Am solicitat o clarificare din partea Inspectiei Muncii si a unui Inspectorat Teritorial de Munca cu privire la o situatie frecvent intalnita in practica: cazul unei societati care are mai multe puncte de lucru, dintre care unele detin CIF distinct. Este necesar un registru REGES Online separat pentru fiecare punct de lucru? Si ce se intampla cu salariatii care se muta de la sediul social la un astfel de punct de lucru?
Raspunsurile primite aduc cateva clarificari importante.
In cazul in care angajatorul are sedii secundare, sucursale, agentii, reprezentante sau alte unitati fara personalitate juridica si deleaga competenta de completare si transmitere a datelor in REGES Online, accesul la registrul aferent punctului de lucru se realizeaza potrivit pct. 16 din Ordinul nr. 1107/2025, pe baza documentelor justificative solicitate.
Asadar, simplul fapt ca un punct de lucru are un CIF distinct nu trebuie privit izolat. Trebuie analizata si situatia juridica si organizatorica a respectivei unitati, inclusiv daca exista delegare de competenta pentru gestionarea contractelor si pentru completarea si transmiterea datelor in REGES Online.
CIF-ul distinct al punctului de lucru inseamna automat un registru separat?
Din raspunsurile primite rezulta ca nu ar trebui sa consideram CIF-ul distinct ca fiind, in sine, criteriul care determina existenta unui registru separat.
Potrivit art. 3 alin. (3) din HG nr. 295/2025, in cazul angajatorilor care au sedii secundare, sucursale, agentii, reprezentante sau alte unitati fara personalitate juridica, acestea pot avea competente privind completarea si transmiterea datelor in Registru, daca sunt indeplinite conditiile prevazute de legislatia in vigoare.
In acest context, pentru unitatile fara personalitate juridica trebuie analizate, in principal, urmatoarele aspecte:
-
daca unitatea a primit delegare de competenta pentru incheierea, modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca;
-
daca unitatea a primit delegare de competenta pentru completarea si transmiterea datelor in REGES Online.
Prin urmare, atunci cand analizam situatia unui punct de lucru cu CIF distinct, nu este suficient sa ne uitam doar la existenta CIF-ului. Trebuie sa verificam cum este organizata si delegata competenta de gestionare a salariatilor.
Cum se obtine accesul la registrul punctului de lucru?
Daca sunt indeplinite conditiile pentru gestionarea distincta a registrului, accesul se realizeaza potrivit pct. 16 din Ordinul nr. 1107/2025, prin incarcarea in portal a documentelor justificative necesare.
Asadar, accesul la registrul punctului de lucru nu se obtine pur si simplu pentru ca acesta are un CIF distinct. Trebuie sa existe documentele care justifica situatia juridica si, dupa caz, delegarea competentelor.
Salariatul isi schimba locul de munca de la sediul social la un punct de lucru al firmei
O alta situatie care poate genera neclaritati apare atunci cand societatea are mai multe puncte de lucru, iar unele dintre acestea sunt inregistrate cu CIF distinct.
Un exemplu practic
Societatea X are sediul social in Iasi si un punct de lucru in Suceava. Un salariat are contractul gestionat in registrul sediului social din Iasi, iar in CIM locul muncii este stabilit tot la sediul social.
Incepand cu 1 septembrie, salariatul urmeaza sa isi desfasoare activitatea permanent la punctul de lucru din Suceava.
-
Daca punctul de lucru are o gestiune distincta a registrului, realizata in baza competentelor delegate de angajator, schimbarea poate fi operata in REGES Online prin accesarea meniului Decizii → Mutare → Schimbare loc, astfel incat contractul sa fie gestionat in continuare de aceeasi societate, dar in gestiunea unitatii corespunzatoare noului loc de munca.
-
Daca in schimb, punctul de lucru la care salariatul urmeaza sa isi desfasoare activitatea de la 1 septembrie, NU are o gestiune distincta a registrului realizata in baza competentelor delegate de angajator, in Reges Online, se va efectua doar modificarea locului de munca pe contractul respectiv, prin accesarea meniului Contracte → Modificare din Reges.
Asadar, nu avem un nou contract de munca si nici schimbarea angajatorului. Avem acelasi angajator, acelasi contract individual de munca, dar un nou loc de munca si, dupa caz, o schimbare a gestiunii contractului in REGES Online.
Important: simplul fapt ca un punct de lucru are un CIF distinct nu inseamna automat ca acesta are si un registru REGES distinct.
Pentru ca o unitate fara personalitate juridica sa gestioneze propriul registru, este necesar ca angajatorul sa ii fi delegat competentele necesare pentru gestionarea registrului, respectiv competentele privind incheierea, modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca, precum si competenta de completare si transmitere a datelor in Registru.
Prin urmare, inainte de a opera in REGES Online o schimbare a locului de munca de la sediul social catre un punct de lucru, trebuie verificat cum este organizata gestiunea registrului pentru respectiva unitate..
Concluzie
CIF-ul distinct al unui punct de lucru nu trebuie privit, in sine, ca singurul criteriu pentru stabilirea existentei unui registru separat. Pentru unitatile fara personalitate juridica este esentiala delegarea competentelor privind gestionarea contractelor si completarea/transmiterea datelor in REGES Online.
In cazul delegarii competentei de completare si transmitere a datelor in Registru, accesul la registrul punctului de lucru se realizeaza potrivit pct. 16 din Ordinul nr. 1107/2025.
Daca un salariat trece de la sediul social la un punct de lucru, dar ramane in cadrul aceluiasi angajator, in REGES Online exista optiunea „Schimbare loc”.
Operatiunile din REGES Online trebuie sa fie sustinute de documentele justificative corespunzatoare si sa reflecte situatia reala a raportului de munca.