Digitalizarea evidentei raporturilor de munca a generat o intrebare frecventa in practica: daca salariatul poate utiliza extrasul din REGES in locul adeverintei de vechime eliberate de angajator.
Desi cele doua documente au legatura cu istoricul profesional al persoanei, ele nu sunt echivalente din punct de vedere juridic si nu produc aceleasi efecte. In randurile urmatoare clarificam diferentele si obligatiile legale ale angajatorului.
Ce este, in concret, extrasul din REGES Online?
Extrasul individual este un document generat pe baza datelor existente in Registrul General de Evidenta a Salariatilor (REGES Online), asa cum au fost acestea transmise de angajator.
Din punct de vedere al continutului, extrasul include, in principal:
-
elementele de identificare ale salariatului;
-
datele angajatorului;
-
datele contractului individual de munca (numar, data, durata, norma, functie conform COR, salariu);
-
jurnalul inregistrarilor in ordinea datei de consemnare in registru;
-
evidenta vechimii in specialitate raportata la ocupatia declarata.
Extrasul este generat automat pe baza datelor introduse si transmise de angajatori in sistemul informatic REGES. Informatiile incluse sunt redate in forma in care au fost raportate, fara interventii, corecturi sau interpretari suplimentare din partea aplicatiei.
Raspunderea pentru corectitudinea si autenticitatea datelor apartine in totalitate angajatorilor care le-au transmis.
Extrasul este valabil in format tiparit doar cu semnatura olografa a angajatorului sau a reprezentantului ITM.
Rolul extrasului in controlul intern
Pentru departamentele de resurse umane, extrasul poate deveni un instrument util in urmatoarele situatii:
-
verificarea corectitudinii transmiterii datelor in sistem;
-
identificarea intarzierilor in operarea modificarilor contractuale;
-
confirmarea inregistrarii suspendarilor;
-
analiza concordantei dintre actele aditionale si datele raportate.
Accesul direct al salariatului la aceste informatii presupune o crestere a nivelului de transparenta si, implicit, o expunere mai mare la potentiale sesizari in cazul unor necorelari. Din aceasta perspectiva, auditarea periodica a datelor din REGES devine o buna practica de conformare.
Adeverinta de vechime – obligatie distincta a angajatorului
Din punct de vedere legal, extrasul nu poate inlocui adeverinta de vechime.
Conform Hotararea Guvernului nr. 295/2025, angajatorul are obligatia expresa de a elibera documente care atesta activitatea desfasurata de salariat, atat pe parcursul executarii contractului, la cerere, cat si la incetarea acestuia.
La solicitarea scrisa a salariatului sau fostului salariat – eliberarea, in termen de 15 zile lucratoare, a copiilor certificate ale documentelor din dosarul personal.
Art. 8 alin. (4) – HG 295/2026
”La solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligati sa ii elibereze acestuia copii ale documentelor existente in dosarul personal, in termen de 15 zile lucratoare de la data solicitarii.”
La incetarea contractului individual de munca – emiterea, fara a fi necesara o solicitare:
-
a adeverintei de vechime (care atesta durata activitatii, functia, salariul, vechimea in munca si in specialitate);
-
a extrasului din registru, semnat si certificat conform legii.
Art. 8 alin. (6) – HG 295/2026
”La incetarea activitatii salariatului, angajatorii au obligatia sa ii elibereze acestuia o adeverinta care sa ateste activitatea desfasurata, durata activitatii, salariul, vechimea in munca si in specialitate, precum si un extras din Registru, certificat prin semnatură, in conditiile legii.”
La cerere – emiterea unei adeverinte complete in termen de maximum 15 zile lucratoare.
Art. 8 alin. (7) – HG 295/2026
”La solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligati sa ii elibereze acestuia o adeverinta care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii, salariul, vechimea in munca si in specialitate, astfel cum rezulta din Registru si din dosarul personal, in termen de cel mult 15 zile lucratoare de la data solicitarii.”
Adeverinta de vechime are o functie probatorie extinsa si este documentul recunoscut in relatia cu alte autoritati sau angajatori, inclusiv pentru stabilirea drepturilor de pensie, acordarea indemnizatiei de somaj sau participarea la proceduri de recrutare in sectorul public.
Platforma oficiala REGES Online nu genereaza adeverinta de vechime
Este important de mentionat, ca platforma oficiala REGES Online nu genereaza, in mod automat, adeverinta de vechime pentru salariati sau angajatori, asa cum se intampla cu documente de tip Extras contract / Extras salariat (extrasele generate pe baza datelor raportate in registru).
Cu alte cuvinte, chiar daca salariatul poate obtine (sau primi) un extras din REGES, adeverinta de vechime ramane un document distinct, care trebuie emis individual de angajator, conform obligatiilor legale privind eliberarea documentelor ce atesta activitatea desfasurata.
In practica, adeverinta de vechime este un document destul de complex, mai ales pentru contractele cu vechime mare, unde au existat numeroase schimbari pe parcurs: modificari de norma, salariu sau functie, perioade de suspendare (inclusiv CFP), absente nemotivate, detasari etc.
De aceea, intocmirea manuala necesita atentie sporita si verificari minutioase, pentru ca perioadele care influenteaza vechimea trebuie reflectate corect, astfel incat documentul sa fie sustenabil la orice verificare
Solutii software pentru automatizarea generarii adeverintei de vechime
Pentru angajatorii care vor sa reduca timpul de lucru si riscul de erori, exista solutii software care automatizeaza generarea adeverintei de vechime pe baza datelor din registru, de exemplu:
-
aplicatie desktop care citeste informatiile din REGES Online si genereaza automat documente si rapoarte HR;
-
genereaza automat adeverinta de vechime, pe baza datelor existente in registru;
-
completeaza automat tabelul cu mutatiile intervenite pe durata contractului (modificari, suspendari, detasari etc.), folosind datele disponibile in registrul firmei;
-
calculeaza automat vechimea in munca si preia perioadele de CFP si absente nemotivate inregistrate, pe care le scade din perioada de vechime, conform evidentelor din registru.
Incearca generarea adeverintei de vechime din Reges Plus: regesplus.ro
-
platforma HR online care include si zona operationala (operatiuni in registrul firmei), cu transmitere in REGES Online prin API;
-
include functionalitati extinse, intre care si generarea automata a adeverintei de vechime, cu preluarea mutatiilor intervenite si calcularea vechimii in munca tinand cont de perioadele relevante (suspendari, CFP, absente nemotivate etc.), in masura in care acestea sunt operate corect in evidenta.
Incearca generarea adeverintei de vechime din qPlus: qplus.ro
Implicatii practice pentru procedurile de incetare a raporturilor de munca
Pentru specialistii in resurse umane, distinctia dintre cele doua documente, extrasul REGES și adeverinta de vechime, trebuie transpusa clar in procedurile interne.
Lista de verificare aferenta incetarii contractului ar trebui sa includa in mod expres:
-
generarea si arhivarea extrasului din REGES;
-
intocmirea si semnarea adeverintei de vechime;
-
transmiterea documentelor catre salariat in termenul prevazut de lege;
-
pastrarea dovezii comunicarii.
Simpla punere la dispozitie a extrasului din REGES nu acopera obligatia legala privind eliberarea adeverintei de vechime si poate atrage riscuri de sanctionare in cazul unui control al ITM.
Concluzie
Extrasul din REGES si adeverinta de vechime sunt doua documente distincte, cu roluri diferite.
Primul reflecta datele raportate in sistemul electronic, in timp ce al doilea reprezinta actul oficial prin care angajatorul certifica, in mod complet, activitatea profesionala a salariatului. Din acest motiv, extrasul nu poate inlocui adeverinta de vechime, iar angajatorul are obligatia legala de a le emite pe ambele in situatiile prevazute de lege.