Regulamentul intern (RI) este un document obligatoriu pentru orice angajator care are angajati, indiferent de domeniu sau marime. Acesta stabileste normele interne care guverneaza activitatea profesionala, disciplina la locul de munca si raporturile de munca in cadrul organizatiei.
Regulamentul intern poate fi folosit in instanta in cazul unor conflicte de munca. De asemenea, este un instrument util pentru asigurarea ordinii si claritatii in relatiile dintre angajator si angajati.
Cine participa la intocmirea Regulamentului Intern? Au salariatii un cuvant de spus?
Desi angajatorul este cel care initiaza si aproba regulamentul, Codul muncii prevede ca angajatorul are obligatia legala de a consulta:
- Sindicatul reprezentativ la nivelul unitatii;
- Reprezentantii salariatilor, in lipsa unui sindicat.
Articolul 241 – Codul muncii
Regulamentul intern se intocmeste de catre angajator, cu consultarea sindicatului sau a reprezentantilor salariatilor, dupa caz.
Aceasta consultare nu inseamna acord sau vot, ci doar ca angajatorul trebuie sa ia in considerare opiniile exprimate, dar are libertatea de decizie finala. Totusi, pentru un climat organizational sanatos, este recomandabil ca angajatorul sa fie receptiv la nevoile reale ale salariatilor.
Ce obligatii are angajatorul privind Regulamentul intern?
Angajatorul are mai multe obligatii legale si administrative in legatura cu Regulamentul intern:
1. Elaborarea si adoptarea regulamentului;
2. Consultarea partenerilor sociali (sindicat sau reprezentanti);
3. Aducerea la cunostinta a angajatilor, intr-un mod dovedibil (semnatura, e-mail, platforma interna etc.);
4. Respectarea continutului Regulamentului intern;
5. Pastrarea Regulamentului intern in arhiva companiei si punerea lui la dispozitia ITM sau a instantelor, la cerere.
6. Afisarea Regulamentului Intern in sediul firmei
Articolul 243 – Codul muncii
(1) Angajatorul are obligatia de a aduce la cunostinta fiecarui salariat prevederile regulamentului intern, in prima zi de lucru, si de a face dovada indeplinirii acestei obligatii.
(2) Aducerea la cunostinta salariatilor a prevederilor regulamentului intern se poate realiza pe suport hartie sau in format electronic, cu conditia ca, in acest din urma caz, documentul sa fie accesibil salariatului si sa poata fi stocat si printat de catre acesta.
(3) Regulamentul intern isi produce efectele fata de salariat de la momentul luarii la cunostinta a acestuia.
(4) Regulamentul intern se afiseaza la sediul angajatorului.
Important! Daca angajatorul nu a adus continutul RI la cunostinta salariatilor, acesta nu este opozabil – adica nu poate fi invocat impotriva angajatului intr-un conflict de munca.
Se pot face modificari asupra Regulamentului intern? Cand intra in vigoare acestea?
Da, modificarile sunt posibile si deseori necesare, mai ales cand apar:
- Schimbari legislative;
- Schimbari in structura organizatiei;
- Necesitatea introducerii unor politici noi (ex: telemunca, lucru hibrid, protectia datelor etc.).
Procedura modificarii:
- Redactarea modificarilor de catre angajator;
- Consultarea sindicatului/reprezentantilor salariatilor;
- Aprobarea modificarii;
- Informarea angajatilor, prin modalitati verificabile;
- Data intrarii in vigoare este cea stabilita in document, dar nu poate fi anterioara datei la care salariatii au fost informati.
Daca salariatii au o solicitare, angajatorul este obligat sa o introduca in RI?
Nu, angajatorul nu este obligat legal sa introduca in RI orice solicitare. Insa, in spiritul bunei-credinte si al unui climat echilibrat, este indicat sa analizeze si sa evalueze cerintele formulate.
Exemplu:
Daca angajatii solicita includerea unei politici de lucru de acasa sau de zile libere suplimentare neplatite, angajatorul poate evalua impactul, discuta cu echipa manageriala si decide daca include aceste prevederi in RI.
Pasii pentru elaborarea unui Regulament intern
1. Analiza nevoilor companiei si a cadrului legal;
2. Redactarea draftului regulamentului (de preferat cu ajutorul unui jurist);
3. Consultarea sindicatelor/reprezentantilor salariatilor;
4. Revizuirea si aprobarea finala de catre angajator;
5. Aducerea la cunostinta a tuturor angajatilor (prin semnatura, e-mail, internet, afisaj la sediul angajatorului sau la orice punct de lucru al acestuia, etc.);
6. Aplicarea efectiva a prevederilor, incepand cu data comunicata.
Ce trebuie sa contina Regulamentul Intern?
1. Reguli privind protectia, igiena si securitatea in munca
-
Norme de comportament in caz de accident;
-
Obligatii privind echipamentul de protectie;
-
Masuri pentru prevenirea riscurilor profesionale.
2. Reguli privind respectarea principiului nediscriminarii si al inlaturarii oricarei forme de hartuire
-
Politici anti-discriminare;
-
Masuri impotriva hartuirii morale sau sexuale la locul de munca.
3. Drepturile si obligatiile angajatorului si ale salariatilor
-
Drepturi legate de programul de lucru, concedii, salarizare;
-
Obligatii privind respectarea normelor interne, loialitatea fata de companie etc.
4. Procedura de solutionare a cererilor sau a reclamatiilor individuale ale salariatilor
-
Cui se adreseaza salariatul;
-
Termene de raspuns si mod de rezolvare.
5. Reguli concrete privind disciplina muncii
-
Ce se considera abatere disciplinara;
-
Comportamente interzise (intarzieri repetate, refuzul sarcinilor etc.).
6. Abaterile disciplinare si sanctiunile aplicabile
-
Lista abaterilor (ex. intarzierea repetata, lipsa nemotivata);
-
Tipurile de sanctiuni: avertisment, reducerea salariului, desfacerea contractului etc.
7. Reguli referitoare la procedura disciplinara
-
Pasii pentru cercetarea disciplinara;
-
Dreptul la aparare al salariatului, termenele si persoanele implicate.
8. Modalitatile de aplicare a altor dispozitii legale sau contractuale specifice
-
Ex. prevederi din Contractul Colectiv de Munca aplicabil;
-
Politici interne care au caracter obligatoriu.
Articolul 242 - Codul muncii
Regulamentul intern cuprinde cel putin urmatoarele categorii de dispozitii:
a) reguli privind protectia, igiena si securitatea in munca in cadrul unitatii;
b) reguli privind respectarea principiului nediscriminarii si al inlaturarii oricarei forme de incalcare a demnitatii;
c) drepturile si obligatiile angajatorului si ale salariatilor;
d) procedura de solutionare pe cale amiabila a conflictelor individuale de munca, a cererilor sau a reclamatiilor individuale ale salariatilor;
e) reguli concrete privind disciplina muncii in unitate;
f) abaterile disciplinare si sanctiunile aplicabile;
g) reguli referitoare la procedura disciplinara;
h) modalitatile de aplicare a altor dispozitii legale sau contractuale specifice;
i) criteriile si procedurile de evaluare profesionala a salariatilor.
j) reguli referitoare la preaviz;
k) informatii cu privire la politica generala de formare a salariatilor, daca exista.
Intrebari frecvente despre Regulamentul intern
a) Regulamentul intern trebuie avizat sau aprobat de I.T.M?
Raspuns: Nu. Regulamentul Intern nu are nevoie de avizare din partea I.T.M. Inspectoratul poate verifica existenta lui in cadrul unui control, dar nu intervine in continutul sau forma acestuia
b) Poate fi contestat un Regulament intern?
Raspuns: Da. Daca un angajat, sindicatul sau reprezentantii salariaților considera ca anumite prevederi sunt ilegale, discriminatorii sau abuzive, se poate adresa instantei de judecata. Instanta poate anula acele prevederi.
c) Poate angajatorul sa sanctioneze salariatii in baza Regulamentului intern?
Raspuns: Da. Regulamentul intern este temei legal pentru aplicarea unor sanctiuni disciplinare, cum ar fi avertismentul scris, reducerea salariului, retrogradarea sau chiar desfacerea contractului de munca, in conditiile prevazute de lege.
d) Ce se intampla daca un angajat refuza sa semneze ca a luat la cunostinta Regulamentul intern?
Raspuns: Refuzul nu anuleaza obligatia de respectare a prevederilor Regulamentului intern. Angajatorul poate intocmi un proces-verbal semnat de martori sau poate demonstra ca regulamentul a fost comunicat (ex: prin e-mail, internet, afisaj). Este important ca angajatorul sa aiba dovezi obiective ca salariatul a fost informat.
e) Regulamentul Intern este acelasi lucru cu Contractul Colectiv de Munca (CCM)?
Raspuns: Nu. CCM este rezultatul unei negocieri colective intre angajator si sindicat/reprezentantii salariatilor si are o forta juridica diferita. Regulamentul intern este un document unilateral, elaborat de angajator, dar care trebuie sa respecte prevederile legii si ale eventualului CCM.
f) Cat timp trebuie pastrat Regulamentul intern?
Raspuns: Este recomandat ca Regulamentul intern sa fie pastrat pe toata durata de functionare a companiei, dar si ulterior, in arhiva, pentru cel putin 3-5 ani, in caz de litigii sau inspectii.
g) Poate Regulamentul intern sa contina reguli privind utilizarea internetului, telefonului sau in privinta vestimentatiei?
Raspuns: Da. Angajatorul poate include politici clare privind:
- Utilizarea internetului in scop profesional;
- Interdictii privind folosirea echipamentelor companiei in interes personal;
- Norme de conduita si tinuta decenta;
- Prevederi privind protectia datelor si confidentialitatea.
Regulamentul intern in cazul companiilor cu mai multe puncte de lucru
- Se aplica acelasi RI peste tot?
Regulamentul intern este unic la nivel de companie/societate și se aplică tuturor angajatilor, indiferent de locatia unde isi desfasoara activitatea (sediul social sau puncte de lucru).
- Se pot face anexe specifice pentru punctele de lucru?
Regulamentul intern poate avea anexe sau capitole separate care sa reglementeze particularitatile pentru fiecare punct de lucru, in functie de:
- Tipul de activitate desfasurat acolo;
- Programul de lucru (daca difera);
- Regulile specifice spatiului (ex: echipamente, proceduri, restrictii);
- Conditii locale (de exemplu, in cazul activitatilor desfasurate in teren sau in regim de tura).
Ce prevederi suplimentare pot fi incluse in Regulamentul intern, in functie de specificul firmei?
Pe langa prevederile obligatorii, angajatorul poate introduce in RI si alte dispozitii care raspund nevoilor proprii ale organizatiei, atata timp cat acestea nu contravin legii. Cateva exemple:
-
Politici de lucru remote / hibrid: conditiile, programul, echipamentele puse la dispozitie, procedura de raportare a activitatii.
-
Reguli privind utilizarea echipamentelor de serviciu: laptopuri, telefoane, carduri de combustibil etc.
-
Prevederi privind concediul fara plata, zilele de recuperare si orele suplimentare: cum se solicita, cine aproba, cum se compenseaza.
-
Politica privind conflictele de interese: ce se considera conflict de interese si cum trebuie raportat.
-
Reguli privind comunicarea interna: canale oficiale, mod de adresare, utilizarea e-mailului profesional.
-
Masuri de prevenire a burnout-ului sau pentru echilibrul munca–viata personala: pauze recomandate, flexibilitate.
-
Prevederi privind etica profesionala si utilizarea retelelor sociale: inclusiv in legatura cu imaginea firmei.
-
Proceduri in situatii speciale: pandemii, dezastre naturale, crize economice etc.
-
Programe de training si dezvoltare profesionala: cum se aleg participantii, conditii de participare, evaluare.
-
Reguli pentru activitati extracurriculare: participarea la teambuildinguri, evenimente organizate de firma etc.
Ce NU ar trebui sa cuprinda Regulamentul intern?
Pentru a evita conflictele de munca si sanctiunile din partea autoritatilor, anumite prevederi sunt de evitat:
Dispozitii contrare legislatiei muncii (ex: reducerea duratei concediului legal de odihna, eliminarea dreptului la pauza etc.);
Reguli discriminatorii sau care incalca demnitatea angajatilor (ex: reguli diferite pentru femei si barbati privind tinuta, interdictii nejustificate privind maternitatea etc.);
Prevederi ambigue sau interpretabile, care pot duce la abuzuri (ex: “angajatii trebuie sa aiba o conduita morala” fara definirea clara a termenului);
Masuri de control excesiv care incalca viata privata a salariatilor (ex: supraveghere video fara notificare, acces nejustificat la e-mailuri);
Introducerea de sanctiuni neprevazute in Codul muncii sau aplicarea sanctiunilor fara o procedura disciplinara corecta.