Incetarea unui contract individual de munca presupune indeplinirea mai multor obligatii de catre angajator, inclusiv in ceea ce priveste documentele care trebuie eliberate salariatului.
De multe ori apare intrebarea: ce documente trebuie sa primeasca salariatul atunci cand inceteaza contractul de munca? Dar daca, dupa incetare, fostul salariat solicita copii dupa documentele din dosarul personal, in cat timp trebuie angajatorul sa i le elibereze?
H.G. nr. 295/2025 privind REGES-ONLINE stabileste reguli clare atat cu privire la documentele care trebuie eliberate la incetarea activitatii, cat si cu privire la accesul salariatului sau fostului salariat la documentele existente in dosarul personal.
Ce documente trebuie eliberate la incetarea contractului individual de munca?
Potrivit art. 8 alin. (6) din H.G. nr. 295/2025, la incetarea activitatii salariatului, angajatorul are obligatia sa ii elibereze:
-
o adeverinta care sa ateste activitatea desfasurata;
-
durata activitatii;
-
salariul;
-
vechimea in munca si in specialitate;
-
un extras din Registru, certificat prin semnatura, in conditiile legii.
Aceste documente trebuie eliberate la incetarea activitatii, fara ca salariatul sa fie nevoit sa formuleze o solicitare separata.
Se emite si o decizie de incetare a contractului?
In functie de modalitatea de incetare a contractului individual de munca, angajatorul intocmeste documentele necesare pentru constatarea sau dispunerea incetarii.
De exemplu, in cazul demisiei, angajatorul emite o decizie de incetare prin care constata incetarea CIM, iar in cazul incetarii prin acordul partilor se poate emite, de asemenea, o decizie prin care se constata incetarea contractului.
In cazul incetarii de drept, angajatorul emite documentul prin care constata incetarea, in conditiile prevazute de Codul muncii.
Decizia de incetare este un document care trebuie pastrat in dosarul personal. Prin urmare, chiar daca aceasta nu este enumerata distinct la art. 8 alin. (6) printre documentele care se elibereaza obligatoriu la incetarea activitatii, fostul salariat poate solicita ulterior o copie a acesteia, in baza art. 8 alin. (4) din H.G. nr. 295/2025.
Ce se intampla daca fostul salariat solicita ulterior documente din dosarul personal?
Potrivit art. 8 alin. (4) din H.G. nr. 295/2025, la solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorul este obligat sa ii elibereze copii ale documentelor existente in dosarul personal.
Termenul este de 15 zile lucratoare de la data solicitarii.
Potrivit alin. (5), documentele se elibereaza in copie certificata pentru conformitate cu originalul de catre reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana imputernicita de acesta.
Prin urmare, un fost salariat poate solicita, de exemplu, copii dupa:
-
contractul individual de munca;
-
actele aditionale;
-
decizia de incetare a CIM;
-
documentele privind modificarile contractului;
-
documentele privind suspendarea contractului;
-
actele de studii si certificatele de calificare existente in dosar;
-
alte documente existente in dosarul personal.
In practica, solutionarea unei solicitari venite de la un salariat sau fost salariat este mai usoara atunci cand documentele sale sunt organizate si pot fi identificate rapid. Un exemplu este qPlus, o solutie online pentru administrarea activitatii HR, care pune la dispozitie un modul dedicat dosarului de personal. Acesta permite reunirea documentelor generate in aplicatie cu cele incarcate separat, precum contracte semnate, acte aditionale, diplome sau adeverinte.
Tot din qPlus pot fi generate adeverinte de vechime in mod automat si extrase REGES, utile atat la incetarea contractului, cat si pentru solicitarile ulterioare ale fostului salariat. Organizarea documentelor si pregatirea celor care trebuie eliberate devin astfel parte din acelasi proces de lucru.
Cum trebuie pastrate dosarele personale?
Potrivit art. 8 alin. (8) din H.G. nr. 295/2025, dosarele personale trebuie pastrate in conditii care sa asigure securitatea datelor si respectarea prevederilor legale privind protectia datelor cu caracter personal, precum si a prevederilor art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991 referitoare la statele de plata.
Angajatorii raspund pentru asigurarea acestor conditii si pentru eventualele prejudicii produse salariatului sau oricarei alte persoane fizice sau juridice prin incalcarea acestor obligatii.
Acest aspect este important inclusiv dupa incetarea contractului individual de munca. Faptul ca o persoana nu mai are calitatea de salariat nu inseamna ca documentele din dosarul sau personal pot fi eliminate sau puse la dispozitia oricarei persoane. Acestea trebuie pastrate si gestionate in conditii de securitate, cu respectarea obligatiilor privind protectia datelor.
Concluzie
La incetarea contractului individual de munca, angajatorul trebuie sa se asigure ca salariatului ii sunt eliberate documentele prevazute de art. 8 alin. (6) din H.G. nr. 295/2025: adeverinta privind activitatea, durata activitatii, salariul, vechimea in munca si in specialitate, precum si extrasul din Registru certificat prin semnatura.
In acelasi timp, documentele aferente incetarii, inclusiv decizia de incetare, dupa caz, trebuie pastrate in dosarul personal. Daca ulterior fostul salariat solicita in scris copii ale documentelor existente in dosarul sau personal, angajatorul are obligatia sa le elibereze in termen de 15 zile lucratoare, in copie certificata pentru conformitate cu originalul.
Prin urmare, obligatia angajatorului nu se limiteaza la momentul incetarii contractului. Dosarul personal trebuie pastrat in conditii corespunzatoare, iar solicitarile ulterioare ale fostului salariat trebuie solutionate in termenul prevazut de legislatia in vigoare.