In activitatea de zi cu zi, pot aparea situatii in care angajatorul are nevoie sa distribuie alte sarcini, sa reorganizeze activitatea unui departament sau sa stabileasca noi responsabilitati pentru anumite posturi. In astfel de cazuri, una dintre primele intrebari este daca fisa postului poate fi actualizata fara acordul salariatului.
O alta situatie, la fel de frecventa, apare atunci cand salariatului i se cere sa faca ceva ce nu este prevazut in fisa postului. Poate refuza? Este obligat sa execute dispozitia superiorului ierarhic? Dar daca sarcinile noi nu au nicio legatura cu activitatea pentru care a fost angajat?
Pentru a raspunde corect, trebuie analizate atat drepturile angajatorului privind organizarea activitatii, cat si limitele in care pot fi stabilite sau modificate atributiile unui salariat.
1. Fisa postului stabileste ce activitati trebuie sa desfasoare salariatul
Fisa postului nu este doar un document care se semneaza la angajare si se pastreaza in dosarul personal. Aceasta descrie activitatile pe care salariatul urmeaza sa le desfasoare, responsabilitatile pe care le are si rolul sau in cadrul organizatiei.
Potrivit art. 17 alin. (3) lit. d) din Codul muncii, angajatorul trebuie sa informeze persoana selectata in vederea angajarii cu privire la functia/ocupatia conform Clasificarii ocupatiilor din Romania si la fisa postului, cu specificarea atributiilor.
Totodata, art. 39 alin. (2) lit. a) din Codul muncii prevede obligatia salariatului de a indeplini atributiile care ii revin conform fisei postului.
In acelasi timp, art. 40 alin. (1) lit. b) din Codul muncii ii recunoaste angajatorului dreptul de a stabili atributiile corespunzatoare fiecarui salariat, cu respectarea dispozitiilor legale.
Asadar, angajatorul poate organiza activitatea, poate repartiza sarcini si poate adapta modul de lucru la nevoile societatii. Acest drept nu ii permite insa sa schimbe in mod nelimitat activitatea pentru care salariatul a fost incadrat.
Despre rolul fisei postului, elementele obligatorii si modul corect de redactare am scris pe larg intr-o analiza anterioara: Fisa Postului
2. In ce conditii poate fi actualizata fisa postului fara acordul salariatului?
Nu orice schimbare a atributiilor inseamna automat modificarea contractului individual de munca. Pentru a stabili daca este necesar acordul salariatului, trebuie analizat ce se modifica efectiv si daca noile responsabilitati raman in limitele functiei ocupate.
De exemplu, angajatorul poate avea nevoie sa detalieze o procedura, sa introduca verificari suplimentare sau sa precizeze mai clar responsabilitatile pe care salariatul le are deja in activitatea sa. Daca aceste schimbari sunt compatibile cu functia ocupata si nu modifica elementele esentiale ale raportului de munca, ele pot reprezenta o adaptare a modului de desfasurare a activitatii.
Situatia este diferita atunci cand noile atributii schimba substantial natura muncii. Daca salariatului i se solicita sa desfasoare, in fapt, o alta activitate profesionala, nu mai discutam doar despre o simpla actualizare a fisei postului.
Art. 41 din Codul muncii stabileste ca modificarea contractului individual de munca se realizeaza, ca regula, prin acordul partilor. Printre elementele care nu pot fi modificate unilateral, in afara exceptiilor prevazute de lege, se afla si felul muncii.
De asemenea, art. 17 alin. (5) din Codul muncii reglementeaza obligatia incheierii unui act aditional anterior producerii modificarii, atunci cand sunt modificate elementele contractuale prevazute la alin. (3), cu exceptiile legale aplicabile.
Prin urmare, simplul fapt ca angajatorul intocmeste o noua fisa a postului nu inseamna ca poate introduce orice responsabilitate. Conteaza continutul modificarilor si efectul acestora asupra activitatii salariatului.
3. Salariatului i se cere sa faca ceva ce nu apare in fisa postului. Poate refuza?
Raspunsul depinde de sarcina solicitata. Nu orice activitate care nu este mentionata expres in fisa postului poate fi refuzata, dar nici orice dispozitie a superiorului ierarhic nu devine obligatorie doar pentru ca a fost comunicata de angajator.
Sa analizam cateva situatii concrete.
Situatia 1: Sarcina suplimentara are legatura cu functia ocupata
Un specialist in resurse umane are ca principale responsabilitati intocmirea documentelor de personal, gestionarea dosarelor salariatilor si pregatirea diferitelor situatii solicitate de conducere.
La un moment dat, angajatorul ii cere sa centralizeze informatii privind concediile de odihna sau sa verifice anumite date inainte de transmiterea documentelor.
Chiar daca aceasta activitate nu este descrisa exact in fisa postului, ea poate fi o sarcina conexa activitatii de resurse umane. In functie de circumstante, solicitarea poate intra in sfera atributiilor pe care angajatorul le poate stabili in mod legal.
Situatia 2: Salariatului i se atribuie activitati specifice unei alte functii
Un angajat ocupa un post administrativ, dar i se solicita sa preia in mod constant activitati specifice unui lucrator comercial sau unui gestionar, fara ca acestea sa aiba o legatura reala cu functia sa.
In acest caz, trebuie verificat daca solicitarea reprezinta doar o sarcina ocazionala si compatibila cu postul sau daca salariatul ajunge sa exercite o alta activitate profesionala.
Daca atributiile noi schimba efectiv felul muncii, angajatorul nu poate justifica aceasta schimbare exclusiv prin dreptul de a organiza activitatea. In lipsa unei exceptii legale, este necesar acordul partilor pentru modificarea corespunzatoare a contractului individual de munca.
Situatia 3: Salariatului i se solicita sa ajute temporar un alt departament
Sa presupunem ca un angajat din departamentul administrativ este rugat sa sprijine, pentru o perioada scurta, centralizarea unor documente necesare unei raportari interne.
Daca sarcina este compatibila cu pregatirea si atributiile sale, solicitarea poate fi justificata de nevoile organizatorice ale angajatorului.
Totusi, caracterul temporar al activitatii nu este suficient, prin el insusi, pentru a face legala orice dispozitie. Daca sarcina presupune schimbarea felului muncii, necesita o calificare sau o autorizare pe care salariatul nu o detine ori implica riscuri pentru care nu a fost instruit, situatia trebuie analizata separat.
Ce trebuie retinut?
Pentru a stabili daca salariatul este obligat sa execute o sarcina care nu apare in fisa postului, nu este suficient sa verificam daca aceasta este mentionata textual in document. Trebuie analizate natura activitatii, legatura cu functia ocupata, caracterul solicitarii si respectarea conditiilor legale.
4. Formularea „alte sarcini dispuse de superiorul ierarhic” permite atribuirea oricaror activitati?
Multe fise de post includ o prevedere generala potrivit careia salariatul indeplineste si alte sarcini stabilite de superiorul ierarhic sau de conducerea societatii. O astfel de formulare poate fi utila pentru situatiile in care apar activitati conexe, sarcini suplimentare ori necesitati organizatorice care nu pot fi descrise exhaustiv in fisa postului.
Cu toate acestea, formularea nu trebuie interpretata ca un drept nelimitat al angajatorului de a schimba activitatea salariatului.
De exemplu, includerea acestei mentiuni in fisa postului unui contabil nu inseamna ca angajatorul poate sa ii atribuie permanent activitati specifice unui sofer sau unui lucrator din depozit, daca prin aceasta se schimba in fapt felul muncii.
De asemenea, o asemenea prevedere nu inlatura obligatiile privind pregatirea profesionala, autorizarile necesare, securitatea si sanatatea in munca sau respectarea timpului de munca.
Pentru a reduce riscul unor interpretari diferite, este recomandat ca atributiile principale sa fie descrise clar, iar formularile generale sa fie utilizate ca element complementar, nu ca inlocuitor al unei fise a postului bine definite.
5. Cand se considera ca noile atributii schimba felul muncii?
Una dintre cele mai importante distinctii este cea dintre modificarea unor sarcini in cadrul aceleiasi functii si schimbarea activitatii profesionale pentru care salariatul a fost angajat.
De exemplu, daca un salariat are o functie administrativa, iar angajatorul ii solicita sa preia permanent atributii specifice unei alte ocupatii, trebuie analizat daca aceasta schimbare afecteaza felul muncii.
Nu este suficient sa ne raportam doar la denumirea postului sau la faptul ca noua sarcina apare intr-o fisa a postului actualizata. Trebuie avute in vedere activitatile efectiv desfasurate, responsabilitatile, nivelul de calificare necesar si caracterul schimbarilor.
Daca se constata ca, in realitate, se modifica felul muncii, se aplica regulile art. 41 din Codul muncii. In aceasta situatie, angajatorul trebuie sa respecte cerintele legale privind modificarea contractului individual de munca, inclusiv obtinerea acordului salariatului, atunci cand legea nu prevede o exceptie.
In functie de situatia concreta, poate fi necesara incheierea unui act aditional si actualizarea documentelor aferente postului.
6. Poate fi sanctionat disciplinar salariatul care refuza o sarcina noua?
Refuzul unei sarcini nu reprezinta automat o abatere disciplinara, dupa cum nici faptul ca sarcina nu apare in fisa postului nu justifica automat refuzul.
Potrivit art. 40 alin. (1) lit. c) din Codul muncii, angajatorul poate da dispozitii obligatorii pentru salariat, sub rezerva legalitatii lor.
Daca dispozitia este legala, are legatura cu functia ocupata si se incadreaza in obligatiile de serviciu, refuzul nejustificat poate ridica probleme din perspectiva disciplinei muncii.
In schimb, daca solicitarea presupune o modificare nelegala a felului muncii sau incalca alte dispozitii legale, refuzul trebuie analizat in raport cu circumstantele concrete. Angajatorul nu poate considera automat ca orice refuz reprezinta o abatere disciplinara.
Inainte de a lua o masura disciplinara, este important sa se stabileasca ce sarcina a fost solicitata, daca aceasta era legala, ce obligatii avea salariatul si in ce imprejurari a avut loc refuzul.
In cazul unui dezacord, clarificarea in scris a sarcinii si a motivelor solicitarii poate contribui la evitarea unor conflicte si la stabilirea corecta a responsabilitatilor fiecarei parti.
In aplicatia Reges Plus ai la dispozitie modele de fise de post pentru diverse functii, care pot fi generate automat, precompletate cu datele contractelor si ale salariatilor preluate din Reges. Astfel, actualizarea fiselor de post devine mai rapida și mai usor de documentat corect.
7. Ce ar trebui sa verifice angajatorul inainte de a modifica fisa postului?
Inainte de a introduce noi responsabilitati, angajatorul ar trebui sa analizeze cateva aspecte esentiale:
-
Daca noile sarcini au legatura cu functia ocupata si cu activitatea pentru care a fost angajat salariatul.
-
Daca modificarile reprezinta o detaliere a atributiilor existente sau schimba substantial natura muncii.
-
Daca activitatile solicitate presupun o anumita calificare, autorizare, instruire sau masuri suplimentare de securitate si sanatate in munca.
-
Daca sunt afectate elemente ale contractului individual de munca si daca este necesar un act aditional.
-
Daca fisa postului actualizata descrie clar responsabilitatile si este comunicata salariatului.
O analiza facuta inainte de modificarea documentelor poate preveni neintelegerile si poate ajuta angajatorul sa pastreze o delimitare clara intre atributiile postului si activitatile care ar presupune o schimbare a felului muncii.
Concluzie
Fisa postului poate fi adaptata atunci cand activitatea societatii o impune, insa modificarile trebuie sa respecte limitele functiei ocupate si prevederile contractului individual de munca.
Salariatul nu poate refuza automat o sarcina doar pentru ca aceasta nu este mentionata in mod expres in fisa postului. Daca activitatea este legata de functia sa si reprezinta o solicitare legala, aceasta poate intra in sfera atributiilor de serviciu.
Pe de alta parte, angajatorul nu poate folosi formulari generale precum „alte sarcini dispuse de superiorul ierarhic” pentru a schimba in mod unilateral natura muncii.
Elementul decisiv este continutul real al sarcinilor solicitate: daca acestea se incadreaza in activitatea functiei ocupate sau daca presupun, in fapt, modificarea felului muncii. In cea de-a doua situatie, trebuie respectate regulile legale privind modificarea contractului individual de munca.