Absentele nemotivate ale salariatilor genereaza frecvent intrebari in practica, in special cu privire la momentul in care contractul individual de munca se suspenda, numarul de absente necesar pentru suspendare si termenul in care suspendarea trebuie transmisa in REGES Online.
O alta situatie care poate crea dificultati este cea in care salariatul lipseste de la serviciu, absentele sunt initial considerate nemotivate, iar ulterior acesta prezinta un certificat de concediu medical care acopera perioada respectiva.
Pentru a stabili corect modul de lucru, trebuie avute in vedere atat prevederile Codului muncii, cat si regulile stabilite la nivelul angajatorului.
Cand se suspenda contractul pentru absente nemotivate?
Potrivit art. 51 alin. (2) din Codul muncii:
„Contractul individual de munca poate fi suspendat in situatia absentelor nemotivate ale salariatului, in conditiile stabilite prin contractul colectiv de munca aplicabil, contractul individual de munca, precum si prin regulamentul intern.”
Prin urmare, Codul muncii nu stabileste un numar fix de absente dupa care contractul individual de munca se suspenda.
Conditiile in care intervine suspendarea trebuie stabilite la nivelul angajatorului, prin:
-
contractul colectiv de munca aplicabil;
-
contractul individual de munca;
-
regulamentul intern.
De exemplu, daca regulamentul intern stabileste ca, in cazul absentelor nemotivate, contractul individual de munca se suspenda incepand cu prima zi de absenta nemotivata, atunci suspendarea va interveni de la prima zi.
Daca regulamentele sau contractele aplicabile stabilesc ca suspendarea intervine dupa un anumit numar de zile de absenta nemotivata, se va aplica regula respectiva.
Prin urmare, nu exista o regula generala potrivit careia contractul se suspenda dupa 1, 3 sau 5 zile de absenta. Trebuie verificata regula stabilita pentru acel angajator.
Este obligatorie suspendarea contractului?
Atunci cand conditiile stabilite prin regulamentul intern, contractul individual de munca sau contractul colectiv de munca aplicabil sunt indeplinite, suspendarea contractului trebuie efectuata conform regulii stabilite de angajator.
Formularea „poate fi suspendat” din art. 51 alin. (2) nu trebuie interpretata in sensul ca, odata stabilite conditiile de suspendare, angajatorul poate alege in mod discretionar daca aplica sau nu suspendarea.
Practic, daca regulamentul intern prevede ca, in anumite conditii, absentele nemotivate determina suspendarea CIM, iar situatia concreta se incadreaza in acele conditii, angajatorul trebuie sa opereze suspendarea.
De aceea, este foarte important ca regulamentul intern si celelalte documente aplicabile sa prevada clar cand si in ce conditii se suspenda CIM pentru absente nemotivate.
Exemplu: salariatul lipseste mai multe zile
Sa presupunem ca regulamentul intern al societatii prevede ca, in cazul absentelor nemotivate, contractul individual de munca se suspenda incepand cu prima zi de absenta.
Salariatul nu se prezinta la serviciu in zilele de 10, 11 si 12 septembrie si nu prezinta, la acel moment, niciun document care sa justifice absenta.
In aceasta situatie, daca nu exista un alt motiv justificat pentru lipsa, angajatorul va evidentia absentele ca nemotivate, iar CIM se va suspenda incepand cu data prevazuta de regulile interne, respectiv 10 septembrie.
Daca regulamentul intern ar prevedea ca suspendarea intervine numai dupa 3 zile consecutive de absenta nemotivata, suspendarea ar interveni potrivit acelei reguli.
Prin urmare, nu numarul de absente prevazut generic de lege determina suspendarea, ci conditiile stabilite de angajator in documentele prevazute de art. 51 alin. (2) din Codul muncii.
In ce termen se transmite suspendarea in REGES Online?
Potrivit art. 5 alin. (1) lit. e) din HG nr. 295/2025, regula generala este ca datele privind suspendarea contractului individual de munca se transmit cel tarziu in ziua anterioara datei suspendarii.
Pentru absentele nemotivate exista insa o exceptie.
Datele privind suspendarea CIM pentru absente nemotivate se transmit in REGES Online in termen de 3 zile lucratoare de la data suspendarii.
Asadar, daca suspendarea pentru absente nemotivate incepe la data de 10 septembrie, transmiterea in REGES Online se realizeaza in termenul special de 3 zile lucratoare de la data suspendarii.
Este importanta diferenta dintre:
-
data de la care contractul este suspendat, stabilita potrivit situatiei concrete si regulilor aplicabile;
-
termenul de transmitere in REGES Online, care, pentru absentele nemotivate, este de 3 zile lucratoare de la data suspendarii.
Ce se intampla daca salariatul aduce ulterior un certificat medical?
Aici apare una dintre cele mai importante situatii practice.
Sa presupunem ca salariatul lipseste de la serviciu in perioada 10-15 septembrie.
La momentul respectiv nu prezinta niciun document justificativ, astfel incat absentele sunt considerate nemotivate si, potrivit regulilor aplicabile, CIM este suspendat pentru absente nemotivate.
Ulterior, salariatul prezinta un certificat medical care acopera perioada 10-15 septembrie.
In aceasta situatie, angajatorul trebuie sa tina cont de certificatul medical si sa corecteze evidenta perioadei respective, deoarece absentele care sunt justificate printr-un certificat medical valabil nu mai pot fi mentinute ca absente nemotivate.
Potrivit art. 36 alin. (2) din OUG nr. 158/2005, certificatul de concediu medical se prezinta platitorului cel mai tarziu pana la data de 5 a lunii urmatoare celei pentru care a fost acordat concediul medical.
Prin urmare, faptul ca salariatul nu prezinta certificatul medical in prima zi sau imediat dupa aparitia absentei nu inseamna ca acesta isi pierde dreptul de a prezenta ulterior certificatul in termenul legal.
Ce facem cu suspendarea deja operata pentru absente nemotivate?
Daca angajatorul a transmis deja in REGES Online suspendarea pentru absente nemotivate, iar ulterior salariatul prezinta un certificat medical care acopera aceeasi perioada, trebuie corectata situatia astfel incat registrul sa reflecte motivul real al suspendarii.
Nu este corect sa ramana in REGES Online, pentru aceeasi perioada, atat suspendarea pentru absente nemotivate, cat si suspendarea pentru concediu medical.
Prin urmare, in functie de situatia concreta, se va efectua corectia necesara pentru perioada inregistrata initial ca absenta nemotivata, iar ulterior se va inregistra suspendarea corespunzatoare concediului medical.
Exemplu
Salariatul lipseste in perioada 10-15 septembrie.
Initial:
10-15 septembrie - absente nemotivate
Ulterior, salariatul prezinta certificat medical:
10-15 septembrie - incapacitate temporara de munca
In acest caz, perioada 10-15 septembrie trebuie reflectata corespunzator ca perioada de concediu medical, nu ca perioada de absente nemotivate.
Daca certificatul medical acopera doar perioada 12-15 septembrie, situatia va fi diferita:
10-11 septembrie - absente nemotivate
12-15 septembrie - concediu medical
Prin urmare, nu trebuie tratata automat intreaga perioada ca fiind concediu medical, ci numai perioada acoperita de certificatul medical.
Cand se transmite suspendarea pentru concediul medical?
Si pentru concediul medical exista un termen special de transmitere in REGES Online.
Potrivit art. 5 alin. (1) lit. e) din HG nr. 295/2025, in cazul suspendarii in baza certificatelor medicale, transmiterea in Registru se face in termen de 3 zile lucratoare de la data inregistrarii la angajator a certificatului de concediu medical.
Prin urmare, trebuie facuta distinctia intre termenul in care salariatul trebuie sa prezinte certificatul medical si termenul in care angajatorul trebuie sa transmita suspendarea in REGES Online.
Salariatul: prezinta certificatul medical cel mai tarziu pana la data de 5 a lunii urmatoare celei pentru care a fost acordat concediul medical.
Angajatorul: transmite suspendarea in REGES Online in termen de 3 zile lucratoare de la data inregistrarii certificatului medical la angajator.
Cum ar trebui sa procedeze angajatorul, practic?
Pentru evitarea unor erori, recomandam urmatorul mod de lucru:
1. Se verifica absenta salariatului.
Daca salariatul nu se prezinta la serviciu si nu exista, la acel moment, un document justificativ, absenta poate fi evidentiata ca nemotivata, conform regulilor interne.
2. Se verifica regulamentul intern, CIM si CCM aplicabil.
Se stabileste daca sunt indeplinite conditiile pentru suspendarea CIM si de la ce data intervine aceasta.
3. Se opereaza suspendarea in REGES Online.
Pentru absentele nemotivate, transmiterea se face in termen de 3 zile lucratoare de la data suspendarii.
4. Daca salariatul prezinta ulterior certificat medical, acesta se verifica si se inregistreaza la angajator.
Trebuie verificat intervalul acoperit de certificatul medical.
5. Daca certificatul acopera o perioada deja inregistrata ca absenta nemotivata, se corecteaza evidenta.
Nu trebuie pastrata in REGES o suspendare pentru absente nemotivate pentru o perioada care este ulterior justificata prin concediu medical.
6. Se transmite suspendarea corespunzatoare concediului medical.
Termenul de transmitere este de 3 zile lucratoare de la data inregistrarii certificatului medical la angajator.
Concluzie
In cazul absentelor nemotivate, Codul muncii nu stabileste un numar universal de zile dupa care contractul individual de munca se suspenda.
Art. 51 alin. (2) stabileste ca suspendarea intervine in conditiile stabilite prin contractul colectiv de munca aplicabil, contractul individual de munca sau regulamentul intern.
Astfel, daca documentele aplicabile stabilesc conditiile in care absentele nemotivate determina suspendarea CIM, iar situatia concreta indeplineste acele conditii, suspendarea trebuie efectuata.
In REGES Online, pentru absentele nemotivate, suspendarea se transmite in termen de 3 zile lucratoare de la data suspendarii.
O situatie aparte apare atunci cand, dupa operarea suspendarii pentru absente nemotivate, salariatul prezinta un certificat medical care acopera aceeasi perioada. In acest caz, angajatorul trebuie sa corecteze evidenta, astfel incat perioada sa fie reflectata conform documentului medical, fara suprapunerea celor doua tipuri de suspendare.
De aceea, este foarte important ca pontajul, documentele din dosarul de personal si datele transmise in REGES Online sa fie corelate si sa reflecte aceeasi situatie reala.