Potrivit legislatiei muncii in vigoare, angajatorii au obligatia de a tine o evidenta clara si detaliata a programului de lucru efectuat de fiecare salariat. Acest lucru este reglementat de Codul muncii, care stabileste atat cadrul general, cat si consecintele nerespectarii acestei obligatii.
Ce spune Codul muncii despre evidenta timpului de lucru
Conform articolului 119 din Codul muncii, angajatorul trebuie sa tina la locul de munca o evidenta zilnica a timpului de lucru prestat de fiecare angajat. Mai exact, se mentioneaza ca trebuie inregistrate ora la care incepe activitatea si ora la care aceasta se incheie in fiecare zi.
Articolul 119
(1) Angajatorul are obligatia de a tine la locul de munca definit potrivit art. 161 evidenta orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidentierea orelor de incepere si de sfarsit ale programului de lucru, si de a supune controlului inspectorilor de munca aceasta evidenta, ori de cate ori se solicita acest lucru.
Evidenta orelor de munca pentru salariatii mobili si cei care isi desfasoara activitatea la domiciliu
Salariatii mobili
Sunt acei angajati care, prin natura muncii lor, nu isi desfasoara activitatea intr-un loc fix – de exemplu, agentii de vanzari, curierii etc.
-
Pentru acesti salariati, evidenta orelor de lucru nu se face la sediul angajatorului, ci in mod flexibil, conform unei intelegeri scrise (de regula in contractul individual de munca sau intr-un act aditional).
-
Evidenta poate fi realizata prin:
- rapoarte zilnice/saptamanale;
- aplicatii mobile de pontaj;
- GPS, softuri specializate, e-mailuri cu ore de lucru;
- sau alte forme convenite intre angajator si salariat.
Salariatii care lucreaza de la domiciliu
Acestia isi desfasoara activitatea de acasa, in mod regulat, conform unui contract specific de munca la domiciliu sau in baza unor clauze speciale in contractul de munca.
-
Si in acest caz, angajatorul are obligatia legala de a tine evidenta orelor de lucru.
-
Insa, modalitatea de pontaj se stabileste de comun acord, printr-un acord scris – de exemplu:
- raport transmis zilnic sau saptamanal;
- pontaj completat intr-o platforma online;
- semnarea unei foi electronice de pontaj;
- confirmare prin e-mail etc.
Art. 119
”(2) Pentru salariatii mobili si salariatii care desfasoara munca la domiciliu, angajatorul tine evidenta orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat in conditiile stabilite cu salariatii prin acord scris, in functie de activitatea specifica desfasurata de catre acestia.”
Aspecte esentiale:
Legea nu impune un model standard de pontaj pentru acesti angajati, dar obliga angajatorul sa detina o evidenta clara si verificabila.
Angajatorul nu poate evita aceasta obligatie, chiar daca angajatul lucreaza in afara sediului.
Dovada controlului timpului de munca este importanta nu doar pentru inspectorii de munca, ci si in cazuri de conflicte de munca, plata orelor suplimentare, accidente de munca etc.
Recomandari practice pentru angajatori:
-
Incheierea unui act aditional sau acord scris, in care sa se specifice:
-
modul concret de monitorizare a timpului de lucru;
-
obligatiile ambelor parti (angajator – salariat);
-
frecventa si forma raportarilor.
-
-
Alegerea unei solutii digitale (pontaj electronic, aplicatii mobile) adaptate tipului de activitate.
Aceasta evidenta trebuie sa fie disponibila oricand pentru a fi prezentata inspectorilor de munca, in cazul unui control.
Nerespectarea acestei obligatii este considerata contraventie si poate fi sanctionata cu o amenda intre 1.500 si 3.000 de lei.
Art. 260 - Codul muncii
m) incalcarea de catre angajator a obligatiei prevazute la art. 27 si 119, cu amenda de la 1.500 lei la 3.000 lei;
Condica de prezenta – este obligatorie?
Legea nu impune o anumita forma in care trebuie sa fie pastrata aceasta evidenta. Din acest motiv, angajatorii pot alege metoda care li se potriveste cel mai bine, cu conditia sa respecte principiul transparentei si sa poata demonstra clar programul de lucru al angajatilor.
Cele mai utilizate metode sunt:
Condica de prezenta tiparita, completata zilnic de catre angajati sau de catre o persoana desemnata;
Foaia de pontaj;
Sisteme electronice de pontaj (cartele magnetice, amprenta, badge-uri, softuri specializate).
Nu exista in prezent o obligatie legala expresa privind semnatura olografa a salariatului pe condica. Cu toate acestea, multe companii o solicita din motive de precautie si pentru a avea o dovada suplimentara in cazul unui conflict sau litigiu de munca.
Obligatie legala vs. masura prudenta
Este esential sa facem diferenta intre ceea ce este prevazut in mod expres de lege si ceea ce tine de o practica administrativa recomandata.
Obligatia legala consta in tinerea evidentei timpului de lucru, cu precizarea exacta a orei de inceput si sfarsit a activitatii, zilnic, pentru fiecare salariat. Aceasta obligatie este minimul cerut de legislatie.
Masura prudenta este, de exemplu, solicitarea semnaturii olografe pe condica sau implementarea unui sistem automat de pontaj care genereaza rapoarte clare si usor de verificat. Acestea nu sunt impuse, dar sunt utile in gestionarea riscurilor si in cazul unui control sau litigiu.
Solutii practice pentru angajatori
Pentru a respecta cerintele legale si a avea un sistem eficient de evidenta a timpului de lucru, angajatorii pot opta pentru:
-
Documente tiparite, cum ar fi condici de prezenta standard, disponibile in comert, care sunt completate manual si semnate (acolo unde se doreste);
-
Sisteme de pontaj digital, care permit inregistrarea automata a intrarilor si iesirilor, reducand erorile si oferind un istoric complet al prezentei;
-
Aplicatii software, care pot fi personalizate in functie de specificul activitatii si ofera rapoarte detaliate privind orele lucrate, absentele, concediile etc.
Desi Codul muncii nu obliga angajatorii sa foloseasca o anumita metoda sau sa obtina semnaturi olografe ale angajatilor, este esential ca orice metoda folosita sa asigure trasabilitatea si acuratetea orelor de lucru.
Recomandarea pentru angajatori este sa aleaga o solutie adaptata specificului activitatii lor, care sa respecte prevederile legale si sa le permita o buna gestionare a resurselor umane, precum si o protectie in eventualitatea unor controale sau litigii de munca.