand poate avea loc
Un control ITM este o verificare oficiala efectuata de Inspectoratul Teritorial de Munca, institutie aflata in subordinea Ministerului Muncii si Solidaritatii Sociale.
Conform Legii nr. 108/1999, republicată, inspectorii au dreptul sa intre in sediile angajatorilor fara notificare prealabila si sa solicite orice document sau informatie necesara verificarii respectarii legislatiei muncii si a securitatii si sanatatii in munca (SSM).
In domeniul relatiilor de munca, inspectorii pot realiza mai multe tipuri de controale, fiecare avand un scop si o structura bine definita:
(a) Controalele de fond au rolul de a evalua, in ansamblu, modul in care angajatorii respecta legislatia muncii. Prin aceste verificari se urmareste identificarea eventualelor nereguli, corectarea acestora si, totodata, informarea angajatorilor cu privire la obligatiile legale pe care le au fata de salariati.
(b) Controalele tematice sunt concentrate pe anumite aspecte specifice ale legislatiei muncii si se desfasoara, de regula, pe perioade scurte. Acestea ofera o imagine de moment, dar semnificativa, asupra modului in care sunt aplicate prevederile legale legate de tema aleasa.
(c) Controalele de tip campanie sunt actiuni organizate, de obicei, la nivel regional sau national, care urmaresc respectarea anumitor prevederi legale din domeniul muncii, in special in sectoare de activitate considerate cu risc. Acestea sunt, de cele mai multe ori, inopinate si concentrate pe un set redus de aspecte legislative.
Documente si informatii solicitate de ITM in cadrul unui control
Tipul documentelor cerute depinde de scopul controlului. Conform legislatiei in vigoare (Codul muncii, HG 905/2017, Legea 108/1999, republicată), angajatorul trebuie sa prezinte urmatoarele documente:
1. Act constitutiv al persoanei juridice, certificat unic de inregistrare
2. Copie CI/BI/pasaport al administratorului
3. Registrul unic de control
4. Registrul General de Evidenta a Salariatilor (Revisal) – HG 905/2017, art. 3. Trebuie sa contina toate angajarile, modificarile si incetarile, transmise la timp catre ITM.
5. Contracte individuale de munca (CIM) – Codul muncii, art. 16. Trebuie incheiate inainte de inceperea activitatii si sa respecte prevederile legale.
6. Dosarele de personal – HG 905/2017, art. 7 alin.(2) Dosarul personal al salariatului cuprinde cel putin urmatoarele documente: actele necesare angajarii, contractul individual de munca, actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca, acte de studii/certificate de calificare, precum si orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registru.
7. Regulamentul intern si contractul colectiv de munca (daca este cazul).
8. Pontajul si evidenta timpului de munca - Articolul 119 - Codul muncii - Angajatorul are obligatia de a tine la locul de munca, evidenta orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidentierea orelor de incepere si de sfarsit ale programului de lucru, si de a supune controlului inspectorilor de munca aceasta evidenta, ori de cate ori se solicita acest lucru.
9. State de plata si dovada platii salariilor
Articolul 168 - Codul muncii
(1) Plata salariului se dovedeste prin semnarea statelor de plata, precum si prin orice alte documente justificative care demonstreaza efectuarea platii catre salariatul indreptatit.
(2) Statele de plata, precum si celelalte documente justificative se pastreaza si se arhiveaza de catre angajator in aceleasi conditii si termene ca in cazul actelor contabile, conform legii.
10.Decizia de numire a persoanei care completeaza si transmite datele in Revisal sau informarea inregistrata la ITM cu prestatorul abilitat in acest sens.
11.Documente SSM – evaluare riscuri, fise de instruire, planuri de prevenire, dovada echipamentului individual de protectie.
Intrebari frecvente puse in timpul controlului
Pe langa documente, inspectorii pot adresa intrebari atat angajatorului, cat si salariatilor:
- Cand ati semnat contractul de munca?
- Cand ati inceput efectiv activitatea?
- Vi se acorda pauza de masa?
- Cum sunt platite orele suplimentare?
- Exista instructaj SSM la angajare si periodic?
- Primiti salariul la timp si care este data la care il primiti?
- Care este salariul lunar?
- Cate ore lucrati pe zi si in ce interval orar?
Raspunsurile salariatilor pot influenta rezultatul controlului. Daca realitatea nu corespunde cu documentele, inspectorul poate aplica sanctiuni.
Ce documente sunt emise de ITM dupa control
Finalizarea controlului ITM:
- Se incheie cu un proces-verbal de control, in care sunt notate concluziile verificarii.
- Daca sunt constatate incalcari ale legislatiei, se poate emite un proces-verbal de constatare si sanctionare a contraventiilor.
- Inregistrarea rezultatelor controlului se face si in Registrul Unic de Control.
- Angajatorul poate contesta sanctiunile sau masurile obligatorii impuse de ITM.
- Daca nu contesta sau instanta nu suspenda masurile, angajatorul este obligat sa le implementeze in termenul stabilit.
- Este necesara transmiterea dovezilor de conformare catre ITM, daca acest lucru este solicitat.
Principalele sanctiuni aplicate de ITM si baza legala
Inspectorii pot aplica avertismente, amenzi sau pot suspenda activitatea, in functie de gravitatea situatiei. Iata cele mai importante sanctiuni si prevederile legale aferente:
1.Munca nedeclarata
- Art. 260 alin. (1) lit. e Codul Muncii
➤ Amenda: 20.000 lei/persoana, cumulabil pana la 200.000 lei
2. Netansmiterea Revisal
- HG 905/2017, art. 8 alin. (2) lit a)
➤ Amenda: 5.000 – 8.000 lei
3. Lipsa regulamentului intern
Codul muncii nu stabilește o sancțiune specifică pentru lipsa regulamentului intern. Totuși, dacă inspectorii de muncă impun întocmirea acestuia ca măsură obligatorie, angajatorii pot fi sancționați în cazul neîndeplinirii acestei obligații.
4.Pontaj lipsa sau incorect
- Art. 119 Codul Muncii
➤ Amenda: 1.500 – 3.000 lei
5.Neindeplinirea masurilor impuse de ITM
- Legea 108/1999, art. 23 alin. (1) lit. b
➤ Amenda: 5.000 – 10.000 lei
6.Obstructionarea controlului
- Legea 108/1999, art. 23 alin. (1) lit. a
➤ Amenda: 5.000 – 10.000 lei
Ce se intampla daca nu respecti masurile ITM
Nerespectarea masurilor impuse prin procesul-verbal de control atrage raspundere contraventionala. Conform art. 23 alin. (1) din Legea 108/1999 republicata, angajatorul poate fi sanctionat cu:
-
Amenda intre 5.000 si 10.000 lei pentru nepunerea in aplicare a masurilor dispuse;
-
Reluarea controlului si posibila suspendare a activitatii;
-
In cazuri grave sau repetate, Inspectia Muncii are dreptul sa solicite radierea acestuia din registrul comertului, conform art. 26 din Legea 108/1999, repulicata: In cazul savarsirii repetate de catre angajatori a unor abateri grave de la prevederile legislatiei muncii sau de la normele de securitate si sanatate in munca, Inspectia muncii poate cere radierea persoanei juridice din registrul comertului.
Recomandari pentru angajatorii mici: PFA-uri, microintreprinderi si activitati sezoniere
Este un mit des intalnit ca ITM verifica doar companiile mari. In realitate, legea muncii se aplica tuturor angajatorilor, indiferent de forma juridica sau de numarul de salariati.
Inspectorii ITM pot verifica orice entitate care are cel putin un angajat cu contract de munca, fie ca este SRL, PFA, II, ONG sau alt tip de organizatie.
Ce trebuie sa stie micii angajatori:
1. PFA-uri si intreprinderi individuale cu salariati
Un PFA sau o intreprindere individuala cu angajati are aceleasi obligatii legale ca un SRL in ceea ce priveste relatiile de munca:
- Inregistrarea si transmiterea contractului in Revisal (HG 905/2017);
- Evidenta timpului de lucru (pontaj zilnic);
- Fisa postului si regulament;
- Instructaj SSM si vizita medicala la angajare;
- Plata salariului minim pe economie si a contributiilor.
Exemplu: Un PFA cu un angajat pe functia de vanzator trebuie sa aiba un CIM semnat, fisa postului, pontaj zilnic, dovada ca a transmis Revisal si alte documente necesare intocmirii dosarului de personal.
2. SRL-uri cu 1–2 angajati
Chiar daca esti administrator si singurul salariat, daca exista CIM, esti supus controlului:
- Daca esti administrator si ai contract de munca, trebuie sa ai dosar de personal complet (da, si pentru tine)
Chiar si firmele „de familie” cu sot/sotie/fiica angajati trebuie sa respecte aceleasi reguli:
- Nu conteaza daca e o relatie de rudenie;
- Totul trebuie sa fie reglementat conform legistatiei in vigoare.
3. Angajatori sezonieri: agricultura, horeca, comert
Daca angajezi persoane pentru perioade scurte, NU inseamna ca nu ai obligatii legale:
- Contractele cu durata determinata trebuie incheiate in scris si transmise in Revisal (Codul muncii, art. 17 si HG 905/2017);
- Instructaj SSM este obligatoriu chiar si pentru o zi de munca (Legea 319/2006);
- Plata salariului si transmiterea statului de plata se aplica si in cazul contractelor pe perioada determinata.
Munca ocazionala „la negru”, chiar si o zi, este sanctionata cu 20.000 lei / persoana, potrivit art. 260 alin. (1) lit. e - Codul muncii – indiferent ca lucrezi pe un teren agricol sau intr-un magazin mic.
Diferente intre control ITM pentru relatii de munca si control ITM pentru SSM
Activitatea ITM acopera doua arii majore:
- Verificarea respectarii relatiilor de munca (contracte, timp de lucru, salarizare, Revisal etc.);
- Verificarea masurilor de securitate si sanatate in munca (SSM), adica siguranta angajatilor la locul de munca.
Desi uneori cele doua tipuri de control sunt combinate, inspectorii pot veni strict pentru una dintre aceste tematici. Este important sa stii ce se verifica in fiecare caz si ce documente trebuie pregatite.
Tabel comparativ: Control ITM – Relatii de munca vs. SSM
| Tip control ITM | Ce se verifica concret | Documente specifice cerute |
|---|---|---|
| Relatii de munca | - Existenta si legalitatea contractelor de munca - Respectarea timpului de lucru - Plata salariilor - Completarea si transmiterea Revisal - Respectarea drepturilor salariatilor |
- Revisal - Contracte individuale de munca (CIM) - Acte aditionale - Pontaje zilnice - State de plata - Regulament intern - Fisa postului |
| Securitate si sanatate in munca (SSM) | - Masurile de prevenire a riscurilor - Instruirea angajatilor - Evaluarea riscurilor - Accesul la echipamente de protectie - Monitorizarea sanatatii angajatilor |
- Fisa de instruire SSM - Fisa de aptitudini (vizita medicala) - Planul de prevenire si protectie - Evaluarea riscurilor - Dovezi echipament protectie (EIP) - Registrul de incidente/accidente |
Control ITM in urma unei sesizari: ce trebuie sa stie angajatorii
Unul dintre cele mai frecvente motive pentru care ITM declanseaza un control este primirea unei sesizari, din partea unui salariat sau fost angajat.
Acest tip de control este cunoscut drept verificare pe sesizare si poate avea loc fara notificare prealabila, inclusiv in afara programului de lucru, daca situatia o impune.
Cand poate ITM sa vina in urma unei plangeri?
Oricand este inregistrata o sesizare care vizeaza incalcari ale legislatiei muncii, precum:
- Angajarea fara contract de munca;
- Ore suplimentare neplatite;
- Nerespectarea timpului de repaus sau a concediilor;
- Comportamente abuzive sau lipsa regulamentului intern;
- Neacordarea drepturilor salariale;
- Lipsa masurilor de SSM (echipament, instruire, conditii de lucru).
Sesizarile pot fi:
-
Nominale – de la persoane identificate (ex: fost angajat);
-
Inregistrate oficial – prin e-mail, formular pe site-ul ITM, telefonic sau fizic la sediu.
Important! Daca, in urma controlului, se aplica sanctiuni desi faptele nu sunt sustinute de documente, angajatorul poate contesta procesul-verbal de contraventie, conform OG nr. 2/2001, art. 31, in termen de 15 zile calendaristice.
Cum gestionezi un control ITM in lipsa administratorului firmei
Este o situatie destul de frecventa, in special in cazul microintreprinderilor, SRL-urilor cu 1–2 angajati sau PFA-urilor cu activitate redusa, in care administratorul este singura persoana responsabila de toate deciziile si documentele firmei.
Ce se intampla cand inspectorii ITM se prezinta la sediul firmei si administratorul nu este prezent? Pot efectua controlul? Este nevoie de procura?
Prezenta administratorului nu este obligatorie, atat timp cat exista o persoana desemnata care poate reprezenta firma in raport cu inspectorii de munca din cadrul ITM si care poate pune la dispozitie documentele si informatiile necesare pentru realizarea controlului.
Este necesara o procura notariala?
Nu obligatoriu, dar recomandat.
Solutia ideala este sa existe:
- o decizie interna (semnata de administrator) prin care se imputerniceste un angajat sau o alta persoana sa reprezinte firma in relatia cu autoritatile;
- sau, in cazul in care acea persoana nu este angajat al firmei, o procura notariala (ex: pentru un consultant HR extern, contabil, avocat).
Aceasta persoana trebuie sa aiba acces la documente si sa poata raspunde intrebarilor de baza (ex: cate persoane sunt angajate, unde este tinut Revisalul, cine gestioneaza SSM etc.).
Ce se intampla daca nu e nimeni autorizat la sediu?
Daca inspectorii ITM ajung la sediu si:
- nu gasesc pe nimeni;
- gasesc doar angajati care nu sunt autorizati sa raspunda;
- sediul este inchis;
…atunci:
- Inspectorii pot inregistra o constatare in Registrul Unic de Control (daca acesta este disponibil);
- Pot lasa o instiintare, prin care solicita prezenta unui reprezentant legal intr-o zi si la o ora specifica;
- Pot reveni pentru reluarea controlului.
Exista un termen legal pentru reluarea controlului?
Legea nu impune un termen fix pentru reluarea controlului, dar:
- ITM are obligatia sa efectueze controlul efectiv daca a fost programat sau daca a fost initiat in baza unei sesizari;
- Angajatorul trebuie sa se conformeze solicitarii de reprogramare intr-un termen rezonabil;
- In caz contrar, poate fi sanctionat pentru obstructionarea controlului – conform art. 23 alin. (1) lit. a din Legea 108/1999:
Art. 23. - Legea 108/1999
(1) Constituie contraventii si se sanctioneaza cu amenda de la 5.000 lei la 10.000 lei:
a) impiedicarea in orice mod a inspectorilor de munca sa exercite, total sau partial, controlul ori sa efectueze cercetarea evenimentelor potrivit prevederilor legale prin orice actiune sau inactiune a conducatorului unitatii, a reprezentantului legal, a unui angajat, prepus ori a altei persoane aflate in locatiile supuse controlului, inclusiv refuzul persoanei gasite la locul de munca de a completa fisa de identificare sau de a da informatii despre evenimentul cercetat;
Concluzie
Un control ITM nu trebuie perceput ca o amenintare, ci ca o oportunitate de a verifica daca practicile din firma respecta legea. Simularea interna a unui astfel de control este o metoda eficienta pentru a preveni riscuri si sanctiuni.
Cu o buna organizare a documentelor, actualizarea Revisalului, respectarea drepturilor salariatilor si implementarea masurilor de SSM, un angajator poate trece cu bine orice verificare.
Platforme precum qPlus si Revisal Plus pot ajuta la generarea automata a documentelor, completarea dosarelor si pastrarea evidentei modificarilor in timp real, toate in conformitate cu legislatia in vigoare.
Articol redactat pe baza legislatiei aplicabile: Codul Muncii, Legea 108/1999, republicată, HG 905/2017, OG 2/2001, Legea 319/2006. Pentru interpretari specifice, se recomanda consultarea unui avocat specializat in dreptul muncii.